Cronograma: uma boa ferramenta para o produtor de eventos

Para garantir que um planejamento saia do plano das ideias e seja executado, é imprescindível destinar um período de tempo para cada tarefa relacionada. Uma solução para isso pode ser o uso de um cronograma.

Essa máxima serve para vários aspectos da vida, como treinos esportivos, faxinas domésticas, roteiros de viagens e, especialmente, produção de eventos. Por isso,  ter uma boa organização é uma das principais virtudes para um produtor. 

E quando se trata do dia do evento, tudo parece ser uma loucura. Afinal, são muitas tarefas para serem acompanhadas, além da tensão e ansiedade para que tudo corra bem. Por isso, utilizar um cronograma detalhado pode ajudar muito o produtor e sua equipe no dia da produção.

Neste texto, te contamos como usar um cronograma para produção de eventos. Este post explica tudo sobre essa ferramenta e ainda oferece uma planilha gratuita para o grande dia do seu evento. Vamos lá!

Dicas para o produtor começar a se organizar

Muitos produtores de eventos precisam lidar com múltiplas demandas, ocasionando diversas tarefas e tomadas de decisão. Esse acúmulo de deveres acaba dificultando os primeiros passos a caminho da organização. 

E isso não tem problema nenhum! O importante mesmo é começar. Para isso, a sugestão é  que, em um primeiro momento, o produtor liste todas as atividades e pendências que tiver, separando-as por: 

• prioridade; 
• prazo;
• tempo necessário para execução.

A partir daí, a dica é manter esse planejamento por ciclos de entregas, lembrando sempre de separar as próximas tarefas, atentando-se para não deixar nenhuma passar batido! Uma boa dica pode ser já começar a definir quem serão os responsáveis por cada uma dessas tarefas, isso facilitará a próxima etapa do planejamento.

Com isso, o produtor tem uma visão geral do que precisa fazer e consegue se organizar melhor para completar suas atividades e garantir que as coisas saiam como o esperado durante o evento.

O que colocar no cronograma do dia do evento?

Durante o planejamento, o produtor deve pensar em atividades que precisam ser feitas no dia do evento, sejam elas realizadas antes, durante ou ao final da produção. Todas elas devem ser colocadas no cronograma!

Os principais pontos a se considerar nesse processo são:

• Tarefas relacionadas à infraestrutura, tais como:conferir limpeza dos ambientes, testar internet, fazer vistoria do local;
• Treinamentos: verificar se o staff e a equipe de credenciamento estão preparadas;
• Acompanhar chegada das atrações;
• Cobertura do evento nas redes sociais;
• Programação completa e seus horários;
• coleta de satisfação do público.

#DicaSympla: para aprimorar ainda mais a organização, leia o texto Gestão de metas para eventos: descubra a importância e como fazer 

Como usar um cronograma em planilha?

O cronograma para produção de eventos funciona como uma agenda e serve para que as atividades indispensáveis para a execução de um evento sejam planejadas, priorizadas e delegadas. No dia do evento, essa organização é essencial para que nenhum acidente aconteça e que possíveis problemas sejam previstos, para resolvê-los da melhor maneira.

Nessa ferramenta de organização, são colocados, por exemplo, em uma produção de espetáculos musicais, o horário de abertura dos portões, da apresentação de um DJ ou do show principal. Em seminários, podem ser colocados o tempo de cada palestrante no palco, o início do credenciamento e distribuição de kits, ou o período dedicado para a coleta de métricas de satisfação.

E para te ajudar, elaboramos uma planilha gratuita com o Cronograma do Dia do Evento. Lá você encontra sugestões de atividades para serem realizadas, diversos campos para preencher com os dados da sua produção, além de materiais ricos para te apoiar em cada etapa do seu cronograma. Para usar, basta fazer uma cópia da planilha e ir personalizando da maneira que preferir.

•  Acesse conteúdos em texto e vídeo para aprender mais sobre cada etapa;
•  Acompanhe o progresso ao longo do dia e registre suas observações; 
• Compartilhe com a equipe para dar visibilidade ao processo.

Bônus: Comunicação eficaz no dia do evento

Além de ter todas as tarefas organizadas, a comunicação no dia do evento entre organizadores, servidores e parceiros é fundamental para o sucesso da produção. 

Durante a fase de organização e no dia em si, é crucial que todos os membros da equipe estejam alinhados e informados sobre suas responsabilidades, mudanças de planos e quaisquer eventualidades que possam surgir. A comunicação clara e aberta ajuda a evitar mal-entendidos, minimiza erros e garante que o evento aconteça sem problemas e que tudo saia perfeito. 

É importante estabelecer canais de comunicação eficientes, como grupos de mensagens (o famoso zap zap), para garantir que todas as informações sejam compartilhadas e que nada importante fique para trás.

#DicaSympla: Canais do WhatsApp: está na hora de criar o seu?

Depois de planejar e organizar o cronograma do seu evento, o produtor pode contar com a maior e melhor plataforma de eventos do Brasil para garantir praticidade na sua gestão e venda de ingressos. Na Sympla, são oferecidas soluções completas para produtores de eventos, além de parceiros exclusivos para cada etapa da sua produção. Vem criar o agora!