Organizadores de eventos estão sempre buscando estratégias e formas de aumentar o público das produções. Um dos recursos que podem ajudar nessa empreitada é o email marketing.

O termo se refere a toda comunicação direta, via email, que acontece entre uma empresa e seus clientes ou contatos. Pode não parecer, mas o canal, quando bem utilizado, tem um alto potencial de resultado, servindo para:

  • estreitar o relacionamento com o público;
  • nutrir leads;
  • gerar vendas.

Por isso, neste artigo será possível ler sobre:

O que é email marketing e qual a sua origem?

Trata-se de uma estratégia que consiste no envio de emails para uma lista de contatos, cujo propósito é estabelecer uma comunicação com cada destinatário e cumprir determinados objetivos de marketing.

Esse canal de comunicação surgiu como uma versão eletrônica das cartas, não é à toa que a tradução do termo para o português é correio eletrônico. Porém, a ideia de utilizá-lo para interesses comerciais levou tempo para se concretizar.

Ele foi inventado por Ray Tomlinson, em 1971, para servir apenas como uma maneira simples de deixar mensagens para uma pessoa pelo computador sem depender da sua presença no momento, que é o caso de uma ligação telefônica.

O primeiro envio de mensagens em massa por email aconteceu somente em 1978, feito por Gary Thuerk da Digital Equipment Corporation para aproximadamente 400 clientes. Estima-se que com essa simples ação ele fez U$ 13 milhões em vendas, revelando o meio como um poderoso instrumento de marketing.

Mesmo com o avanço da internet e o surgimento das redes sociais, o email marketing segue sendo um excelente canal de comunicação e relacionamento para disparar ofertas, newsletters, ativações, cartões comemorativos e avisos para os mais diversos tipos de negócios, inclusive eventos!

Como o email marketing funciona?

Essa prática deve ser encarada como uma estratégia de comunicação personalizada. Assim, são enviados emails para determinados públicos de uma organização, que, no caso do produtor, são as pessoas que participaram ou têm potencial de participar de um evento.

O canal pode ser utilizado para informar o público sobre o tema, data, local, diferenciais, atrações, entre outros pontos relevantes da produção.

Para isso, é importante escolher uma plataforma que simplifique o processo de disparo de emails, como:

  • RD Station Marketing;
  • MailChimp;
  • Getresponse;
  • ActiveCampaign;
  • Mautic.

Depois de escolher a plataforma, o organizador deve adicionar uma lista de contatos com nome e email das pessoas para as quais deseja enviar as comunicações e criar uma segmentação para esse público. Podem ser criados grupos de disparo diferentes para aquelas indivíduos que:

  • nunca participaram da produção, mas são potenciais clientes;
  • participaram de uma edição há muito tempo;
  • são participantes ativos das produções;
  • entre outras possibilidades.

Criar os grupos de disparo é uma tarefa muito importante. O organizador deve buscar atender os leads de forma personalizada, caso contrário, a estratégia pode apresentar resultados ruins, como descadastramentos ou baixa conversão em vendas de ingressos.

É preciso considerar aspectos do público como:

  • interesses;
  • gênero;
  • hábitos;
  • histórico de participação nos eventos.

Então, para criar um email marketing segmentado, o produtor deve:

  • definir os objetivos da campanha: pode ser o lançamento da produção, reforço ou reposicionamento da marca do evento, ampliação do público-alvo, etc;
  • observar hábitos e preferências do público;
  • analisar a localização geográfica dos participantes da produção;
  • considerar a ocupação profissional ou nível de renda dos contatos.

Feito isso, é hora de escolher um modelo de email disponibilizado pela plataforma escolhida para fazer o disparo, escrever o conteúdo e agendar o envio das mensagens para a base de contatos selecionada.

Por que utilizar o email marketing nas estratégias de um evento?

O email marketing é uma ótima estratégia para ser usada em eventos, pois, por meio dela é possível segmentar o público e enviar mensagens específicas para as pessoas que:

  • demonstraram interesse na produção;
  • compraram os ingressos;
  • já participaram do evento— para recolher feedbacks na pós-produção.

Como visto anteriormente, além de informar, a prática serve para criar conexão com o público. Veja a seguir algumas vantagens mais detalhadas do uso do email no setor de eventos.

Alcance de público

O email, ainda hoje, é um pré-requisito para usuários se cadastrarem em determinadas plataformas, como redes sociais, e realizarem compras online. E esse canal pode e deve ser utilizado para inscrições em eventos também!

Inclusive, muitas produções já têm o costume de solicitar o endereço de email e nome dos participantes. De acordo com dados da Fourth Source, empresa de marketing e notícias sobre o segmento, 92% dos internautas possuem uma conta de email em seu nome.

Assim, o canal é considerado um dos mais usados no mundo online e, a partir dele, o organizador pode alcançar uma parte significativa do seu público.

Personalização e exclusividade

Um email pode ser completamente personalizável e, ainda assim, disparado para centenas de pessoas ao mesmo tempo.

Como já visto anteriormente, é possível criar uma série de segmentações para enviar comunicações de interesse de cada público do evento, aumentando assim as chances de sucesso nas estratégias.

As plataformas de email marketing também disponibilizam recursos que tornam essa customização mais fácil, modificando determinadas informações sem que o utilizador precise escrever manualmente.

O organizador pode, por exemplo, configurar um código para saudar as pessoas no email pelo nome delas.

Assim, por esse canal, o produtor estará se comunicando de forma individual com cada participante em potencial do evento, o que transmite a sensação de exclusividade a quem recebe a comunicação, fortalecendo o relacionamento com a marca da produção.

Aumento das vendas de ingresso

Com esse recurso, o organizador também pode aumentar as vendas do evento. No conteúdo a ser disparado, ele pode inserir elementos que incentivem e simplifiquem a conversão, como botões de compra.

Dessa forma, é possível tirar as dúvidas de possíveis compradores e apresentar a proposta de valor do evento para os indecisos.

Além disso, com uma lista de contatos bem elaborada, que contenha pessoas com grande potencial de se tornarem participantes da produção, a estratégia tem maiores chances de ser bem-sucedida.

Acompanhamento de resultados

O email marketing também é uma excelente estratégia em termos de acompanhamento de resultados. Ao escolher a plataforma para realizar o disparo das comunicações para o público, o organizador deve prestar atenção às métricas que ela permite acompanhar.

Alguns dados importantes de se observar são:

  • taxa de entrega;
  • taxa de abertura;
  • taxa de cliques nos botões;
  • taxa de descadastros;
  • taxa de conversão;
  • bounce rate (taxa de emails que voltaram);
  • ROI (Retorno sobre Investimento).

A partir desse acompanhamento, é possível descobrir se a abordagem está sendo efetiva, se os títulos dos emails precisam ser otimizados, se a estratégia está sendo eficiente ou não. Dessa forma, o produtor pode realizar as melhorias necessárias.

5 aplicações do email marketing na área de eventos

Por meio do email, o organizador pode comunicar toda a ideia do evento, utilizando a linguagem adequada para atrair potenciais participantes.

Apostar nessas comunicações é uma excelente forma de divulgar a proposta da produção, gerando identificação e fazendo os contatos se sentirem à vontade para comprar o ingresso da festa, curso, feira ou show.

Também é possível utilizar esse canal para mostrar ao público a atmosfera do evento antes dele começar efetivamente, criando expectativas positivas nos interessados.

Veja a seguir alguns exemplos de como utilizar o email marketing para eventos na prática!

1. Emails de informação

Um tipo comum de email marketing para eventos é o informacional. Esse conteúdo tem por objetivo comunicar pontos importantes da produção para o público. Eles costumam ser mais curtos e já trazem o tema principal destacado no assunto.

2. Emails de nutrição

Esse tipo de email é excelente para os organizadores que têm sites/páginas das suas produções. O objetivo é fazer com que o leitor visite o domínio do evento e consuma os seus conteúdos.

Assim como os conteúdos informacionais, os textos desse tipo de email são mais curtinhos e, geralmente, vêm com links nos CTAs que direcionam para alguma página específica.

3. Emails educativos

Esse tipo de email, como o próprio nome indica, tem o objetivo de ensinar algo ou responder dúvidas. Eles precisam conter informações de valor, que sejam relevantes para o público do evento e podem conter materiais exclusivos, como:

  • e-books;
  • dicas de como aproveitar/se preparar para o evento;
  • vídeos explicativos.

4. Emails de transação

Esse email diz respeito a assuntos relacionados a compra dos ingressos, confirmações de transações financeiras e ofertas especiais.

5. Newsletter

O disparo desses emails é uma ótima forma do organizador manter a sua base de contatos aquecida, enquanto não há nenhuma produção em vista. O conteúdo dele é de cunho informativo, mas não precisa ter um tema específico.

O principal objetivo é criar uma maior proximidade com os potenciais participantes de um evento e manter vivo o relacionamento com aquelas pessoas que já participaram de alguma edição. Geralmente, o disparo desse tipo de email conta com uma recorrência pré-estabelecida.

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Como foi possível ver, o email marketing é uma excelente estratégia para acelerar os resultados de um evento, atingindo um público de potenciais interessados de forma mais direta e com comunicação personalizada.

O sucesso da produção pode ser ainda maior se o organizador contar com o apoio de uma plataforma especializada na gestão de eventos, como a Sympla — líder no Brasil! Nela, o produtor tem total autonomia para cadastrar, gerenciar e acompanhar todas as informações da produção em tempo real, de forma simples e com o suporte de uma equipe de especialistas.

Além disso, não é preciso se desdobrar em várias ferramentas. Na Sympla, é possível fazer integração com as principais ferramentas de marketing digital do mercado para divulgar e impulsionar sua produção, como:

  • Google Analytics;
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