A emissão de notas fiscais para eventos faz parte da rotina de muitos produtores. Por se tratar de uma tarefa que exige alguns conhecimentos contábeis e até de mercado, é comum que aconteçam erros e que muitos produtores até deixem de emitir notas fiscais para seus eventos apenas por não saberem como fazer isso da forma correta.
A boa notícia é que, com as informações certas e as plataformas corretas, a emissão de uma nota fiscal para seu evento não precisa ser uma dor de cabeça, e você pode investir tempo e recursos no que realmente importa: na qualidade das atrações e infraestrutura do evento como um todo. Quer saber como? A gente te explica:
Quais são os tipos de notas fiscais?
Existem diferentes tipos de notas fiscais. Como cada uma tem características únicas, é comum se confundir. Abaixo, você confere um resumo sobre as principais particularidades desses documentos:
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Como o seu próprio nome diz, a NFS-e está relacionada à prestação de serviço. Essa é uma nota municipal, ou seja, cada prefeitura tem as suas próprias exigências para emiti-la. Como consequência disso, as suas diferenças são inúmeras, portanto, é essencial ficar atento para respeitar os prazos e as especificações municipais.
Saiba que a NFS-e é o documento que a maioria dos organizadores de eventos precisam emitir.
Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)
Certamente, você já comprou um produto pela internet e recebeu um documento como anexo de e-mail junto ao comprovante da compra, não é mesmo? Essa é a NF-e: a nota que deve ser emitida na venda de produtos físicos. Ela desempenha um importante papel na legalização de e-commerces e na troca de mercadorias compradas.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é a nota do varejo, que ainda está sendo implementada em cada estado para substituir o cupom fiscal. Por isso, alguns contribuintes ainda não são obrigados a emiti-la.
A NFC-e em Minas Gerais, por exemplo, está em fase de implementação, em contrapartida, a emissão de NFC-e já é uma obrigação para os contribuintes do estado de São Paulo — que, inclusive, devem utilizar o SAT.
Quais eventos precisam emitir notas fiscais?
Em geral, os produtores de eventos corporativos – como cursos, workshops, palestras e seminários – possuem a necessidade de emitirem notas fiscais para seus participantes. Isso porque, muitas vezes, quem realiza a compra dos ingressos são empresas ou corporações ou, em outras, os colaboradores das empresas precisam da nota fiscal para comprovar a presença no evento com cunho laboral.
Como emitir notas fiscais para eventos?
Existem, basicamente, duas maneiras de emitir notas fiscais para eventos. Na primeira, você precisa entrar no site da prefeitura da sua cidade e se cadastrar no sistema de emissão.
Para isso, pode ser necessário criar usuário, senha ou até uma frase secreta. Algumas prefeituras permitem o uso de um certificado digital, que funciona como uma identidade virtual da sua empresa.
Após isso, você coleta todas as vendas dos seus ingressos. Quando realizado manualmente, o processo pode ser lento, e você deverá preencher todas as informações da venda, como os dados do comprador e da sua empresa.
Não se esqueça que, quanto maior for o número de ingressos vendidos, maior será a quantidade de notas emitidas. Um simples erro de digitação pode invalidar a emissão da nota, por isso, muita atenção nesses momentos, ok?
Já quem deseja ter mais autonomia para otimizar a gestão de um evento adota a emissão de nota fiscal automática. Ao escolher um emissor integrado à Sympla, por exemplo, é possível automatizar todo o fluxo, desde a captação das informações da compra até o envio da nota para o e-mail do cliente. O cancelamento também pode ser automatizado, o que te dá mais tranquilidade para se dedicar a outros assuntos relacionados à produção do evento.
Período para emissão de notas fiscais
Lembre-se também de considerar o período de garantia que você oferece aos seus compradores. Alguns organizadores definem prazos de cancelamento de compra para cada ingresso, como 7 dias após a compra ou até 48 horas antes do início do evento. Como dito antes, as prefeituras têm exigências diferentes, e o cancelamento de notas fiscais é uma delas. Em alguns casos, só é possível cancelar o documento até 24 horas após a sua emissão. Outros municípios permitem que isso aconteça até o final do mês de emissão. Nessas horas, é essencial ter um contador ao seu lado para garantir que as legislações sejam respeitadas e os seus clientes fiquem satisfeitos.
Integração Sympla e eNotas
O eNotas é um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas, que otimiza o tempo de seus usuários, pois já coleta os dados de uma venda e emite as notas fiscais automaticamente. O eNotas está integrado com diversas plataformas digitais e, agora, também com a Sympla!
Com a integração entre Sympla e eNotas, você poderá emitir notas fiscais aos participantes dos seus eventos sem precisar importar os dados manualmente. As vendas realizadas na plataforma são enviadas diretamente ao sistema do eNotas, e as notas fiscais podem ser geradas automaticamente. Não é simples?
Em resumo, com o uso da integração entre a eNotas e a Sympla você terá mais tranquilidade para:
- Melhorar a gestão do seu evento;
- Respeitar as legislações fiscais;
- Dar credibilidade para o seu evento;
- Ter mais tempo para fechar parcerias;
- E muito mais!
Como funciona a integração?
Gere uma chave de acesso em “Minha conta” após fazer login na área do organizador Sympla. Depois, acesse o site do Notas e, no menu “Gerenciar”, selecione a opção “Apps”. Ao encontrar o cartão da Sympla, insira a chave de acesso, configure as suas preferências de emissão de nota e salve as informações.
As configurações não são aplicadas imediatamente aos eventos já abertos – assim, é preciso configurar dentro de cada evento o acesso do eNotas às informações. Dessa forma, o eNotas consegue acessar os dados da venda, permitindo o registro e geração de notas fiscais.
Uma vez que o pedido é aprovado, o eNotas tem acesso às atualizações do pedido (pagamento aprovado ou pedido cancelado, por exemplo) e é possível cancelar notas de pedidos que tenham sido reembolsados. O eNotas não acessa informações de ingressos cortesia ou de pedidos não pagos, pois não é necessário emitir nota fiscal nestes casos.
E então, o que você achou da novidade? Aproveite e comece a utilizar a integração agora mesmo!
Este conteúdo foi escrito por Gabriel Nascimento, analista de Inbound Marketing na eNotas.