Toda produção de eventos envolve gastos. Por conta disso, é essencial manter um controle organizado de custos, receitas e fluxo de caixa. Uma boa gestão financeira de eventos faz toda a diferença nos resultados do negócio e pode evitar prejuízos consideráveis.
Mas o que levar em conta na hora de colocar tudo no papel e como realizar uma gestão realmente eficiente? Neste artigo, a Sympla traz algumas dicas para ajudar a organizar informações e reduzir custos da hora de planejar o evento. Tem interesse no assunto? Então, continue a leitura.
O que é gestão financeira?
Gestão financeira é o conjunto de processos e ações administrativas que envolvem a análise, o controle e o planejamento de gastos, visando a saúde financeira de um negócio ou projeto.
Esse tipo de gestão pode ser aplicado a diferentes áreas e setores dentro de uma empresa e contribui para a otimização dos resultados e um controle maior dos recursos financeiros, possibilitando a manutenção e o crescimento da empresa.
A importância da gestão financeira de eventos
A falta de gestão financeira pode trazer prejuízos altíssimos para qualquer empresa, e isso não é diferente no setor de eventos. Controlar valores que entram e saem e buscar formas de reduzir custos é fundamental para garantir melhores resultados e o retorno esperado.
Com um controle financeiro, é possível entender os custos reais do evento, quais gastos podem ser cortados ou reduzidos e qual o retorno que o investimento está trazendo.
A análise de eventos passados também permite mais embasamento na tomada de decisões para as próximas edições, possibilitando uma maior otimização de processos e aumentos efetivos na lucratividade.
Como implementar a gestão financeira para eventos?
Tendo em mente o tipo de evento que será produzido e o seu formato, seja ele presencial ou online, é hora de começar a organizar os processos financeiros. Para ajudar nessa etapa, o produtor deve ficar de olho em algumas dicas para colocar a mão na massa, confira.
Tenha planejamento
Qualquer projeto precisa ser feito com planejamento e estratégia, e isso envolve, também, os custos financeiros. Planejar, por exemplo, o tamanho do evento, as atrações, o lugar onde vai acontecer e a duração já é uma forma de começar a prever gastos e buscar alternativas dentro do orçamento.
Assim, o produtor deve colocar no papel todas as informações que já tem e todos os produtos e serviços que precisarão ser orçados para, a partir daí, iniciar as pesquisas e contratações da melhor forma.
Separe as finanças pessoais e as da empresa
Esse é um erro que pode parecer óbvio, mas ainda acontece com frequência em pequenas empresas e produtores independentes. Muitas vezes, as contas pessoais e da empresa acabam se confundindo, fazendo com que o profissional perca o controle sobre despesas e caixa.
Separar as finanças pessoais da empresa torna a imagem do negócio mais séria e evita confusões na gestão financeira. Além disso, tendo uma conta bancária empresarial, fica mais fácil para o produtor conseguir empréstimos, pagar fornecedores e realizar investimentos de forma facilitada.
Pesquise preços e solicite orçamentos
Uma produção de eventos exige a contratação de diversos serviços e fornecedores, por isso, é importante buscar vários orçamentos para garantir o melhor preço.
O produtor deve ficar atento, contudo, para não perder em qualidade. Nem sempre a empresa mais atrativa financeiramente será aquela que entrega o melhor serviço, por isso, é essencial analisar a reputação da organização e pedir referências.
Se encontrar uma empresa com bom custo-benefício, o ideal é criar parcerias a longo prazo, para manter os fornecedores confiáveis por perto e evitar altas oscilações de valores.
Peça descontos e busque patrocinadores
Barganhar é essencial para garantir bons preços e reduzir custos em eventos. Por isso, o produtor não deve sentir vergonha de argumentar e tentar descontos e parcerias sempre que possível.
Além disso, o mercado de eventos costuma trabalhar com o apoio e patrocínio de empresas para financiar parte dos custos. Se essa estratégia fizer sentido para o organizador, é válido buscar bons investidores para ajudar a alavancar resultados minimizando custos.
Diferencie gastos fixos e variáveis
Na hora de colocar os gastos no papel, o produtor deve diferenciar aqueles custos fixos dos variáveis, para garantir uma melhor tomada de decisões e manter o controle. Embora os custos fixos não possam ser alterados, os variáveis podem ser dispensados ou minimizados, caso seja necessário.
Os custos fixos são aqueles que não mudam de acordo com o tamanho do evento, como aluguel do local, iluminação, sistema de som, divulgação, DJs e músicos, entre outros.
Já os variáveis estão relacionados a quantidade de participantes do evento, por exemplo, cadeiras, buffet, bebidas, brindes, etc.
Atente-se ao fluxo de caixa
O fluxo de caixa é, basicamente, todas as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa. Assim, é importante mantê-lo organizado e atualizado diariamente, para que os números não se percam no caminho.
O ideal é organizar todas as receitas e despesas diárias, separando-as por categorias. Com base nisso, será possível entender os custos reais durante toda a produção e execução do evento, identificando prejuízos e necessidades de maiores investimentos.
Crie planilhas para organizar gastos
Depois de contratar fornecedores e levantar todas as informações necessárias, é importante encontrar uma forma de organizar e documentar a gestão financeira, para evitar que dados sejam perdidos ou esquecidos.
Essa organização pode ser feita de forma manual, em uma planilha. Contudo, será importante que o produtor mantenha a disciplina e a organização, já que, desse modo, todas as informações precisarão ser lançadas diariamente.
Ferramentas tecnológicas de gestão de eventos, por outro lado, permitem automatizar a gestão financeira de eventos, dando mais tempo para que o produtor possa se concentrar em outros preparativos.
A plataforma da Sympla oferece gestão financeira em tempo real, com painel de controle atualizado automaticamente, tudo para garantir mais otimização e sucesso na produção do evento.
A gestão financeira de eventos é essencial para evitar prejuízos e gastos desnecessários e para que o produtor consiga organizar as finanças e investir no que realmente traz resultados.
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