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A organização de um evento de sucesso inclui inúmeras etapas, desde o planejamento, divulgação, vendas e execução, até a análise de resultados e indicadores.

Todas essas fases são decisivas para que a produção saia do papel, além de englobarem diversas tarefas que demandam muita atenção e cuidado. 

Se você, como produtor de eventos, já se perguntou como organizar um evento de sucesso, este post vai servir para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto.

A seguir, você confere um passo-a-passo completo elaborado pela Sympla para antecipar problemas e garantir o sucesso da sua próxima produção. 

Por que fazer um evento?

O mercado de eventos no Brasil é um setor estratégico, que cresce constantemente e abrange uma enorme gama de possibilidades. Dados do IBGE apontam que o segmento movimentou R$ 68 bilhões entre janeiro e junho de 2025. Sendo esse o maior valor da série histórica, iniciada em janeiro de 2019. 

Além de uma grande oportunidade de lucro, os eventos podem ser utilizados como estratégia em outros negócios. Por exemplo, para dar mais visibilidade a uma marca, lançar produtos, comunicar inaugurações, estreitar relações com colaboradores, clientes e fornecedores e muito mais. 

A organização de eventos é uma área bastante vantajosa e que oferece inúmeras possibilidades para os produtores. 

Quais são os principais tipos de evento?

Entre os principais tipos de eventos que podem ser explorados por produtores de eventos estão:

 

 
 
 
 
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Passo a passo de como organizar um evento de sucesso

Seja qual for o objetivo e o tipo do evento que você vai produzir, ele deve ser cuidadosamente planejado. Como premissa, ele deve garantir ao seu público uma experiência única. 

A seguir preparamos um passo a passo completo para você criar um evento de sucesso.

1. Comece pela estratégia para eventos

O planejamento estratégico é essencial para organizar um evento, seja qual for o porte. É nessa fase que o produtor deve responder perguntas específicas como: 

  • Qual o objetivo do evento? 
  • Quem serão os participantes? O que eles buscam?
  • Como o evento vai atender a essa demanda? 
  • Qual será a minha proposta de valor única?
  • Qual a receita esperada? 

Ter clareza sobre isso vai ajudar você a identificar os objetivos da estratégia, o público-alvo e o que ele valoriza. Assim, você poderá definir elementos importantes que vão fazer com que sua produção se destaque da concorrência.

#DicaSympla: Branding para eventos: estratégias para criar uma marca forte

Além de planejar objetivos, metas e público-alvo, o planejamento também deve abranger sua marca, o tema e o nome da produção. 

Essa pode até parecer uma tarefa fácil dentre tantas outras envolvidas na organização de eventos, mas ela exige criatividade e uma identidade forte. Antes de oficializar o nome, lembre-se de realizar uma análise de concorrência, para entender se ele já não está sendo utilizado.

Para te ajudar a planejar um evento, preparamos um kit de materiais gratuitos com planilhas, guias e e-books.

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2. Pense no seu orçamento para eventos

A gestão financeira é outro aspecto importante da organização de eventos. É preciso pensar no orçamento projetando os custos necessários.

Por exemplo, o custo do espaço desejado, equipe, gastos de divulgação, serviço de buffet, equipamentos de áudio e vídeo, contratação de artistas e atrações, entre outros. 

Mas atenção! Tenha em mente que um evento de grande porte precisa de um investimento compatível. Assim, se a verba destinada for uma quantia pequena, procure enxugar gastos e definir os fornecedores o quanto antes. Isso vai garantir preços menores e prazos maiores para pagamentos.

3. Defina local e data para o seu evento

Com base no planejamento e no orçamento disponível, é hora de reservar o local e a data do seu evento. Para isso, leve em conta o público esperado, sazonalidades, fornecedores e calendário de feriados.

Em relação a escolha do local, é preciso levar em conta a quantidade de convidados e o tipo de público. O ideal é optar por casas e espaços para eventos que tenham uma estrutura adequada, estacionamentos e que fiquem em locais de fácil acesso, tanto para quem vai de carro, quanto para os usuários de transportes públicos. 

Já na hora de escolher a data, atente-se a alguns pontos como:

  • Período do mês: considere o período do mês em que as pessoas costumam receber seus salários. Geralmente, nesse período as pessoas ficam mais propensas a gastar dinheiro. Dessa forma, aproveite para marcar eventos na primeira quinzena; 
  • Dia da semana: é preciso pensar também no dia da semana. Dificilmente será possível reunir um número considerável de pessoas para um show durante a semana, por exemplo, já que a maioria acorda cedo para trabalhar. Dependendo do nicho, você pode até pensar em uma data durante a semana e de dia, como em eventos corporativos; 
  • Feriados: essas datas também precisam ser consideradas na hora de decidir o grande dia. Existem situações em que um evento pode ficar vazio nas vésperas de um feriado. Por outro lado, cidades turísticas podem atrair muitos visitantes; 
  • Datas sazonais: se o evento gira em torno de comemorar algo específico, como o Dia dos Namorados, você pode usar e abusar da data de maneira estratégica para divulgação. Para isso, basta ficar de olho em datas comemorativas que darão visibilidade para a produção; 
  • Concorrência: se o nicho tem uma concorrência de peso, é importante entender se vale a pena realizar o evento no mesmo dia ou semana. Quando o seu evento não acontece no mesmo período de um show com artistas famosos, por exemplo, ele tem muito mais chances de dar certo. 

#DicaSympla: Espaços para eventos corporativos em São Paulo: conheça 11 opções 

4. Selecione a equipe ou staff para eventos

É importante ter o suporte de uma equipe de trabalho, com profissionais de nível técnico, de apoio e operadores. Mas tudo depende do porte do evento e do tamanho da sua empresa. Vamos conhecer os diferentes níveis?

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  • Nível Técnico: técnicos de marketing e propaganda, som, vídeo, iluminação e outros profissionais que são necessários para pensar na estrutura e divulgação do evento. Vale lembrar que é possível contratar essas pessoas de forma pontual e elas não precisam, necessariamente, fazer parte do quadro de funcionários da sua empresa; 
  • Nível de Apoio: carregadores, recepcionistas, seguranças, garçons, área médica, auxiliares de serviços gerais e todos os profissionais que precisam ser contratados a cada novo evento. É preciso contratá-los com antecedência para que possam receber o treinamento necessário; 
  • Nível de operadores: aqui são, geralmente, o quadro fixo de funcionários da empresa como secretárias, produtores de mídia, auxiliares de limpeza, manutenção, entre outros. 

Depois de formar a equipe, é importante criar canais de comunicação eficientes e acessíveis a todos, para garantir uma boa dinâmica de trabalho e evitar informações desencontradas. 

5. Escolha atrações especiais e programação do evento

Com tantas atividades a definir e tantos pontos a acertar, é muito comum os produtores se sentirem perdidos ao montar a programação de atrações. Por isso, é importante antecipar essa tarefa, principalmente se o evento for de grande porte.

Aqui vão alguns passos do que você pode fazer para definir uma programação especial:

  • Determine os locais e suas capacidades: Ao escolher o local do evento, é preciso pensar onde cada coisa vai acontecer. Para isso, elabore uma lista de ideias de cada atividade (coffee break, palestras etc) e onde elas podem ser realizadas. 
  • Determine o formato das atividades: Neste momento, é importante definir tanto o local quanto a quantidade de pessoas que vão participar de cada uma dessas atividades. 
  • Defina o tema e os palestrantes e artistas: É provável que você já tenha diversos palestrantes ou artistas em mente.  Sendo assim, é hora de definir qual palestrante falará sobre o que ou em que momento o artista entrará no palco para a elaboração da programação. Na plataforma do evento procure adicionar o horário, nome do artista e até uma mini biografia. 
  • Distribua bem os horários: Por fim, é preciso que você delimite corretamente o tempo para cada atividade. Os palestrantes e artistas precisam ser informados com antecedência sobre o tempo que terão disponível para sua apresentação.

6. Estabeleça parcerias e patrocínio para eventos

Na hora de pensar nos custos de um evento, vale considerar a participação de parceiros e patrocinadores para ajudar a aumentar o orçamento. Além de reduzir custos, o envolvimento de empresas do nicho pode dar mais estabilidade à operação, aumentar a credibilidade da produção e suas chances de sucesso. 

Em troca, a empresa que patrocina acaba ganhando visibilidade e acesso direto ao público-alvo. 

A dica na hora de encontrar os potenciais patrocinadores e parceiros é considerar empresas do nicho e identificar se existe uma relação coesa entre a organização e o seu evento. É válido avaliar também companhias que já patrocinaram eventos similares. 

Ao definir as organizações que mais fazem sentido, pesquise quem são os tomadores de decisão dentro daquele negócio, para iniciar o relacionamento. Uma proposta de patrocínio bem feita é fundamental para apoiar as negociações.

#DicaSympla: Guia do patrocínio para eventos: o que é, como captar os melhores e outras formas de apoio

7. Fique de olho nas normas para eventos

Ao pensar na realização de um evento, é preciso incluir o planejamento de segurança, desde o pré até o final do grande dia. Com esse planejamento, os riscos de acidentes e falhas serão praticamente nulos.

Por outro lado, se alguma coisa que foi prevista acabar acontecendo, você terá um plano de controle da situação. Confira algumas dicas:

  • Atente-se a escolha do local: é preciso que você leve em conta a quantidade de convidados e o tipo de público. Com isso, você garante que todos fiquem devidamente acomodados e evita a superlotação, que pode representar graves riscos à segurança;
  • Identifique os riscos: é importante entender os riscos que o local pode oferecer, como furtos, assaltos, vandalismo, incêndio, desmoronamento e outros acontecimentos similares. Essa antecipação permite criar um plano de contingência;
  • Verifique se as autorizações e licenças estão em dia: existe um órgão responsável por fiscalizar cada tipo de evento. A falta de uma autorização ou documentação correta pode causar multas e até o cancelamento da produção. Por isso, é necessário que você conheça os documentos exigidos neste processo:

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  • Fique atento ao credenciamento dos funcionários: é preciso que os funcionários sejam identificados e credenciados de acordo com as suas devidas funções. A preferência é que o crachá seja pendurado no pescoço, para facilitar a identificação rápida;
  • Tome cuidado com falsificações de identificação: com os benefícios da tecnologia, vêm também os problemas. É preciso que a portaria tenha profissionais habilitados para reconhecer ingressos falsificados, a fim de evitar o acesso a pessoas não autorizadas;
  • Construa planos: além de uma brigada de incêndio contratada para o dia do evento, é preciso criar um plano de contingência e um plano de abandono, caso sejam necessários. 
  • Conte com a Sympla: os produtores que realizam seus eventos com a Sympla tem a disposição uma condição especial do Evento Seguro. Ele é um seguro de responsabilidade civil para eventos e garante cobertura contra imprevistos como queda de estrutura, danos morais, tumultos e muito mais.

8. Invista no marketing para eventos

A divulgação da produção é uma parte importante do passo a passo de como organizar um evento. Aqui, a dica é usar e abusar de ferramentas on-line como as redes sociais, os anúncios patrocinados e outros tipos de conteúdos. 

Na hora de definir o tipo de divulgação, é importante levar em conta o seu público-alvo e as redes que ele mais consome. Uma festa focada no público jovem, por exemplo, pode alcançar resultados interessantes quando publicada e impulsionada em redes sociais como o Instagram e o TikTok. 

Já os eventos corporativos são melhor visualizados em plataformas profissionais, como o LinkedIn, ou mesmo por meio de email-marketing e anúncios no Google Ads. 

Para divulgação nas redes sociais, é essencial criar publicações atrativas, com as principais novidades e atrações do evento. Invista também em imagens de divulgação e edições anteriores, contagem regressiva, virada de lotes e postagens que incentivem a interação do público. 

Já para os anúncios pagos no Facebook, Instagram, Google e TikTok, a dica é segmentar bem o público, com base em informações como faixa etária, localidade e interesses.

#DicaSympla: Como divulgar um evento: 8 dicas indispensáveis para colocar em prática

9. Tenha um checklist para a véspera e o dia do evento

Um checklist pode ajudar você a se preparar melhor para o dia do evento e garantir que todos os detalhes foram considerados e nada importante ficou para trás.

Confira a seguir o que fazer na véspera: 

  • Entre em contato com fornecedores e patrocinadores para confirmar horários e detalhes;
  • Confirme se o espaço está pronto e disponível para receber as instalações;
  • Teste equipamentos, luz, palco, microfones e computadores;
  • Prepare e teste o sistema de check-in dos participantes;
  • Verifique se é preciso fazer alguma adaptação na programação;
  • Prepare o kit de boas-vindas e materiais informativos que serão distribuídos. 

No dia do evento, a dica é chegar cedo e verificar se toda a estrutura está montada e funcionando adequadamente. A partir desse momento, o produtor deve assumir o papel de supervisor, gerenciando a equipe e os convidados, para atender urgências e problemas que possam surgir.

#DicaSympla: Acesse o Checklist fácil para produção de eventos e registre e acompanhe cada tarefa necessária para organizar um evento de sucesso! 

10. Não esqueça do pós-evento

A organização de um evento não termina quando o público vai embora. Depois que a produção se encerra, a equipe precisa fazer a limpeza do espaço e avaliar possíveis danos e prejuízos, como louças e mobiliários quebrados. 

Além disso, é importante fazer o fechamento do caixa, repassar os valores para a equipe, realizar a prestação de contas e desmontar toda a estrutura. 

No dia seguinte, aproveite para avaliar os fornecedores escolhidos, levando em conta problemas que podem ter ocorrido e a confiança que eles passaram durante a produção. Esse também é um bom momento para aproveitar o hype em cima do assunto e converter novos participantes para a próxima edição. 

Para entender a percepção do público que compareceu, você pode realizar pesquisas de satisfação. O ideal é enviar o formulário em até 2 dias após o evento, elaborando perguntas sobre horário, programação e avaliação dos artistas ou palestrantes.

Lembre-se de documentar todos os resultados, tanto os financeiros quanto os não tangíveis, como fortalecimento e alcance da marca. Acompanhar algumas métricas para eventos pode ser importante para entender o cenário final.

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