Se a Lei de Murphy impôs seu rigor de atuação no seu evento e ele foi cancelado, é hora de se acalmar e preparar uma intervenção para conter as consequências. O importante é manter a calma, analisar o cenário e tomar as providências necessárias e cabíveis para minimizar os danos.
Geralmente, um evento precisa ser abortado por problemas de ordem legal, como atrasos ou embargos no alvará de funcionamento. Mas pode ser algo mais grave, como um acidente nas vias de acesso ao local ou alguma falha inesperada de infraestrutura.
Para executar as ações necessárias, é preciso apurar muito bem quais foram os motivos que impediram a realização do evento com o intuito de construir uma justificativa para os interessados.
Veja a seguir o que fazer em caso de cancelamento de uma produção.
Avise todos os envolvidos
Será preciso notificar rapidamente os patrocinadores, explicando o acontecido, desculpando-se e afirmando que está tomando todas as providências para resolver o problema. O pessoal contratado para trabalhar na organização também terá que ser avisado com urgência. Nesse caso, avalie a magnitude das causas do cancelamento e, se precisar, convoque alguns funcionários para ajudar no que for necessário.
Para a notificação do público, a estratégia precisa ser mais elaborada e irá depender do prazo que restou desde o cancelamento até a data marcada para o evento. Quanto mais cedo o público for avisado, menor será o dano. Disponibilize os dados no site do evento e utilize os meios de comunicação mais abrangentes e rápidos, como internet e rádio. É muito importante utilizar os mesmos canais utilizados para divulgar o evento, pois o público atingido será o mesmo. E não se esqueça das redes sociais, que é uma das principais formas de divulgação rápida por gerar compartilhamento.
O público precisa ser avisado que o evento não irá acontecer mesmo se ainda não houver um plano de ressarcimento ou uma perspectiva de mudança de data. Se as pessoas comparecerem ao local e não encontrarem nada, será muito pior.
Repense o evento
Tomadas as atitudes mais urgentes, é hora de planejar o que será feito do evento. É possível que ele aconteça em uma outra data ou local? A atração que não compareceu pode ser confirmada para outra data? Existe um plano B consistente? Analise as possibilidades, procure remanejar os recursos.
Primeiras medidas
Lembre-se que caso o artista, convidado ou palestrante cancele a apresentação, ele precisa ressarcir os danos de acordo com o contrato. No caso de problemas com o alvará, procure solucionar as sanções impostas o mais rápido possível indo na prefeitura local. E em ocorrências mais graves e fora do controle, como acidentes, remarque a data e, se for o caso, procure outro local. Em todas essas possibilidades, o produtor precisará de uma boa dose de paciência e criatividade para alocar recursos e procurar soluções para refazer orçamentos e planos logísticos.
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Notifique sobre a nova situação
Com os próximos passos definidos, é hora de avisar novamente todos os envolvidos: patrocinadores, contratados e, principalmente o público. Mais uma vez, o meio de comunicação com o público precisa ser rápido e eficiente. Caso o evento seja efetivamente cancelado e não puder ocorrer em outras circunstâncias, um plano de devolução do dinheiro precisa ser pensado e comunicado para aqueles que adquiriram os ingressos.
Mas não deixe que uma péssima experiência anule a vontade de encarar novas empreitadas. É errando que se aprende. Apurar os motivos pelos quais aconteceu o inesperado e tirar as lições que o infortúnio traz é uma qualidade essencial em todos os bons profissionais.
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