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Prezar por uma boa experiência dos participantes é um fator chave para o sucesso de um evento. Um dos elementos fundamentais e que pode ser um grande diferencial é planejar um coffee break.
É provável que o seu foco do produtor de eventos esteja nas atrações, no planejamento e na venda de ingressos . Com isso, a tarefa de organizar um coffee break pode acabar ficando de lado e prejudicando a impressão final que seu evento irá causar nos participantes.
Mas, não se desespere! Separamos tudo que você precisa saber para organizar um coffee break prático e de sucesso para seu evento. :)
O que é um coffee break?
O coffee break funciona como um intervalo durante um evento, no qual os participantes param para se alimentar, recarregar as energias e trocar experiências.
Esse momento é mais comum em eventos corporativos, sendo indispensável em:
- cursos;
- palestras;
- seminários;
- workshops;
- congressos.
Quando é necessário fazer um coffee break?
De acordo com alguns pesquisadores, nosso cérebro é capaz de se concentrar por 90 minutos sem precisar de uma pausa. Depois disso, nossa atenção fica difusa e é cada vez mais difícil manter o foco em uma atividade.
Por isso, se o seu evento será de média ou longa duração, não deixe de separar um momento – ou até dois – na agenda do evento para o coffee break!
Inclusive, nesses casos, é provável que o coffee break já seja esperado pelos participantes como uma pequena pausa para “forrar o estômago”, trocar ideias com outras pessoas e recuperar o fôlego e o foco para a continuidade do evento.
Como organizar o coffee break
O primeiro passo para organizar o coffee break é saber quantas pessoas participarão do evento. É a partir desse número que todos os itens necessários para o coffee serão calculados, para que não sobre ou falte nenhum alimento ou utensílio.
Além disso, o número de participantes também irá definir o tamanho do espaço onde o coffee será realizado. Lembre-se de que o local deve permitir a presença e a circulação de todos eles, além de conter as mesas com os alimentos e bebidas!
Cálculo de quantidades
Agora que você já sabe quantas pessoas vão fazer parte do seu evento, é hora de calcular as quantidades dos comes e bebes, dos talheres e utensílios necessários para cada participante.
Aqui, a dica é fazer o cálculo pensando em uma margem de 10% a mais, para garantir que não falte nada durante o coffee e que todos os participantes saiam alimentados para dar prosseguimento ao evento:
- bebidas: 300 ml por pessoa;
- comida: cinco unidades de itens salgados e três de itens doces para cada participante;
- utensílios:, um copo, uma xícara, duas unidades de cada talher e três a quatro guardanapos para cada pessoa.
Lembre-se que esses valores são apenas uma referência: seu evento pode ter particularidades que podem aumentar ou diminuir a demanda de alimentos e bebidas por participante, ok? :)
Horários
O horário reservado para o coffee break também é super importante para manter a fluidez do evento. O ideal é encaixá-lo na metade da agenda: para um seminário das 13 às 18 horas, por exemplo, o coffee break pode acontecer às 15h30.
No caso de eventos de longa duração, que começam pela manhã e só terminam no final do dia, pode ser interessante oferecer dois coffee breaks, um para cada parte do dia.
Assim, pela manhã, os participantes acompanham a programação sem aquela sensação incômoda de “barriga vazia” e, de tarde, reforçam as energias até o final do evento.
#DicaSympla: Sabe aquele palestrante ou tema que é o carro-chefe do seu evento? Colocá-lo logo depois do coffee break pode ser uma ótima jogada.
Tempo de duração
Como o coffee break é apenas um intervalo, não é preciso reservar um tempo longo na agenda do evento para que ele aconteça. Lembre-se que o momento é apenas uma oportunidade para repor as energias, e quanto maior for a duração, maior será a quantidade de comida e bebida necessária!
Na maioria dos casos, uma pausa de 15 a 30 minutos para o coffee break já é suficiente. No entanto, para públicos grandes – eventos com mais de 100 pessoas, por exemplo – o coffee break deve durar um pouco mais para que todos possam conversar, se conhecer melhor e comer com tranquilidade.
Cardápio e opções
Aqui vai uma lista de comidas e bebidas interessantes para o produtor arrasar no coffee break de um evento:
- cafés;
- chás;
- sucos;
- água;
- pães;
- bolos;
- biscoitos;
- frutas;
- pão de queijo;
- empadinhas;
- mini croissant;
- mini sanduíche.
É importante lembrar que os alimentos devem sustentar, mas não podem ser pesados, para que os participantes não corram o risco de ficar com indigestão durante o resto do evento. Ou seja, nada de servir feijoada ou opções muito gordurosas!
Ainda, é interessante considerar no cardápio eventuais restrições alimentares, oferecendo opções vegetarianas, veganas ou sem glúten, por exemplo.
Pratos, copos, guardanapos, talheres e demais utensílios devem ficar em uma mesa separada da principal, para evitar aglomerações e facilitar o uso. Ah! E não se esqueça de disponibilizar açúcar, adoçante e gelo para as bebidas.
Escolhendo o fornecedor
Mais importante do que os quitutes servidos, é a qualidade dos alimentos e bebidas oferecidas. Por isso, o produtor deve ter muito cuidado na hora de escolher os fornecedores para o coffee.
Vale buscar indicações com outros realizadores de eventos e pesquisar a reputação dos buffets. Se o evento for acontecer em um espaço onde não sejam fornecidas cadeiras e mesas, um bom caminho é dar preferência para empresas que também disponibilizam esses itens junto aos alimentos.
Local ou espaço
O espaço onde o coffee break será oferecido deve ser ideal para que os participantes possam circular e se alimentar sem ficarem apertados nem se dispersarem para outros lugares. O local deve contar com uma mesa central para os alimentos e bebidas, e outra para os talheres e pratos.
Para eventos de grande porte, pode ser interessante dividir o coffee em mais de uma mesa, para garantir que todos consigam comer sem fazer filas ou impedir o acesso fácil à comida. Para manter a limpeza, é importante disponibilizar lixeiras no local e álcool em gel para que os participantes higienizem as mãos antes.
A principal vantagem do coffee break
Uma das grandes vantagens de organizar um coffee break no seu evento é a possibilidade única de networking que você irá proporcionar aos participantes.
É nesse momento que eles poderão se reunir para trocar ideias, conversar, se conhecer e, é claro, discutir sobre os melhores pontos do que está sendo apresentado no evento.
Para incentivar a troca de experiências no seu evento, aqui vão algumas dicas:
- evidencie que a intenção do coffee break é a interação entre os participantes;
- solicite aos palestrantes que participem do coffee break. Assim, os participantes podem tirar suas dúvidas e iniciar ciclos de conversa com pessoas que não conhecem;
- evite colocar cadeiras no local do coffee break. Isso força os participantes a ficarem de pé, quando o ideal é que circulem pelo espaço, estimulando a interação e a troca de experiências.
Agora que você já sabe todos os passos necessários para organizar um coffee break, que tal criar eventos como cursos e workshops, seminários e palestras ou até mesmo um evento corporativo? Com a Sympla, você coloca o seu evento no ar em minutos, e já pode começar a vender seus ingressos no site mais acessado do setor!