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Tudo o que você precisa saber sobre eventos corporativos

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Um evento corporativo acontece, em grande parte das vezes, para comunicar a estratégia da empresa, aumentar a exposição da marca ou lançar novos produtos. Esse tipo de ação pode engajar o público, promover networking e gerar negócios. Apesar do trabalho intenso, produzir um evento corporativo pode valer a pena por trazer ótimas oportunidades aos empresários. 

Sabendo disso, a Sympla preparou um guia completo com tudo sobre eventos corporativos, preparado sob medida para quem produz .

Índice:

O que é evento corporativo?

Um evento pode ser definido como  qualquer acontecimento que reúna pessoas em um espaço físico em torno de um objetivo. 

O livro Manual Prático de Eventos define os eventos como:

“Todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma ideia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo.”

Os eventos corporativos, também conhecidos como empresariais, são destinados a profissionais de diferentes segmentos e, geralmente, são realizados por empresas para diversos fins, como:

Os eventos corporativos costumam ser mais formais e exigem bastante antecipação da agenda do evento, ou seja, de um planejamento específico sobre os assuntos que serão abordados. E é por causa disso que todo produtor deve estar antenado sobre todos os processos da produção desse tipo de evento! 

Tipos de eventos corporativos

O que é congresso?

Um congresso é um evento promovido por entidades de classe – como confederações, federações, associações, sindicatos e cooperativas, com o objetivo de debater e chegar a conclusões sobre determinado tema. Além disso, pode ser realizado em mais de um dia e ter diversas atrações, como:

Em um congresso pode ou não existir a abertura para perguntas, dependendo da sua dimensão e escolha da organização. Além disso, eles também contam com os Anais de congresso, que são uma coletânea de trabalhos científicos ao redor do tema do evento publicados por meio de ferramentas online específicas.

#DicaSympla: Não sabe como encontrar fornecedores de qualidade para o seu congresso? A gente te ajuda! 

 

O que é palestra?

Uma palestra tem por objetivo apresentar alguma ideia ou novidade de mercado de forma sucinta, em apresentação de curta duração. Costuma ter entre 1 a 2 horas de duração e geralmente é apresentada por apenas um especialista no assunto. 

É realizada em formato de auditório (cadeiras viradas de frente para um palco), o que possibilita uma boa interação com o público, mas também pode ser feita por plataformas de videochamada, como o Sympla Streaming, no formato de palestra online. 

A quantidade de participantes pode ser maior ou menor, dependendo da intenção do organizador e do espaço de realização do evento. Ao final da palestra, é reservado um tempo para interações e para abrir questionamentos do público, que são feitos diretamente ao palestrante. 

As palestras são uma ótima forma de educar o público a respeito de algum assunto, novidade ou lançamento de produto/serviço. Ademais, elas também são excelentes aliadas no fortalecimento dos valores culturais de uma empresa e na construção da autoridade de personalidades.

#DicaSympla: Monte sua palestra passo a passo com nossas 8 dicas práticas

O que é simpósio?

Muitas pessoas se perguntam o que significa um simpósio, e a resposta é simples: ele é um evento de caráter científico-acadêmico no qual são discutidas particularidades sobre um determinado tema, com a ajuda de um moderador. É uma reunião formal composta por especialistas da área que apresentam pontos de vista sobre o assunto em foco, se assemelhando a uma pequena conferência.

Esse tipo de evento costuma acontecer nos próprios ambientes acadêmicos, como nas universidades ou em congressos, e costumam ter curta duração (apenas o suficiente para transmitir informações específicas). Um dos diferenciais dos simpósios é sobre como se dá a interação entre os expositores, pois eles não necessariamente debatem entre si, mas sim com a própria plateia.

O que é workshop?

Workshop ou, em português, oficina, é um evento onde se reúne um grupo de pessoas interessadas e já com algum conhecimento teórico sobre determinado assunto para guiá-las na realização de atividades práticas, de modo a desenvolver e aplicar seus conhecimentos de maneira intensiva e interativa.

Os workshops são conduzidos por um instrutor ou professor, que apresenta o tema e dá as instruções das atividades que serão realizadas pelos participantes. E, se você está pensando que essa definição se assemelha a um curso, a resposta é: sim (e, ao mesmo tempo, não)! 

Isso porque eles se parecem, mas não são iguais. As principais diferenças entre um curso e um workshop são: a duração de cada evento – já que o workshop costuma acontecer em um ou dois dias, ao contrário de cursos que podem levar meses ou anos para serem concluídos – e seu caráter mais prático, algo que pode ser secundário em alguns tipos de cursos. 

#DicaSympla: Aprenda aqui a montar um workshop inesquecível

Primeiros passos para produzir um evento corporativo

A escolha do tema

A escolha do tema evento é o carro-chefe do seu evento: como convidar participantes sem ter claro o que vai ser compartilhado? Caso ainda não tenha definido o tema, sugerimos uma pesquisa aprofundada sobre temas da atualidade ou sobre algum assunto que está em evidência nos últimos tempos, além de ser algo que você tenha algum conhecimento prévio.

O conteúdo central deverá servir de norte para um aprofundamento em alguma vertente e quem produz deve escolher a partir de interesses pessoais, profissionais, institucionais ou comerciais do público-alvo ou da organização do evento, mas deixando-o explícito para os possíveis participantes. 

Para conferências e seminários, o caminho não são temáticas abrangentes: o ideal são temas específicos que atinjam pessoas que tenham interesse em saber mais sobre o mesmo.

Definindo o público-alvo

A definição do seu público-alvo vem juntamente com a delimitação do tema. Afinal, ao escolher sobre o que seu evento vai abordar e quais seriam as áreas que ele impacta ou poderiam se desenvolver mais, é possível desenhar quais seriam as pessoas interessadas em participar dele. 

Conheça esse público: isso será a base para a construção da proposta do evento e da estratégia de marketing por trás dele. Para ter sucesso em sua divulgação e conseguir o máximo de inscrições, você deve pensar exatamente o perfil do participante que quer atingir. Sabendo disso, aqui vão algumas dicas:

Definindo a duração

Eventos como seminários e conferências têm, por prática, uma duração mais prolongada que apenas um dia de palestras e encontros. Alguns dias podem ser o ideal para que você consiga encaixar todas as temáticas e palestrantes de forma confortável para os participantes e para uma execução sem muita correria.

A duração pode variar de acordo com a amplitude do tema dos formatos de apresentação escolhidos, mas é bom também levantar questões como: 

Seminários e congressos podem durar de 4h a 8h por dia, conforme a quantidade de apresentações que você planejar. É muito importante, contudo, que você tenha uma definição antecipada da duração de cada palestra e encontros, além de contabilizar os tempos de debates, intervalos e as pausas durante cada apresentação.

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Orçamento

O orçamento é um dos itens fundamentais do planejamento de um evento corporativo, pois é ele que irá definir a execução de todas as outras ações. 

Sendo assim, com base nas definições de objetivos, público-alvo e a impressão que a empresa deseja passar, é possível começar a orçar o local e os principais fornecedores.

Geralmente, o orçamento será feito de acordo com o valor que a empresa pretende investir e o retorno que espera receber. Para passar por essa etapa de maneira eficiente, é necessário que quem produz esteja sempre atento aos números definidos, já que assim é possível evitar gastos desnecessários e até futuros problemas com o pagamento de algum serviço.

Escolha do local

Mesmo se tratando de eventos de empresas, é interessante saber que nem sempre elas possuem um local que suporte toda a estrutura do evento. Por isso, na maioria dos casos, a locação de um espaço é necessária. Principalmente se for uma produção em que pessoas de fora da corporação também irão participar, como em feiras, por exemplo.

Nesse caso, para escolher o melhor lugar, é preciso definir alguns pontos importantes, como:

Outra questão fundamental é saber com antecedência sobre a estrutura para o uso de dispositivos eletrônicos, como telão, microfone, palco e projetor. Além disso, uma boa conexão com a Internet também é imprescindível para gerar uma experiência memorável aos participantes e garantir que problemas desse tipo não irão ocorrer.  

#DicaSympla: Conheça 10 opções de espaços para eventos corporativos em São Paulo 

Patrocínios para evento corporativo

Produzir conferências e seminários exige bastante envolvimento do organizador à frente do projeto. Além de contatar os palestrantes, definir a programação, conseguir um bom local, divulgar o evento, ainda é essencial captar patrocínios para poder ter mais qualidade na produção. 

Tipos de patrocínio

Os patrocínios podem ser institucionais, onde a parceria tem em vista a associação da marca patrocinadora com uma causa. Já as promocionais visam expor a marca para angariar novos consumidores e aumentar vendas. 

O patrocínio pode ser ainda híbrido ou misto, contendo elementos tanto institucionais quanto promocionais.

Dentro desses conceitos, as formas de exercício do contrato de parceria se dividem em:

Cada tipo de parceria precisa ser calculada em função dos custos gerais. A exposição da marca é negociada de acordo com o valor investido pela empresa. Um co-patrocinador, por exemplo, terá uma exibição mais limitada. Ele irá aparecer nos impressos de divulgação, mas não nos backdrops. 

Ao elaborar a proposta, é preciso pensar em que tipo de divulgação o evento 

vai oferecer e a qual preço.

Escolhendo os patrocinadores e fechando negócio

Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocínio pode interessar a qual empresa e porquê. A ligação da marca com o tema do evento corporativo ajudará muito na hora de angariar parcerias. 

Procure levantar uma lista de possíveis patrocinadores cuja marca dialogue com o assunto do evento.

Para facilitar a conversa com as empresas potencialmente interessadas, o produtor pode montar um book de captação que contenha os dados e argumentos que podem interessar àquela marca especificamente.

O produtor precisará ter total conhecimento da empresa e de seu evento ao oferecer o tipo certo de patrocínio para a empresa adequada, reunindo os argumentos e as razões pelas quais aquela parceria é conveniente para tal marca.

Os dados mais pragmáticos também precisam estar na ponta da língua, como:

Associando as vantagens com o valor da cota, apoio ou do patrocínio esperado, as chances de sucesso na negociação são bem maiores.

#DicaSympla: Após a realização do evento, não deixe de fazer a prestação de contas. Mostrar ao seu patrocinador o resultado dos investimentos dele é fundamental para que se sinta atraído a participar novamente de seus projetos. Seja transparente e mostre a ele onde seu dinheiro foi empregado e quais os retornos obtidos!

Estratégias de divulgação para evento corporativo

A divulgação de conferências e seminários deve ser bem direcionada ao público que tem interesse no assunto abordado. 

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Comece retomando qual será o público-alvo. A partir dele, é possível que o produtor pense qual a maneira mais adequada de chegar até eles. Mas existem algumas ações de divulgação que são básicas e servem para a maioria dos públicos!

É importante que você consiga passar para estes materiais todos os atrativos que o seu seminário ou conferência terá. Será dessa forma que você conseguirá atrair o maior número de participantes para o seu evento. 

Uma boa sugestão é colocar em destaque os palestrantes mais famosos e as melhores programações. É possível elaborar um cartaz em que acima de toda a programação estejam os profissionais mais respeitados e específicos da área abordada em seu evento e, além disso, as atividades que estarão presentes e os temas das mesas de debate. 

A divulgação online é fundamental. Essa tem sido uma das alternativas mais eficientes para se chegar ao público-alvo com eficácia: escolher os canais corretos, como blogs e sites da área. 

A abrangência é cada vez maior. Existem plataformas online de gestão de inscrições e participantes que você pode, além de vender as inscrições antecipadas, utilizar as ferramentas disponíveis para amplificar a divulgação, integrando a página do evento no Linkedin, enviando comunicações por e-mail, dentre outras.

#DicaSympla: acesse esse material exclusivo, feito pela nossa equipe, para conferir as melhores dicas sobre como melhorar a qualidade da página do seu evento na plataforma da Sympla 

Cuidados durante um evento corporativo

O primeiro momento de todo evento corporativo é a realização do check in dos participantes, realizando o credenciamento de todo o público presente.

Essa é a porta de entrada de todo evento. Por isso, é fundamental que a produção organize o credenciamento com cuidado, para evitar filas muito longas, confusões e funcionários mal treinados. 

#DicaSympla: para se prevenir contra os contratempos, confira este material com Os imprevistos mais comuns em Congressos, Conferências e Seminários e como passar por eles

Outro momento fundamental durante um evento é a hora do coffee break. Esse é o momento perfeito para os participantes se conhecerem, conversarem e fazerem networking. Também é o principal momento de descanso e de recuperação de energia.

Para evitar imprevistos, é importante:

Produza seu evento corporativo com a Sympla! 

Ufa! Chegamos ao final!

No pós evento, os principais processos são a emissão de certificados para os participantes e o fechamento do borderô, com um relatório detalhado com todas as transações financeiras que aconteceram durante o evento. 

Se você chegou até aqui e agora também é um especialista sobre como produzir eventos corporativos, chegou a hora de colocar o conteúdo em prática, né? Para isso, conte com o maior ecossistema de experiências do Brasil! Conheça as soluções da Sympla ?

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