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A organização é fundamental na vida de toda pessoa que produz eventos. Afinal, cada detalhe é crucial para o sucesso da produção, e deve ser cuidadosamente pensado para que o evento ocorra da melhor maneira possível. No entanto, pode ser difícil se organizar para lembrar de todos os itens fundamentais desde o planejamento até o pós-evento, não é mesmo? E é por isso que os modelos de planilhas são ferramentas tão valiosas na rotina dos organizadores!
Foi pensando nisso que a Sympla listou quais são as planilhas para produção de eventos mais úteis para quem está pensando em criar um evento! Que tal aprender sobre novas maneiras de se organizar com a plataforma de eventos líder no país? Neste artigo, também será possível baixar um kit com 5 planilhas prontas grátis para otimizar a produção de eventos de maneira prática e eficiente. O objetivo? Que tudo saia como o planejado no grande dia! Vem ver o que cada planilha oferece:
1. [Planilha de Planejamento de Marketing] Faça uma divulgação eficaz do evento
De nada adianta criar um evento incrível, se o seu público não ficar sabendo que ele vai acontecer, né? Por isso, é fundamental criar uma estratégia de Marketing eficaz, que identifique seu público-alvo, pontos fortes e áreas de oportunidade da produção. Também é importante que esse material te auxilie na rotina das ações de marketing, com espaços dedicados para:
- construção de um calendário de posts;
- definição de estratégia por canal (Instagram, imprensa, email marketing etc.);
- análise de concorrência;
- orçamento de marketing;
- além de materiais educativos sobre marketing para eventos.
Com tudo isso, será possível construir um planejamento de Marketing de ponta a ponta, da estratégia e definição do conceito criativo à elaboração do cronograma de divulgações.
2. [Planilha de Orçamento] Planeje os gastos detalhadamente
Com uma boa planilha de orçamento para eventos, fica mais fácil garantir que seu evento alcance seus objetivos no orçamento previsto. É neste material que você irá incluir e registrar todos os gastos planejados inicialmente para o seu evento. Depois, é possível adicionar as despesas que você teve na prática – tudo organizado por categoria. Ao fim do processo, você pode comparar os custos planejados com o que gastou na prática, um aprendizado valioso para a próxima edição.
3. [Planilha de Tarefas] Faça checklists de tudo que precisa ser feito
Por meio de uma checklist, ou lista de verificação, nenhum detalhe importante será esquecido. Por isso, é altamente recomendável que você tenha todas as tarefas discriminadas e liste todos os itens necessários para a realização da sua produção, no pré-evento, dia do evento e pós-evento.
4. [Cronograma do Dia do Evento] Organize cada etapa do grande dia!
Embora todo o processo de organização de um evento seja igualmente relevante para o sucesso da produção, é no dia do evento que a mágica acontece. Afinal, você terá menos tempo para contornar imprevistos, não é mesmo?
Portanto, é fundamental se organizar em torno de um Cronograma do Dia do Evento, uma planilha que permite o registro de tarefas com o horário, pessoa responsável pela atividade e status. Assim, você cria o hábito de pensar na sequência de tarefas necessárias e acompanha seu progresso ao longo do dia. Melhor ainda se o material contar com conteúdos em texto e vídeo para te ajudar no processo, né?
5. [Planner Financeiro] Utilize um borderô para a análise financeira do evento
O borderô é o documento utilizado para acompanhar todas as movimentações financeiras de um evento. Trata-se de uma ferramenta importante para que você, organizador, registre e verifique cada despesa, evitando desperdícios e investindo de forma mais estratégica. Na hora de reunir as informações para fazer o seu planejamento financeiro, um caminho é começar por um modelo ou planilha gratuita. Que tal conferir o Borderô financeiro para produção de eventos da Sympla?
Com materiais como esses, a gestão do evento fica mais simples. Por isso, você não precisa escolher só um deles para começar a trabalhar. A Sympla também disponibilizou um kit completo para quem deseja produzir eventos, seja ele qual for — esportivo, gastronômico, workshops, festas, shows e por aí vai. Baixe o pacote e publique seu evento!