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Quem produz sabe que é preciso se atentar a diversos detalhes para garantir uma boa experiência aos participantes. Um dos processos mais fundamentais para evitar problemas é o credenciamento em eventos.
Com as novas tecnologias disponíveis no mercado e com a consolidação da venda de ingressos online, o processo de credenciamento em eventos se transformou rapidamente e, agora, apresenta novos desafios para quem produz experiências.
Para acabar de vez com as dores dos produtores sobre esse assunto, este texto traz dicas valiosas de Nágila Santiago, produtora de eventos na Sympla. Confira!
O que é o credenciamento em eventos?
O credenciamento é um dos processos que fazem parte do acesso de um participante em um evento. Nesse momento, é realizado o check in, que é quando o ingresso é validado, e a pessoa é identificada.
Nele, o participante recebe uma credencial, que será seu passaporte para transitar entre os espaços disponíveis. Além disso, é no credenciamento que são entregues os kits e outros materiais para os participantes.
Mesmo funcionando para todo e qualquer tipo de evento, o credenciamento é mais comum e mais importante para os eventos corporativos, como conferências, congressos e seminários.
Dicas para fazer o credenciamento em eventos
1. Planeje com antecedência
A primeira dica para evitar problemas durante o credenciamento de um evento é deixar tudo preparado antes do início da chegada dos participantes.
É fundamental que a estrutura do local esteja toda pronta. Para evitar atrasos e confusões logo no início do evento, o produtor precisa se atentar aos seguintes processos:
- guichês de check in montados;
- equipamentos necessários (notebooks e impressoras de etiquetas) bem instalados;
- internet funcionando;
- filas discriminadas;
- diferentes níveis de acesso identificados;
- kits arrumados.
2. Conheça o comportamento do público
O fluxo de chegada dos participantes em um evento depende do perfil do público e do tipo de evento. Em eventos de entretenimento, como shows, festas ou festivais, o fluxo é mais diluído, enquanto em eventos corporativos, mais concentrado.
Dentro disso, o produtor precisa pensar qual o contingente de profissionais necessário para desempenhar o trabalho de check in. A estimativa recomendada pela Sympla é a de:
- para eventos de entretenimento: 1 validador para 300-400 pessoas;
- para eventos corporativos: 1 validador para 100 pessoas.
Além do fluxo de chegada, essa conta leva em consideração também a complexidade do processo de check in em diferentes tipos de eventos. Enquanto nos de entretenimento, o principal passo é a validação de um ingresso, em corporativos é preciso gerar credenciais e entregar kits, por exemplo.
3. Treine bem os funcionários do credenciamento
Outro fator de grande importância para um bom credenciamento é garantir um bom treinamento dos profissionais de check in. De nada adianta ter a infraestrutura funcionando se as pessoas não souberem operá-la com eficiência.
Para evitar erros humanos durante o processo de credenciamento, é preciso que, em primeiro lugar, os profissionais tenham um bom conhecimento sobre o evento, o público e a empresa.
Principalmente, é preciso que tenham um bom entendimento das principais ferramentas utilizadas, dominando a leitura dos QR codes, o funcionamento dos apps de credenciamento e da instalação, conexão e manuseio da impressora de etiquetas.
#DicaSympla: para saber tudo sobre como fazer um check in com a plataforma da Sympla, acesse o curso Sympla Academy: Eventos Presenciais
4. Faça uma boa gestão das filas
Um dos pontos mais importantes para o público é o tempo necessário para entrar em um evento. Isso está diretamente ligado com um bom funcionamento das filas de credenciamento. Para isso, é preciso que a organização tome algumas ações.
O primeiro ponto é deixar bem sinalizado os diferentes locais de acesso para os diferentes tipos de ingresso (como pista, backstage ou vip), para que o participante possa se locomover de forma orgânica no ambiente.
Além disso, ter um número de funcionários do evento compatível com o volume de participantes é importante. Assim, cada fila direciona para um profissional validador. Para evitar desordem nesse momento, a dica é separar as filas com um pedestal organizador de filas, os unifilas.
5. Coloque as principais informações na credencial
A credencial é de extrema importância para os participantes de um evento, principalmente se for corporativo. A principal vantagem dela é possibilitar que as pessoas façam networking.
Com o “crachá” em uso, as tarefas de conversar, trocar informações e conseguir novos contatos ficará facilitada. A credencial é um importante mecanismo para catalisar a aproximação entre as pessoas e quebrar o gelo. Alguns dados fundamentais para se colocar no documento são:
- nome (podendo ser nome social ou apelido);
- sobrenome;
- empresa;
- cargo;
- cidade;
- área de interesse.
Além disso, a credencial pode ser utilizada para definir os diferentes níveis de acessos entre os participantes dentro de um evento. A dica aqui é utilizar cores marcantes para fazer as segmentações.
#DicaSympla: para saber tudo sobre como estimular networking em um evento, acesse Como produzir o evento ideal para networking em 4 dicas
6. Faça tudo do credenciamento do seu evento em um só lugar!
Na plataforma da Sympla, o produtor planeja e realiza todas as etapas do credenciamento sem precisar contratar outros serviços, com economia, flexibilidade e agilidade.
Para saber mais, acesse Credenciamento e impressão de crachás para eventos. Se interessou? Crie o agora! ? ?