O sucesso de um evento está intimamente ligado à qualidade das equipes envolvidas em sua organização. Sabendo disso, contratar fornecedores e delegar tarefas pode significar um verdadeiro desafio para a comissão organizadora de um congresso.
A boa notícia é que acertar nas contratações de fornecedores é mais simples do que parece e não depende exclusivamente de grandes orçamentos. Separamos algumas dicas que vão lhe direcionar nesta etapa e contribuir com o sucesso do seu congresso.
O número de fornecedores de um congresso pode dar inveja à soma de profissionais envolvidos em um show internacional. Mas, por outro lado, também pode ser enxuto e extremamente eficiente. Tudo vai depender do porte, do cronograma e da finalidade do evento.
Congressos, durante os dias que durarem, podem conter diferentes formatos de apresentação e exposição do conteúdo. Pensando em cada um deles a comissão deverá pensar com cuidado nos fornecedores.
Faça um esquema das necessidades do evento
Serão ministrados cursos ou workshops? Então é necessário contratar projetores. Virão palestrantes de renome? Serão disponibilizados carros e motoristas a eles? Haverá expositores? Neste caso é necessário montar estrutura própria para esta finalidade. Por isso, a união das diversas comissões do congresso é importante para que as necessidades sejam estabelecidas. Foque no objetivo do congresso e elenque em um check-list básico todos os serviços que deverão ser contratados:
1. Material gráfico
Panfletos para divulgação, o cronograma para os participantes, mapas dos espaços onde acontecerão as sessões, cursos e exposições, bem como os cartazes a serem afixados no local do evento para orientar os participantes são alguns dos materiais que constam nessa lista. Evite fazer estes itens com sua equipe, pois isso demonstra descuido e falta de profissionalismo.
Lembre-se sempre que cada peça deve casar com a identidade do evento. Portanto, se sua ideia é um congresso de alto padrão, faça tudo nessa linha. Cada detalhe deve ficar na lembrança do público de forma positiva. Nesse contexto, procurar uma gráfica de qualidade, que forneça materiais planejados e de qualidade é essencial.
2. Áudio e vídeo
Projetores, data show, equipamento de som com caixas potentes, microfones e aparelhagem são fundamentais para que palestrantes, expositores e demais envolvidos passem sua mensagem com clareza. Porém, eles envolvem muitos detalhes em sua execução como controle da altura e ruídos, bem como a distribuição do som e instalação dos equipamentos. Assim, busque um fornecedor que mande um técnico junto, além de materiais extras em caso de falha.
3. Coffee-break
Alimentos frescos, saborosos, diversificados para diferentes paladares e em quantidades suficientes precisam constar em um coffee-break. Nesse sentido, busque fornecedores já especializados em buffets para servir uma quantidade maior e que façam um cálculo correto para o número de participantes.
4. Crachás
Aqui valem as regras para o material gráfico: você pode fazer a mão, mas isso não demonstra profissionalismo. Portanto, feche com uma gráfica o layout dos crachás de forma a combinar com a identidade visual desenvolvida para o evento.
5. Decoração
Propor uma decoração sem ajuda profissional é um risco já que você pode estar incluindo seu gosto pessoal e não a identidade do evento no espaço. Assim, contrate alguém experiente na área e lembre-se que talvez isso demande ir atrás de fornecedores diferentes para encontrar os itens decorativos. Talvez você precise de arranjos, plantas, cortinas, toalhas de mesas, tapetes e outros materiais. Além de encontrar um bom fornecedor para isso, combine previamente sobre de quem será a responsabilidade de limpar tais itens após o congresso.
6. Brindes
Brindes podem ser dos mais variados tipos: vir dos fornecedores representando a marca dos mesmos, em forma de coisas úteis como blocos, canetas, chaveiros, doces e outros. Assim, defina claramente o tipo de brinde para encontrar o melhor fornecedor.
7. Recepção dos palestrantes (hotéis e transporte)
Em Congressos, como muitos palestrantes contratados são de outras cidades ou países, há de se providenciar a hospedagem e as passagens aéreas (ou de ônibus se for o caso). Providencie tudo com antecedência para conseguir melhores preços e não ser surpreendido pela falta de horário hábil para o palestrante chegar ao evento. No caso dos hotéis, dê preferência para aqueles que se localizam próximo ao local do evento.
Trabalhe com antecedência
Quem chega antes sempre consegue os melhores lugares e a melhor comida, não é mesmo? E quem organiza um evento com antecedência também consegue contratar os melhores fornecedores disponíveis para a data desejada.
Definir um local é uma das primeiras coisas a serem feitas e é muito importante que o cronograma, as sessões, a programação do congresso e os materiais utilizados estejam resolvidos, para locar um ambiente de estrutura e tamanho adequados.
Além disso, informe-se sobre os documentos necessários para a realização e verifique com os palestrantes desejados se não há incompatibilidade entre suas datas disponíveis. Deixar pontos importantes como esses para a última hora é garantia de problemas desnecessários.
Pesquisa e networking são fundamentais
Após identificar as necessidades do congresso, pesquise profissionais de cada área e investigue os trabalhos que realizaram anteriormente. Não feche com o fornecedor mais atraente ou famoso sem pesquisar. Por outro lado, focar somente no menor preço também pode comprometer toda a estrutura.
A comissão organizadora deve usar o network a favor e contactar alguém que já tenha trabalhado com determinado fornecedor. Depoimentos, elogios e reclamações são bons balizadores, mas tenha em mente que o que pode ter sido bom para um, pode não ser o melhor para o seu congresso em questão. Por isso, estabeleça critérios como pontualidade, qualidade, eficiência e criatividade, por exemplo.
Conheça o serviço fornecido
Conhecendo a fama do fornecedor, você já conseguirá uma menor margem de erro na contratação. Porém, se puder, faça um “test-drive” do serviço contratado. Peça amostras de materiais gráficos e brindes personalizados para verificar a qualidade e resistência, solicite uma degustação dos alimentos servidos em buffet ou coffee-break, peça para lhe enviarem portfólios, enfim, quando possível, conheça também a empresa e as instalações do fornecedor. Além disso, lembre-se de eventos anteriores e das boas experiências que você já teve. Essas dicas lhe ajudarão, principalmente, em caso de empates entre profissionais.
Essas dicas são válidas para congressos de qualquer porte e orçamento. Lembre-se que o importante em uma organização é o planejamento, pesquisa e sua exigência e verificação!
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