Workshops e cursos são formas de um ou mais especialistas passarem seus conhecimentos para outras pessoas. Se você está no comando da produção desse tipo de evento, é hora de se inteirar dos acontecimentos para planejar e coordenar algo que atenda às expectativas.
Organizar um curso ou workshop tem suas peculiaridades, afinal, trata-se de eventos com objetivos educacionais. Você deverá receber quem irá ministrar aulas e palestras, conseguir materiais e um local para o evento, além de organizar as atividades. Para te ajudar, separamos algumas dicas que irão orientá-lo para organizar workshops e cursos de sucesso. Confira!
Divulgar e informar
A divulgação é fundamental para se alcançar o número esperado de participantes. Flyers, cartazes em locais estratégicos (faculdades, escolas, espaços que seu público frequenta), banners na internet, criação do evento em redes sociais são ótimas ferramentas e fazem a diferença para se atingir mais pessoas. Porém, não deixe de segmentar seu público e observar bem quem estará no evento. Lembre-se de que cursos e workshops são estratégias educacionais e têm temas bem específicos. Se vão ser ministradas aulas sobre design de interiores, por exemplo, divulgue o evento para arquitetos, decoradores, designers, estudantes e quem mais possa se interessar.
Informe detalhadamente os objetivos, preços, formação dos palestrantes e área de atuação dos mesmos, assim como as oportunidades que quem participar terá. Promova parcerias e busque patrocínios com empresas e canais relacionados à temática do evento, que possam divulgar ainda mais o curso ou workshop.
Checar previamente todo material que será usado
Antes de mais nada, o material a ser utilizado é fundamental para garantir o trabalho dos palestrantes, professores, educadores ou quem estiver compartilhando o conteúdo no workshop ou curso. Verifique o material a ser fornecido para os participantes, o funcionamento de notebooks, projetores, telas, microfones, caixas de som, iluminação, o ar-condicionado e demais itens importantes. Mas saiba que você não está livre de imprevistos com o equipamento! Justamente por isso é muito importante escolher um local com boa iluminação natural, ventilado e com boa acústica.
No planejamento da sua produção, verifique com o contratante tudo o que ele irá precisar e não tenha medo de sugerir mais itens para melhorar a qualidade do evento. Procure os fornecedores com certa antecedência, o que também vale para a produção do material para os participantes. Esteja ciente do conteúdo do curso ou workshop para sugerir a montagem de um cronograma e apresentação dos resumos do que será exposto. É interessante também fornecer blocos de anotação, canetas e pastas, pois além de serem úteis podem conter o logo do patrocinador.
#DicaSympla: veja dicas para encontrar os melhores fornecedores para seu evento em nosso artigo :)
Check-in na entrada
Neste tipo de evento, o check-in é indispensável para conferir quem chegou, entregar o material e o crachá do participante, bem como contabilizar o número de pessoas que faltaram.
#DicaSympla: crie a página do curso ou workshop em uma plataforma para gestão de eventos. Além de garantir uma personalização do que será produzido, fica fácil para o público se informar, fazer a inscrição e pagá-la (se for o caso). Esse processo possibilita que você faça o check-in de entrada no local do evento.
Fazer um coffee-break
Oferecer um coffe-break para os participantes é uma ótima forma de promover a interação entre os envolvidos, já que incentiva a troca de ideias, conhecimentos adquiridos e contatos.
De acordo com o número de confirmados, calcule a quantidade de comes e bebes e pesquise por fornecedores. Lembre-se de adequar o menu ao tipo de evento. Se a produção for para um curso sobre boa alimentação, por exemplo, dê destaque aos alimentos naturais.
Workshops e cursos, além de precisarem contar com estrutura que favoreça o seu desenvolvimento, devem ser bem organizados para oferecer conforto ao público. Siga esse guia e garanta eventos nota dez para todos os envolvidos!
Enviar os certificados
Hoje em dia, ainda é muito comum a formatação de certificados impressos e entregues aos participantes de cursos e workshops. Com o avanço da tecnologia hoje já é possível enviar certificados personalizados por email com grande agilidade e sem dores de cabeça ou custos.
#DicaSympla: você produz cursos ou workshops e tem interesse em aumentar suas vendas, revolucionar a gestão do seu evento e fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil? Então conheça as soluções que a Sympla oferece para cursos e workshops!