Organizar um evento é sempre um desafio, independentemente do tamanho da produção. Essa tarefa se torna ainda mais espinhosa quando as decisões são tomadas em cima da hora. O planejamento estratégico para eventos é, portanto, uma ferramenta primordial para quem deseja ter um controle completo da situação.
Neste post, a Sympla explica para você o que é esse planejamento, porque ele é fundamental na produção e quais etapas precisam ser documentadas no processo. Confira tudo sobre o assunto a seguir.
O que é o Planejamento estratégico para eventos
O planejamento estratégico é a primeira etapa de qualquer projeto. Esse documento é um compilado de todos os fatores e estratégias essenciais para que o produtor alcance seus objetivos. Ele permite um melhor controle das produções e ajuda a direcionar as etapas da produção do evento.
Entre os itens que compõem um planejamento estratégico de eventos devem constar informações de data, local, orçamento disponível, público-alvo, ações de divulgação, equipe envolvida, atrações, entre outros. O documento, portanto, reúne todas as informações importantes em um só lugar, trazendo uma visão completa e detalhada da produção.
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A importância do planejamento estratégico para eventos
Qualquer projeto fica muito mais simples quando é planejado de forma detalhada, antes de começar a ser implementado. No caso dos eventos, uma boa organização pode ajudar a visualizar erros e problemas, antes mesmo que eles sejam cometidos, encontrando soluções ágeis e eficazes.
O documento também permite que o organizador tenha total controle sobre todas as etapas da produção e consiga estruturar seu evento de acordo com suas demandas e necessidades específicas.
Etapas do planejamento
Depois de entender a importância do planejamento estratégico para eventos, é preciso compreender como desenvolvê-lo. Para isso, é válido destrinchar o documento em tópicos, abordando todos os fatores que envolvem a produção. A seguir, a Sympla listou algumas etapas que precisam compor esse planejamento.
Definindo métricas
Um dos elementos que deve constar no planejamento são as métricas a serem acompanhadas. Elas ajudam o produtor a justificar o investimento, atrair patrocinadores e a entender se os resultados alcançados foram condizentes com as metas estipuladas.
Algumas das principais métricas que podem ser acompanhadas são:
- Taxa de conversão;
- ROI (Retorno de Investimento);
- Vendas geradas no evento;
- Custo por aquisição;
- Engajamento;
- Parcerias alcançadas;
- Participantes novos versus recorrentes.
Conhecendo seu público-alvo
Outro ponto que deve constar no planejamento estratégico é o público que o evento deseja alcançar. Nem toda produção agrada a todos os perfis de pessoas, por isso, descobrir o seu público-alvo é uma forma de segmentar melhor as divulgações e ações de marketing.
O público-alvo é o grupo de pessoas que podem ter interesse no evento. Essas pessoas costumam ter semelhanças entre si e compartilham dos mesmo interesses.
Dessa forma, encontrar esses pontos em comum pode ajudar o produtor a criar um persona, ou seja, uma representação do público com gênero, idade, localização e hobbies definidos.
Investindo na divulgação
A divulgação do evento também deve fazer parte do planejamento estratégico. Para isso, é válido criar um plano de comunicação, incluindo os investimentos necessários nesta etapa e os canais que serão utilizados.
Uma dica é criar uma planilha com duas informações básicas: quais as melhores mídias para divulgar o evento e quanto tempo a divulgação deve durar em cada uma delas. Entre as mídias, o produtor pode utilizar, por exemplo, redes sociais, e-mails marketing, postagens em sites ou blogs, anúncios pagos, parceiros, entre outros.
Fazendo a gestão financeira
A gestão financeira é o conjunto de processos e ações de controle de gastos que garantem a saúde financeira do projeto. Essa organização também faz parte do planejamento estratégico e deve ser feita antes de iniciar a produção.
Ao planejar o local, o tamanho do evento, as atrações e outros detalhes, o produtor já consegue ter uma previsão de gastos e, a partir disso, pode pensar em alternativas dentro do orçamento estipulado.
Não ter uma boa gestão financeira pode trazer problemas para as contas do evento, por isso, é essencial que o organizador crie planilhas para documentar toda a movimentação de capital, evitando gastos acima do orçamento.
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Logística da produção
Por fim, o planejamento estratégico deve detalhar toda a logística do evento para garantir o controle dos processos e prever emergências.
Nessa etapa, devem constar informações como:
- Datas, horários e local do evento;
- Estimativa da quantidade de participantes;
- Fornecedores;
- Alimentação para participantes e equipe;
- Planejamento de entregas de equipamentos, alimentos e bebidas;
- Montagem e desmontagem do evento;
- Tecnologias necessárias;
- Serviços e equipe de apoio, como ambulâncias, vigilância, staff, etc.
- Licenças e alvarás;
- Entre outros.
Concluindo, a organização de um evento envolve inúmeras tarefas e processos que precisam ser muito bem estruturados. Por isso, é importante que o produtor desenvolva um planejamento estratégico antes de colocar a mão na massa. Esse documento vai ajudá-lo a prever problemas e definir orçamentos, além de direcionar a tomada de decisões para que ela seja muito mais assertiva.
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