Como organizar um congresso

A maior parte dos congressos segue um formato onde o objetivo principal é discutir ou apresentar determinado assunto, chegando a algumas conclusões sobre ele e apresentando novidades ou tendências do mercado sobre o mesmo. Eles podem durar mais de um dia, em um proposta de promover um período de disseminação de conhecimento, com divisões de painéis de diferentes formatos, como cursos & workshops, palestras, mesas-redondas, seminários, etc.

Neste post, daremos as principais dicas sobre como organizar um congresso de sucesso!

1. Planejamento

O planejamento é o primeiro passo para fazer um ótimo congresso corporativo. Podemos dizer que o segredo para que ele seja bem-feito é focar em quatro pontos principais:

• Tenha a melhor comissão organizadora

Um grande congresso não é feito somente pelo produtor. Para elaborar um evento completo, bem direcionado e atrativo, é preciso contar com uma comissão organizadora experiente e qualificada! Dependendo do campo de estudo que o congresso abordará, é interessante ter profissionais da área nesse time, acadêmicos ou não, a fim de expor os interesses do público, a infraestrutura necessária e as preferências da classe profissional que participará.

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A comissão deve estar intimamente ligada com a produção geral do congresso: cabe a ela definir data, programação, palestrantes, bem como sua hospedagem e alimentação, formas de avaliação, a divulgação, definir convidados de honra, os coordenadores das sessões, fazer a ata final e tudo o que envolver a apresentação do conteúdo do evento.

Ainda é essencial ter foco nas demais comissões, como a de comunicação, a financeira, a científica, com a função de validar os trabalhos e temas levantados no congresso, dentre outras. Tenha a melhor equipe e garanta o melhor evento!

• Elabore um briefing matador

O briefing é um conjunto de informações que vai ajudar os envolvidos no projeto a compreendê-lo, seja a equipe ou até os patrocinadores e fornecedores. Para muitos profissionais, o briefing é a base do processo de planejamento. O modelo é adaptável às suas necessidades e interesses, porém todo briefing deve conter as definições do que é o projeto (ou escopo), o histórico do cliente, os objetivos do evento, o público-alvo e características. Cada detalhe deve ser planejado com base nas características do público-alvo, para que o evento o agrade quando for divulgado.

O que muitos produtores qualificados deixam de fazer são planilhas profissionais para controle de cada ação. A partir do conceito definido no briefing, é necessário pensar em todas as ações a serem tomadas para execução do congresso e, para isso, deve ser produzida uma planilha de planejamento estratégico para ter em mente cada passo a ser tomado, da pré-produção ao pós-evento. Faça o orçamento, os check-lists e delimite o cronograma com a organização das sessões!

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• Busque por patrocinadores

Será função da comissão organizadora buscar patrocínios para o evento. Um congresso demanda muito planejamento e uma verba considerável para colocar em prática todas as ações. Faca um orçamento detalhado e mostre aos possíveis patrocinadores, junto de um relatório completo sobre o que pretende sobre o evento e o que de bom pode agregar a quem patrocina. Se quiser, a comissão pode entregar o próprio briefing como material para eles analisarem.

Certifique-se de buscar patrocínio em empresas que tenham a ver com o seu evento e que se identifiquem com o público e com os objetivos definidos. A parceria, neste caso, com certeza será satisfatória e trará muitos frutos!

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• Contrate os melhores serviços

Com todo planejamento encaminhado, é essencial buscar os melhores serviços! Não adianta a comissão organizadora ser fera na arte de pensar em todos os detalhes e contratar fornecedores ruins. É importante pensar em cada um deles: gráfica, crachás, equipamentos eletrônicos, buffet, cerimonial, decoração e, claro, os palestrantes – que devem ser os melhores na área!

Cada um destes serviços deve ser exemplar. Faça o orçamento necessário, mas não pense que o mais barato deverá ser sempre o escolhido. Definidos os fornecedores, monte um check-list com todos eles e seus respectivos responsáveis e contatos. É sempre bom mantê-lo atualizado para que, em caso de imprevistos, os contatos estarem à mão.

Outro aspecto importante é não se perder em detalhes. Às vezes o custo mais caro de impressão de material pode ser compensado no aluguel das cadeiras. Portanto, ao invés de se desesperar, observe todo o planejamento para encontrar uma solução.

2. Divulgação

Com tudo estipulado em um planejamento claro e completo, é hora de divulgar seu congresso corporativo. Para isso, atente-se a alguns fatores:

• Busque pelo público correto

Congressos, salvo raras exceções, não dependem de uma propaganda em massa ou campanhas de saturação. Pelo contrário: a divulgação é focada em quem se interessa pelo universo abordado. São profissionais que buscam reciclagem e uma oportunidade de aumentar sua rede de contatos, por exemplo. Portanto, a comissão organizadora deverá conversar com especialistas na área de divulgação e buscar parceiros para formatar uma estratégia eficaz e utilizar as melhores mídias para atingir aquele público, sem desperdício de tempo ou recursos.

Se o congresso for privado, o ideal é divulgar dentro das empresas através de materiais gráficos e por e-mail, a partir do mailing de funcionários. Se o evento for aberto ao público externo da empresa, é importante também marcar presença online, principalmente nas redes sociais – com foco nos locais corretos para atingir o público desejado. No caso dos congressos que são voltados para um público mais velho, seleto e profissional, a divulgação nos grupos do LinkedIn é uma excelente opção a ser explorada.

#DicaSympla: Tanto para eventos privados quanto públicos, pagos ou gratuitos, uma ótima ideia é utilizar uma plataforma online para eventos, como a Sympla, e disponibilizar as inscrições online. Através desse recurso, a comissão delimita o número de inscrições e acompanha quantos são os confirmados em tempo real. Além desse gerenciamento, é possível fazer o controle de entrada das pessoas de maneira automatizada.

• Divulgar é informar

A divulgação no caso de congressos precisa contar com informações completas. Coloque a programação de todas as apresentações de cada um dos dias, quais serão os palestrantes e horários. Não deixe as pessoas ficarem com dúvidas a respeito do evento!

• Chame a imprensa

Chame a imprensa para o congresso – ter repercussão midiática garante visibilidade e credibilidade ao mesmo. Mesmo se ele for um congresso corporativo privado, a imprensa pode comparecer para ajudar na divulgação da marca e garantir repercussão para a ação promovida pela empresa.

• Analise o retorno gerado

Aqui está a importância de se fazer uma divulgação eficiente e disponibilizar as inscrições antecipadas online. É essencial garantir que os canais que estão sendo utilizados para divulgação estão chegando às pessoas certas e convertendo em inscrições no evento. Os congressos de alto padrão precisam ter este tipo de controle e por isso utilizam destas ferramentas, que geram métricas eficientes na hora de bolar estratégias de ação a tempo.

3. Execução

Você e sua equipe já planejaram todo o evento nos mínimos detalhes. Execute bem no dia e terá um evento sensacional! Veja a seguir:

• Organização do espaço

O espaço do evento deve estar de acordo com todo o trabalho que a equipe teve na produção. A decoração deve ser pensada de acordo com identidade visual criada, assim como as placas de identificação – que devem estar bem localizadas. O espaço para o coffee-break também merece destaque! Se o fornecedor do buffet for sensacional, nada como uma mesa bem posta para dar o toque final :)

• Recepção dos participantes

Em um evento de alto padrão, o cuidado com os participantes começa logo no início. A recepção deve ser a mais efetiva possível, sem tumulto e demora. Para os organizadores que utilizam uma plataforma de inscrição online, é possível fazer o check-in de entrada dos participantes de maneira automatizada, rápida e mais eficiente com a  entrega dos crachás.

• Controle das sessões

Durante o evento, a comissão organizadora deverá se certificar de que as sessões estão acontecendo como planejado. Deve estar atenta se os palestrantes estão chegando e se as apresentações estão sendo satisfatórias. Um representante da comissão deverá estar presente em cada sessão anotando o que for decidido em cada uma, para que no encerramento do evento consigam redigir a ata final.

O organizador de um congresso não precisa fazer tudo na produção, e nem no dia do evento! Ele precisa delegar, fornecer as informações necessárias e acompanhar tudo de perto.

4. Finalização

Em congressos corporativos, no último dia é feita a plenária final, momento em que os congressistas se reúnem para discutir o que ficou definido nas sessões e chegarem a uma conclusão sobre o assunto tema de todo o evento. Neste momento, cabe ao presidente do congresso mediar as ações e estar atento a todos os procedimentos do protocolo.

Com todos estes detalhes, o seu evento não será apenas um congresso bem sucedido, ele será de alto padrão, poderá ser reconhecido e virar referência!