Produzir conferências e seminários exige bastante envolvimento do organizador à frente do projeto. Além de contatar os palestrantes, definir a programação, conseguir um bom local, divulgar o evento, ainda é essencial captar patrocínios para poder ter mais qualidade na produção Para que você tenha sucesso nessa importante etapa, separamos algumas importantes dicas para conseguir patrocínio para seminários. Confira:
Analise o mercado e possíveis patrocinadores
Ao elaborar esses dois tipos de eventos, precisamos saber em qual área ele está inserido. Seria algo voltado para turismo/hotelaria, medicina, cultura, comunicação, ou outra área? A partir desta informação você e sua equipe poderão listar empresas na área que podem ter relação com o seu evento ou que costumam patrociná-los. A empresa patrocinadora deve ter perfil semelhante ao evento e sua missão.
Lembre-se de que esse levantamento e contatos iniciais devem ser feitos com antecedência para que a empresa possa organizar-se financeiramente para poder realizar o investimento em seu evento. Planejar é o verbo do produtor.
Prepare uma apresentação completa para cada empresa
Todo investimento deve ser feito com cuidado, por isso a empresa que poderá patrocinar precisa ver um real valor e benefícios no projeto do organizador. Faça um briefing personalizado, mostrando que conhece a marca da empresa para qual pedirá a verba. Mostre um orçamento do evento, deixando claro os objetivos do mesmo, quais serão as áreas de produção e quanto custará cada uma.
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Nunca peça patrocínio sem saber exatamente o que quer! Seja claro, específico, demonstre com dados e números concretos. Não se esqueça de que essa é a sua chance! A apresentação serve para mostrar como sua conferência ou seminário trará vantagens a quem patrociná-lo.
Planeje retornos de investimento de patrocínio para seminários
Uma prática comum na hora de apresentar seu projeto, é deixar claro para o possível patrocinador as cotas de patrocínio estabelecidas e seus respectivos retornos ao investidor. Seja criativo! Você pode oferecer a inserção de logos nos materiais de divulgação, montagem de stands, coquetéis, convites, chamadas de áudio para rádios.
É importante também deixar a possibilidade de negociação aberta para outras sugestões. Dessa forma cada empresa pode escolher, de acordo com a sua disponibilidade financeira e planos de marketing e comunicação, qual a melhor forma de investir.
Procurar empresas para parcerias
Conferências e seminários sempre exigem coisas como os itens do coffee-break, aluguel de cadeiras, microfones, data show, caixas de som, além de transporte e estadia para palestrantes. Uma ótima ideia para conseguir estes itens é buscar parceiros para a viabilização de seus projetos.
Uma boa dica é ter um contrato de exclusividade junto a um mesmo espaço de convenções, por exemplo. Seus eventos acontecerão sempre lá caso seja oferecido um preço atraente e facilidades como estacionamento, cadeiras, mesas, serviços de limpeza e manutenção. Assim, ambos os lados saem ganhando com esta parceria.
Pense sempre em formas de arrumar parceiros para aumentar a qualidade de seus eventos e diminuir os custos, otimizando o tempo de trabalho. Assim, ao invés de partir do zero na organização de cada evento, já terá elementos de sua check-list encaminhados.
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Faça a prestação de contas
Mostrar ao seu patrocinador o resultado dos investimentos dele é fundamental para que se sinta atraído a participar novamente de seus projetos. Essa é a maneira dele mensurar o sucesso da empreitada. Então, seja transparente e mostre a ele onde seu dinheiro foi empregado e quais os retornos obtidos. É recomendável fazer o fechamento financeiro do evento a partir de um borderô.
O melhor é indicar o que foi prometido na hora da assinatura do contrato e comprovar a entrega, sem demora. Caso aconteça algum imprevisto, não esqueça de mantê-lo informado e a par da situação. Desculpe-se, caso seja necessário e agradeça sempre.
Captar patrocínios irá garantir qualidade ao seu evento. Se dedique em criar uma boa proposta, a apresentação e direcionar corretamente os investimentos recebidos. Dessa forma, além de deixar os patrocinadores satisfeitos você poderá estar firmando uma parceria constante e de muito sucesso!
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