Gestão de eventos em um guia completo com etapas, importância e como fazer

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A gestão de eventos engloba diversas tarefas e vai muito além do que o público vê. O produtor precisa ser estratégico no planejamento, execução e análise de todo o evento, considerando sempre a experiência dos participantes.

Esse processo inclui o contato com fornecedores, orçamento, programação, contratação de equipe e ferramentas, além de vários outros pontos necessários para que o evento seja bem avaliado. A gestão de eventos feita da maneira correta pode ser a grande responsável pelo sucesso da produção.

Mas, calma, sabemos que os detalhes são muitos e até um produtor de eventos experiente pode deixar algo passar despercebido. Por isso, preparamos este manual completo sobre gestão de eventos para tirar todas as suas dúvidas e servir de guia sempre que for preciso. Acompanhe!

O que é gestão de eventos

O conceito de gestão é bastante amplo, mas, para que ela seja feita da maneira correta, é interessante estar por dentro do seu significado. Gestão é o ato de gerir algo de forma alinhada com um objetivo específico.

A gestão envolve planejamento, organização, direção e controle. Esse alinhamento resulta em um evento estruturado e sem estresse para os envolvidos. Para isso, a gestão de eventos inclui certas tarefas, algumas delas são:

• Definição de objetivos;
• Escolha do local e data;
• Serviços necessários no evento;
• Gestão de prazos;
• Controle financeiro;
• Divulgação e vendas;
• Análise do resultado.

Para que tudo ocorra de forma organizada, é importante ter uma pessoa responsável, o gestor do evento. Ele que irá eleger a equipe e delegar funções, mas as decisões e estratégias serão sua responsabilidade. Você aprende mais sobre ele a seguir. 

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Quem faz a gestão de eventos

O gestor ou gerente de um evento é quem orquestra todos os processos da produção com o objetivo de assegurar que a experiência seja positiva.

É comum que o profissional atue como líder de uma equipe ou se relacione diretamente com freelancers, agências e outros prestadores de serviços terceirizados. Afinal, essa pessoa deve estar por dentro de tudo — da entrada à segurança do evento, do cardápio à iluminação.

Gestores de eventos não precisam, necessariamente, de uma formação específica. No entanto há áreas de formação mais frequentes nesse setor, como Comunicação Social, Turismo e Administração. A gestão de eventos é ainda o foco de uma série de cursos de pós-graduação voltados para a atuação profissional no mercado, os MBAs.

#DicaSympla: Profissional de eventos: o que faz, quanto ganha e como se tornar um?

Importância da gestão de eventos

Os consumidores estão cada vez mais exigentes com os produtos e serviços que compram. Quando não ficam satisfeitos, é normal expor o descontentamento para o mercado, influenciando outros potenciais clientes.

Por isso, um evento mal planejado e com muitas falhas pode ser desastroso para o produtor. Além do estresse e dor de cabeça imediatos, essa situação causa um prejuízo futuro que é difícil de ser calculado.

A gestão de eventos possibilita uma produção bem organizada, antecipa imprevistos e proporciona uma ótima experiência para os participantes. Como consequência, o produtor do evento fortalece sua autoridade no mercado, atrai e fideliza o público. Então, se você ainda não faz a gestão de seus eventos, é hora de começar a pensar nisso!

Etapas da gestão de eventos

Para colocar a gestão de eventos em prática, é interessante dividi-la em etapas. Podemos especificar 3 pilares: planejamento, execução e análise. Existem atividades relacionadas a cada um deles que são essenciais para o sucesso do evento. A seguir explicamos sobre essas 3 etapas.

Planejamento

O planejamento é uma etapa crucial na produção de eventos, mas muitas vezes ele é negligenciado. Não cometa esse erro! Para começar, defina o objetivo do evento, como essa meta será acompanhada e as ações necessárias para isso. A definição de um cronograma com prazos e responsáveis ajuda na organização.

Lembre-se que é interessante contar com a tecnologia durante toda a gestão do evento. Afinal, esta é uma forma de minimizar erros e otimizar o processo. Portanto, nessa fase já é possível recorrer a uma plataforma de gestão de eventos, como a Sympla.

Ao criar seu evento na Sympla o primeiro passo é definir o local, nome do evento, assunto, categoria, tipo de ingresso a ser vendido, data e horário. Com o objetivo em mente, você pode seguir esse mesmo passo a passo ao planejar sua produção. Para isso, confira algumas dicas:

• Reserve o local e data o quanto antes. Escolha um lugar de fácil acesso que comporte bem o público esperado e não se esqueça do alvará;
• Escolha o nome, assunto e categoria do evento que estejam de acordo com o público-alvo. Essa definição irá ajudar que a página do evento seja encontrada e alcance as pessoas certas;
• Defina o tipo de ingresso conforme o objetivo do evento. O ingresso pode ser também uma inscrição ou contribuição, pago ou gratuito;

É essencial definir também os serviços que o evento irá demandar, seja de entretenimento, alimentação, segurança, entre outros. Liste tudo que será necessário contratar e converse com fornecedores. Neste momento, criar um networking com pessoas da área pode ser de grande ajuda.

Ainda nesta etapa, é fundamental estabelecer o orçamento do evento, que deve ser respeitado ao longo de todo o processo. Na plataforma da Sympla, por exemplo, existe uma funcionalidade de controle financeiro que reúne as informações sobre vendas e receita, ajudando o produtor a ficar por dentro desse tópico.

Além disso, é interessante antecipar problemas que podem vir a acontecer e preparar planos emergenciais para cada um deles. Considerar eventuais imprevistos evita estresse e proporciona uma melhor experiência para todos.

Execução

A etapa de execução se inicia assim que o planejamento começa a ser colocado em prática, ainda na divulgação. É aqui que o público passa a ter conhecimento sobre o evento. Para isso, aposte em uma divulgação estratégica, com linguagem, imagens e canais em conformidade com a sua persona.

O ritmo das vendas é um indicativo dos esforços de planejamento e divulgação. Portanto, acompanhe a quantidade de ingressos vendidos e a interação com o público para entender como está o nível de aceitação em relação à produção. Ainda, é uma boa pedida ter uma página do evento com todas as informações e opções de compra. Vender os ingressos em uma plataforma online proporciona comodidade aos participantes e um maior controle para o produtor.

O momento de maior destaque na etapa de execução é o período no qual o evento acontece. Durante o evento, atente-se para a programação e confira se tudo está como o planejado. É essencial considerar a experiência dos participantes em cada detalhe da produção. Por isso, pense na logística da entrada da festa, banheiros e bares para evitar filas e aborrecimentos.

Para que tudo ocorra de forma tranquila, garanta que você tenha uma equipe bem treinada e entrosada. Contar com bons profissionais, que estejam cientes da programação, prioridades e que saibam se relacionar bem com os clientes é fundamental.

Análise

O trabalho do produtor não termina quando o evento acaba. É essencial fazer uma análise completa sobre os resultados do evento. Essa reflexão será muito valiosa para as suas próximas produções. Por isso, responda a algumas perguntas, por exemplo:

• O objetivo do evento foi atingido?
• Os participantes ficaram satisfeitos?
• Qual canal de divulgação gerou mais vendas?
• Qual foi a taxa de conversão da página do evento?
• Quais foram as dúvidas dos compradores?
• Qual é o perfil do público que comprou ingressos?
• Como foi o comportamento dos participantes?

Responder essas e outras questões ajuda a entender se o evento foi um sucesso e quais pontos têm espaço para melhorias. Portanto, não hesite em pedir feedback para sua equipe e para os compradores. Para isso, pode ser interessante utilizar a metodologia de NPS no e-mail de pós evento para os participantes. Esteja aberto às sugestões e reúna o maior número de dados possível. É importante documentar tudo para futuras consultas e definir métricas a serem acompanhadas.

Algumas das métricas que podem ser utilizadas para entender os resultados da produção são:

• Taxa de conversão: o número de inscritos versus o número de presentes no evento;
• Vendas geradas no evento: a quantidade de vendas geradas a partir das interações feitas no evento;
• ROI (Retorno sobre Investimento): o valor de receita gerado comparado aos custos do investimento;
• Custo por aquisição: o custo de cada novo participante;
• Engajamento: a interação dos usuários com os conteúdos publicados pelo produtor. 

Essas são apenas algumas das métricas para eventos que podem ser definidas para acompanhar os resultados da produção, tanto em relação ao retorno financeiro, quanto ao engajamento do público. Na hora de escolher quais métricas acompanhar, é importante verificar aquelas que fazem mais sentido com a estratégia de gestão do evento. 

Dicas extras para gestão de eventos 

A gestão de eventos requer uma série de competências em áreas distintas. É necessário que o profissional seja generalista, atentando-se aos muitos aspectos que giram em torno de uma produção.

Alguns detalhes, no entanto, pedem uma atenção especial. Confira essas dicas:

Prepare-se para lidar com imprevistos

Toda produção está sujeita a problemas. E, como guardiã da estratégia, a pessoa responsável pela gestão deve estar preparada para imprestos.

O planejamento, portanto, precisa contemplar um plano de gestão de crise. Assim, será possível endereçar os problemas rapidamente, proteger a reputação do evento e reparar quaisquer danos aos participantes.

#DicaSympla: Leia mais sobre gestão de crise para eventos.

Gestão de eventos e legislação

Entender um pouquinho das leis também faz parte desse universo. Afinal, produzir eventos é lidar com os dados pessoais e, muitas vezes, com a imagem dos participantes da produção. Confira:

• LGPD: nome, RG, CPF e endereço são só alguns dos dados pessoais usados na gestão de um evento, e o produtor precisa seguir algumas normas para usá-los. 
• Direito de imagem: antes de usar a imagem dos participantes, é fundamental conseguir a autorização adequada. 

Controle financeiro

A etapa de planejamento pede um olhar cuidadoso para as finanças. Afinal, para que a produção seja lucrativa, é preciso reduzir gastos desnecessários e investir no que é mais importante para a experiência do público. 

Como principal responsável pela produção, o gestor de eventos deve saber listar todos os gastos necessários para fazer o evento acontecer, criando um orçamento representativo e alinhado à verba da produção. Também não pode faltar:

• controle das entradas e saídas;
• definição de prioridades;
• e reserva de emergência. 

#DicaSympla: Controle financeiro: entenda por que ele é fundamental para o seu evento

Pontos de atenção na gestão de eventos

Além das dicas acima, existem outros pontos importantes que fazem parte da gestão de um evento e precisam ser levados em conta para criar um planejamento perfeito. Desde a escolha do local até a contratação dos fornecedores, o gestor deve estar inteirado sobre tudo e acompanhar de perto as atividades para evitar problemas. 

Pensando nisso, trouxemos algumas dicas extras para cada uma das atividades importantes em uma produção de sucesso. 

Foque em uma boa divulgação

A divulgação do evento também faz parte da gestão. Ela é a principal ferramenta para atrair e engajar o público, despertando o desejo de participar. 

Para divulgar sua produção, existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas, desde as redes sociais até um investimento em tráfego pago, com soluções como o Google Ads e o Meta Ads. A escolha de qual plataforma utilizar vai depender da estratégia da gestão e do público a ser atingido. 

Antes de iniciar a divulgação orgânica ou paga, é importante criar um site ou landing page, reunindo todas as informações necessárias sobre o evento. Na página, inclua data, local, horários, patrocinadores e palestrantes ou atrações. 

É interessante criar uma FAQ respondendo às perguntas mais frequentes sobre a produção. Esse tipo de estratégia ajuda a indexar melhor o seu site e otimiza o atendimento ao público. 

Lembre-se, também, de investir em uma identidade visual atrativa, criando banners e artes gráficas que conversem com a linguagem do evento. Não sabe como fazer isso, a Sympla explica no vídeo abaixo.  

Outro recurso que gera bons resultados por um custo baixo é o email-marketing. A comunicação por e-mail vai ajudar você a estreitar laços com o público, gerar leads e criar um sentimento de antecipação. A ferramenta também pode ser utilizada para coletar feedbacks na pós-produção. 

Atente-se a escolha do local

A escolha do local é uma parte importante no planejamento e na gestão da produção. Ela deve ser feita com base nas particularidades e necessidades específicas do evento. 

Por exemplo, imagine que você está produzindo uma festa para 1000 pessoas, com atrações musicais ao vivo. Nesse caso, é preciso encontrar uma casa de shows que atenda a capacidade esperada de público e que conte com todo o aparato técnico para garantir uma experiência perfeita. 

Além da capacidade e da infraestrutura do local, é importante verificar a localização. É essencial que o espaço seja de fácil acesso, tanto para quem vem de carro quanto para os usuários de transporte público. 

Além disso, é preciso avaliar se o espaço conta com estacionamentos, cozinha, banheiros, camarins e outras estruturas que podem ser necessárias, dependendo do tipo de produção. 

#DicaSympla: Descubra como escolher corretamente o local para seu evento

Outro ponto de atenção deve ser a segurança. É importante verificar se a casa conta com um alvará de funcionamento e se está em dia com as avaliações do Corpo de Bombeiros. Saídas de emergência, extintores e geradores de energia são itens essenciais e devem estar bem sinalizados.

Conte com bons fornecedores

De nada adianta uma gestão meticulosa, se você não contar com fornecedores confiáveis. O trabalho dos fornecedores vai interferir diretamente no cronograma e nos resultados do evento. Por isso, essa escolha é uma parte importante do processo. 

O primeiro passo é definir os serviços e profissionais que serão necessários no seu evento. A partir daí, é hora de começar a selecionar os escolhidos. 

Para isso, é válido solicitar referências e analisar o portfólio da empresa. Além disso, verifique se o fornecedor está próximo do local onde o evento vai acontecer, se tem disponibilidade e os prazos de entrega. 

O ideal é realizar, pelo menos, três orçamentos para cada serviço e comparar os valores e condições de pagamento. 

Invista em experiência do usuário e storytelling 

A experiência do usuário é outro ponto de atenção na hora de planejar e realizar um evento. O ideal é que o participante esteja no centro da estratégia e que tudo seja pensado com foco nele. 

Uma estratégia bastante utilizada para potencializar a experiência do usuário e despertar o sentimento de identificação é o Storytelling. A prática consiste em contar histórias para engajar o público, criando uma conexão emocional entre marca e cliente. 

No contexto de eventos, a estratégia pode ser utilizada para apresentar a ideia e mostrar como o evento evoluiu conforme os anos. Além disso, é válido descrever personagens, humanizando a marca para trazer ainda mais identificação. 

O storytelling pode ser incluído na estratégia de divulgação, usado para engajar os inscritos antes do evento e até na apresentação inicial durante a produção. 

#DicaSympla: O que é Storytelling? Aprenda a criar histórias fantásticas para o seu evento

Produza a cobertura do evento

Uma boa cobertura do evento pode ajudar o público que não compareceu a acompanhar a produção em tempo real, além de gerar um sentimento de desejo para que ele queira fazer parte das próximas edições. 

A cobertura em vídeo e fotos também serve para:

• Documentar, promover e avaliar o sucesso do evento; 
• Aumentar a visibilidade e a reputação da produção; 
• Gerar interesse e engajamento do público; 
• Fortalecer a imagem e a reputação da marca no mercado; 
• Valorizar os patrocinadores e parceiros; 
• Criar um material de memória e de referência para futuros eventos.

Esse tipo de cobertura pode ser feito pelas redes sociais, destacando a programação, atrações, palestrantes e até feedbacks do público em tempo real. 

Uma boa ferramenta para a cobertura de um evento é o aftermovie, um vídeo que resume os momentos mais marcantes e é divulgado após o evento. Essa é uma estratégia poderosa para promover o marketing da produção e aumentar o engajamento e a interação do público. 

#DicaSympla: Vídeo marketing para eventos: 6 razões para usar o formato

Fique atento à sazonalidade

A sazonalidade se refere a períodos em que a demanda por um produto ou serviço aumenta ou diminui consideravelmente. Ela pode ser influenciada por diversos fatores, como estações do ano, feriados, tradições e eventos culturais. 

Quem trabalha com festas, por exemplo, já sabe quais épocas do ano são mais propícias para cada tipo de evento. Assim, consegue realizar festas temáticas no Halloween, Reveillon ou mesmo no Verão. 

Já os produtores de eventos corporativos voltados para o mercado de varejo, podem ficar de olho em datas importantes para esse nicho, programando palestras e eventos focados na preparação para a Black Friday ou o Natal, por exemplo. 

Produtores de eventos culturais, por sua vez, podem aproveitar os momentos de maior movimentação turística, como as férias e feriados, para planejar produções e aumentar a visibilidade de exposições, feiras e conferências.

Concluindo, entender quais períodos e datas são importantes para o seu mercado e montar um cronograma com antecedência vai ajudar o gestor de eventos a potencializar o alcance das produções e garantir mais rentabilidade. 

Por outro lado, conhecer as flutuações de demanda também vai ajudar você a lidar com os períodos de baixa, buscando estratégias para garantir uma boa lucratividade mesmo nos momentos mais parados.

Como utilizar dados para auxiliar na gestão de eventos?

Os dados são excelentes aliados para extrair conhecimento, descobrir padrões e obter insights para a tomada de decisões. E isso não é diferente na produção de eventos. 

Com as informações levantadas antes, durante e depois da produção, o gestor consegue olhar com mais precisão para todos os detalhes, o que contribui não só na análise dos resultados, mas também no relacionamento com o público.

Os dados podem ajudar você a identificar quem é o seu cliente e quais as particularidades e interesses dele, segmentando o público de forma adequada e garantindo um atendimento mais direcionado e personalizado. 

Além disso, os dados contribuem para um processo de melhoria contínua, trazendo mais precisão para a tomada de decisões e possibilitando que o produtor faça eventos cada vez melhores que os anteriores. 

Para realizar uma coleta de dados eficiente, o gestor de eventos pode utilizar cadastros e formulários de inscrição inteligentes, além de uma plataforma de eventos completa, que forneça relatórios financeiros detalhados. 

#DicaSympla: Quais dados usar para tomar melhores decisões na produção de eventos?

Coloque em prática a gestão estratégica de eventos

Na gestão de eventos é de grande utilidade contar com plataformas que armazenem os dados sobre o evento e auxiliem na análise, como a Sympla. Na área do produtor é possível observar gráficos sobre a venda dos ingressos, balanço financeiro, informações sobre os participantes e muito mais. Além disso, o nosso sistema viabiliza integrações com outros tipos de ferramentas. Algumas delas são:

• Google Analytics: Monitore a página do seu evento conectando com o seu perfil;
• Google Ads: Integre seu evento com a ferramenta de links patrocinados do google;
• Facebook Pixel: Monitore seus anúncios no Facebook adicionando um pixel de conversão;
• Mailchimp: Envie e-mails, automatize campanhas e segmente listas;
• RD Station: Transforme os participantes do seu evento em leads.

A Sympla oferece soluções de integração para dados, CRM, SMS, automação de marketing, atendimento ou criação de sites, além dos painéis e informações que já ficam disponíveis na plataforma assim que o evento é criado. Com tudo isso, fica ainda mais fácil promover um evento estratégico e fazer uma gestão eficiente.

Quer experimentar? Crie seu evento na Sympla e aproveite de todas as facilidades para criação, venda e gestão de eventos!