Para organizar qualquer tipo de evento – seja ele corporativo, de entretenimento, esportivo ou outros – o produtor de eventos deve ter em mente o cuidado de diversos fatores, tais como o local, quantidade de participantes, equipamentos usados, infraestrutura e outros detalhes. É preciso acompanhar todas as atividades e, se elas estiverem centralizadas num único lugar, fica mais fácil verificar o que já está feito e o que ainda falta.
Um evento bem organizado trará resultados positivos a curto e longo prazo, mas para isso é importante ser cauteloso no planejamento e, principalmente, na execução e realização do evento.
Portanto, para a produção de eventos – independentemente do seu público-alvo – planejamento criterioso por parte do organizador é fundamental. Pensando nisso, resolvemos criar esse post para explicar os benefícios de preparar um checklist que vai ajudar você a não esquecer nada antes, durante ou depois do evento e facilitar bastante a organização do seu evento!
Checklist: a ferramenta básica do produtor de eventos
O checklist ajuda na organização de qualquer tipo de evento, seja de pequeno ou médio porte, principalmente no caso de seminários, conferências, festas, shows, corridas e outros tipos de evento. Ele é uma lista de verificação que abrange todos os itens necessários para a realização de um evento, desde a organização até a execução. Uma ferramenta como essa é de extrema importância para garantir que o projeto alcance seus objetivos!
Preparamos algumas orientações para que você crie seu checklist. Elabore uma planilha com os seguintes campos: nome do evento, data de realização, local, público estimado, divulgação, venda de ingressos, objetivos, atividades programadas e suas descrições. Na descrição, é importante ter o responsável pela atividade, fornecedor, contatos, situação (status), prazo para conclusão (deadline), pagamentos a serem feitos e observações.
Para simplificar o uso do checklist, detalhamos cada um dos itens apresentados a seguir:
Nome do Evento
Escolha um nome de simples compreensão e memorização, fácil entendimento pelo público desejado e também convidativo. Busque temas de interesse do mercado, novidades e diferenciais para seu evento.
O nome do evento é muito importante para atrair possíveis participantes, uma vez que é a primeira coisa a impactar o público.
Data de Realização
É importante definir a data com antecedência para que haja tempo hábil para o planejamento do evento, divulgação e venda de ingressos. Verifique a existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias próximos, para que os mesmos não interfiram na venda dos ingressos.
Local
Procure sempre um local de fácil acesso, que ofereça toda a estrutura necessária para seu evento – como quantidade suficiente de assentos, palco ou piso elevado, segurança contra incêndio, púlpito, suporte para bandeiras, iluminação, boa acústica. Observe detalhes como a conservação do ambiente, decoração e acessibilidade.
Público Estimado
Calcule o público estimado de acordo com a capacidade do local escolhido. Não disponibilize mais ingressos ou inscrições do que o número de assentos, isso pode causar problemas de superlotação e insatisfação do público presente. Mesmo em locais onde não há lugar marcado, a mobilidade dos presentes é muito importante!
Objetivos
Definir os objetivos do evento é essencial para planejá-lo com foco nos resultados. Pontue os objetivos e as métricas para saber, em números, o que foi alcançado. O objetivo é divulgação de algum trabalho? Conseguir parcerias? Treinar pessoas? Pense nisso para direcionar seus esforços para o que importa :)
Atividade e Descrição
Liste nesses campos todas as atividades relacionadas ao evento: contratação de serviços, pagamentos, ingressos, divulgação, licenças, alvarás, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito, por exemplo:
- Atividade: coffee break
- Descrição: definir cardápio, solicitar orçamentos (baixe aqui uma planilha para produzir o orçamento do seu evento).
Responsável
Coloque o nome do responsável pela atividade relacionada. Ele é importante para que nenhum item do checklist deixe de ser realizado.
Fornecedor
Você pode fazer cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados. Escolha com calma, mas lembre-se que alguns fornecedores pedem meses de antecedência para reserva de data.
Coloque neste campo o nome do fornecedor relacionado a atividade, nos casos onde esse item se aplica. Assim, fica mais fácil acompanhar o trabalho dos mesmos.
Contatos
Relacione o telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores do evento separados por atividade.
Prazo de Conclusão (deadline)
Defina um prazo de conclusão para cada atividade e acompanhe sempre essa informação, evitando, assim que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.
Situação (status)
Atualize este campo constantemente conforme as atividades sejam realizadas. Defina status para que seja fácil visualizar se os prazos estão sendo cumpridos ou se haverá atrasos. Você pode utilizar os seguintes: pendente, em andamento e concluído.
Lista de Pagamentos
Relacione aqui todos os serviços contratados, com as informações de valores e prazos para pagamento.
Observações
Utilize esse campo para qualquer informação adicional que deseje incluir no checklist :)
Pronto! Liste no campo de atividades tudo o que for relacionado ao evento e crie colunas de acordo com a sua necessidade. Planejamento, execução e avaliação. Assim, o seu checklist será uma ferramenta completa.
#DicaSympla: A gente criou um checklist para ajudá-lo a organizar o seu evento. Para fazer o download gratuito, clique aqui :)
É importante acompanhá-lo diariamente e compartilhar as informações com toda a equipe envolvida na organização. Com esse acompanhamento, é possível tomar medidas corretivas ao sinal de qualquer imprevisto e garantir que seu evento seja um sucesso.
Com as nossas dicas você já pode começar a organizar melhor seu evento. Depois nos conte os resultados!