Para garantir que um planejamento saia do plano das ideias e seja executado, é imprescindível destinar um período de tempo específico para cada tarefa relacionada. Uma solução para isso pode ser o uso de um cronograma.
Essa máxima serve para vários aspectos da vida, como treinos esportivos, faxinas domésticas, roteiros de viagens e, especialmente, produção de eventos. Por isso, ter uma boa organização é uma das principais virtudes para um produtor.
Neste texto, o produtor de eventos tem contato com uma ferramenta fundamental que é o cronograma para produção de eventos. Este post explica tudo sobre ela e ainda oferece uma planilha gratuita. Vamos lá!
Dicas para o produtor começar a se organizar
Muitos produtores de eventos precisam lidar com múltiplas demandas, ocasionando diversas tarefas e tomadas de decisão. Esse acúmulo de deveres acaba dificultando os primeiros passos a caminho da organização.
E isso não tem problema nenhum! O importante mesmo é começar. Para isso, a sugestão é que, em um primeiro momento, o produtor liste todas as atividades e pendências que tiver, separando-as por:
- prioridade;
- prazo;
- e tempo necessário para execução.
A partir daí, a dica é manter esse planejamento por ciclos de entregas, lembrando sempre de separar as próximas tarefas, atentando-se para não deixar nenhuma passar batido!
Com isso, o produtor tem uma visão geral do que precisa fazer e consegue se organizar melhor para completar suas tarefas e garantir que as coisas saem como o esperado durante o evento.
O que colocar no planejamento?
Durante o planejamento, o produtor deve pensar em atividades a serem realizadas antes, durante e depois do evento. Todas elas devem ser colocadas no cronograma!
Os principais pontos a se considerar nesse processo são:
- data do evento;
- período de vendas de ingresso;
- reuniões com fornecedores;
- pessoa responsável por cada tarefa;
- programação completa e seus horários;
- coleta de satisfação do público.
#DicaSympla: para aprimorar ainda mais a organização, leia o texto Gestão de metas para eventos: descubra a importância e como fazer
Como usar um cronograma em planilha?
O cronograma para produção de eventos funciona como uma agenda e serve para que as atividades indispensáveis para a execução de um evento sejam planejadas, priorizadas e delegadas.
Nele, são colocados, por exemplo, em uma produção de espetáculos musicais, o horário de abertura dos portões, da apresentação de um DJ ou do show principal. Em seminários, podem ser colocados os prazos para escolha dos palestrantes, de distribuição dos kits para os congressistas ou o período dedicado para a coleta de métricas de satisfação.
Organize o seu cronograma colocando os dias nas colunas e os horários nas linhas. Assim, você terá uma planilha ampla para poder encaixar as atividades nos seus respectivos dias e horários de uma forma bem mais organizada!
Depois de planejar e cronogramar seu evento, o produtor pode contar com a maior plataforma de eventos do Brasil para garantir praticidade na sua gestão e venda de ingressos. Na plataforma da Sympla, são oferecidas soluções completas para produtores de eventos e empreendedores digitais. Vem criar experiências com a gente!