Você deseja dar mais visibilidade para o seu trabalho e ganhar reconhecimento profissional? Fazer um evento corporativo pode ser uma ótima opção para tornar seu trabalho mais conhecido. Assim, você compartilha seu conhecimento, se posiciona no mercado e ainda atrai novos clientes de forma criativa.
Se você tem domínio sobre um determinado assunto na sua área de atuação, promover um evento no qual você divide suas experiências com outras pessoas pode contribuir para que você seja visto pelo mercado como uma referência no assunto! Essa também é ótima oportunidade para desenvolver mais o seu relacionamento com os clientes e parceiros, e até gerar uma renda extra :)
No primeiro momento, pode parecer difícil organizar uma produção assim, mas não se preocupe que vamos te ajudar. Confira nossas dicas para você organizar um evento que vai te ajudar a tornar seu trabalho mais conhecido:
Como escolher o formato do seu evento
Para organizar um evento que vai trazer mais visibilidade para o seu trabalho, você precisa ter estratégias de planejamento bem estabelecidas – e o primeiro passo é decidir qual será o seu formato.
Para isso, você precisa partir de dois pontos importantes: qual é o objetivo do evento e o quem é o público-alvo, ou seja, saber quem são e onde estão os potenciais participantes do seu evento. A partir dessas informações, você terá uma base para escolher qual o formato ideal para atingir o seu público. Isso também irá pautar outras etapas do seu planejamento, como a divulgação.
Responder algumas perguntas pode te ajudar nesse processo:
- Qual será o tema do evento?
- Qual assunto você pretende abordar?
- Quem são as pessoas que têm interesse neste assunto?
- Qual público você quer atingir (novos clientes ou clientes já existentes)?
O seu objetivo é dividir um pouco das suas experiências profissionais? Nesse caso, fazer uma palestra ou um encontro pode ser uma boa uma opção de formato de evento. Neles, você consegue expor as suas ideias sobre o assunto e ainda promover um debate entre os participantes, deixando o evento menos burocrático ou engessado.
Mas se você deseja fazer um evento com caráter mais educacional, organizar cursos ou workshops é uma excelente forma de transmitir um conteúdo relevante. Por exemplo, você pode organizar um workshop dividido em duas partes, com conceitos e práticas, em que você explica a teoria e, depois, propõe atividades para que os participantes possam colocar em prática o que aprenderam.
Existem muitos tipos de eventos corporativos que você pode organizar. O importante é você escolher um formato que considere o que melhor se adapta com a realidade do seu negócio e do seu público-alvo :)
#DicaSympla: Conheça quais são os formatos de eventos corporativos
Planejamento do evento: pense em todo os detalhes
Depois que você decidiu o formato do evento, chegou a hora definir outros aspectos do planejamento. Para um evento corporativo trazer resultados positivos, é fundamental que os participantes tenham boas experiências. Por isso, você deve pensar em cada detalhe na realização do evento.
Você vai precisar pensar em vários fatores, tais como data e local, duração do evento, programação, quantidade de participantes e infraestrutura. Nessas horas, preparar um checklist vai te ajudar a não esquecer de nada, e você ainda poderá acompanhar o que já está feito e o que ainda falta ser executado.
Lembre-se: tudo deve ser pensado de acordo com a proposta do seu evento.
Com tantos itens para planejar, é fundamental que você não se esqueça de incluir o orçamento do evento nesta lista. Afinal, é por meio dele que você saberá o que poderá incluir ou não durante o seu evento. Faça uma planilha financeira para controlar toda a movimentação de custos e do lucro. Com ela, você terá uma visão geral de qual é a sua verba e quais serão os gastos necessários.
Considere que precisará de verba para itens como:
- Aluguel de equipamentos como projetores, aparelhos de som e microfone;
- Materiais necessários para realização das atividades (se houver), como lápis, caneta, papel ou eletrônicos;
- Ações promocionais, como entrega de brindes;
- Encomendar comidas e bebidas para o coffee break.
Tenha em mente que um evento de grande porte está diretamente ligado a um investimento alto. Então, tente pensar em boas ideias que se encaixem no seu orçamento. Conseguir parcerias e patrocínios pode te ajudar a aumentar a sua verba, reduzir os custos e ainda trazer mais credibilidade para o seu evento.
#DicaSympla: Como e por que fazer o orçamento do seu evento
Atraia o público: faça a divulgação do evento
A divulgação é uma etapa muito importante do seu planejamento, afinal, é através dela que as pessoas ficarão sabendo sobre o seu evento. O material de comunicação deve ter as informações mais relevantes sobre seu curso ou workshop, como data, local, objetivo do evento, programação, preços e, é claro, informações sobre sua formação e trajetória profissional.
Para que o evento traga visibilidade para o seu trabalho, você precisa direcionar a sua divulgação para as pessoas certas. Por isso, como já explicamos, é essencial definir o público-alvo, para você saber com quem está falando. Se você for organizar um workshop de marketing digital, por exemplo, divulgue o evento para publicitários, jornalistas, estudantes e profissionais de outras áreas interessados em aprender sobre o assunto.
Distribua flyers e cartazes em locais estratégicos como faculdades, escolas, coworkings e outros espaços que seu público frequenta. As redes sociais também são ótimas ferramentas e fazem a diferença na hora de engajar o público:
- Faça posts compartilhando os materiais de divulgação do evento;
- Crie anúncios do evento para públicos segmentados;
- Realize sorteios e promoções para o público concorrer a ingressos (se for cobrado um valor pela inscrição);
- Crie uma página do evento no Facebook para divulgar as novidades da produção e interagir com o público do evento.
#DicaSympla: Como melhorar a experiência de divulgação do seu evento
Inscrições e controle de entrada dos participantes
Na hora de organizar um evento corporativo, também é preciso pensar em como será feita a inscrição dos participantes. Elas serão gratuitas ou será cobrado um valor? Onde as pessoas farão suas inscrições? Como será feito o controle de entrada dos participantes no dia do evento?
Disponibilizar as inscrições antecipadamente e online é uma maneira simples e rápida dos participantes se cadastraram para o evento. A venda online de ingressos oferece mais comodidade, ajuda na divulgação e ainda possibilita que você tenha um controle sobre a gestão e venda dos ingressos.
Em alguns eventos como conferências, seminários e congressos, pode ser necessário o credenciamento do público para entrega de crachás e brindes. Fazer o check-in online dos participantes pode trazer muitas vantagens nesse caso.
Para facilitar todo esse processo, crie uma página da sua produção em uma plataforma de gestão de eventos, como a Sympla. Você acompanha em tempo real as inscrições, e também pode utilizar a ferramenta para fazer o controle de entrada com mais praticidade e rapidez pelo próprio celular, sem gerar filas.
#DicaSympla: A melhor forma de controlar a entrada de participantes no meu evento
Envie certificados para os participantes
Se você está organizando cursos, simpósios, seminários, palestras ou workshops, é importante enviar, após o evento, um certificado de participação. Os certificados são documentos que comprovam a presença do participante em um evento corporativo e são a prova de que eles adquiriram conhecimento com profissionais naquele assunto.
Os certificados também trazem mais profissionalismo e credibilidade para o seu trabalho dentro da sua área de atuação. Ele mostra que você é um profissional capacitado para transmitir os seus conhecimentos e habilidades para outras pessoas.
Se você pretende realizar outros eventos corporativos, faça um balanço dos pontos positivos e negativos dessa primeira produção. Assim, você poderá ter uma ideia de como aperfeiçoar o seu próximo evento.
Esperamos que nossas dicas te ajudem a organizar um evento que torne o seu trabalho mais conhecido. Conte com a Sympla para continuar te ajudando :)