Planejamento é fundamental em qualquer produção de evento. Mas, mesmo com tudo organizado, imprevistos podem acontecer. E quando isso acontece, você sabe como agir para mitigar riscos e reduzir os impactos?

Neste post, a Sympla explica o que é o gerenciamento de riscos em eventos, por que ele é tão importante e como você pode se preparar melhor. Continue a leitura e fique por dentro! 

O que pode dar errado em um evento?

Mesmo com muito planejamento, os eventos ao vivo estão sempre sujeitos a imprevistos e riscos que podem atrapalhar o andamento da produção. 

Saber como gerenciar esses riscos é muito importante, mas, mais do que isso, é preciso antecipar possíveis problemas e criar um plano de emergência eficaz. 

Alguns exemplos de situações que podem atrapalhar o cenário ideal são:

  • Clima extremo, como chuvas torrenciais e ventos fortes;
  • Acidentes com participantes ou equipe técnica, como escorregões em áreas molhadas ou quedas de estruturas;
  • Falhas técnicas, como queda de energia ou pane no sistema de som;
  • Atrasos ou ausência de equipamentos essenciais devido a problemas com fornecedores;
  • Questões legais ou de segurança pública, como brigas, superlotaçao ou problemas com documentação.

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O que é gerenciamento de riscos em eventos?

O gerenciamento de riscos em eventos consiste em um conjunto de práticas pensadas para identificar, analisar, prevenir e solucionar possíveis problemas que podem ocorrer antes, durante ou após a realização de um evento.

Não é apenas resolver uma emergência na hora em que ela acontece, mas traçar um planejamento estratégico para reduzir a possibilidade de que algo saia do controle e, ao mesmo tempo, minimizar os impactos caso algum imprevisto aconteça.

Etapas do gerenciamento de riscos em eventos

Esse processo começa com uma análise prévia dos riscos, ou seja, é preciso identificar todos os riscos potenciais que podem afetar o seu evento, como problemas técnicos, de segurança, de infraestrutura, de comunicação, etc. 

Depois desse levantamento, é preciso identificar os pontos críticos do evento, como estruturas, acessos, condições climáticas e logística de fornecedores, para entender a probabilidade de cada risco e o seu impacto caso ele ocorra. 

A partir disso, são elaboradas ações preventivas, por exemplo, a contratação de profissionais especializados, montagem de estruturas seguras, criação de um plano de evacuação e definição de responsabilidades dentro da equipe.

A contratação de um seguro para eventos também é parte do gerenciamento de riscos. Ele oferece cobertura financeira para danos materiais, acidentes, cancelamentos, entre outras ocorrências que podem comprometer o investimento do produtor.

Por fim, é hora de executar os planos de contingência, garantindo que as medidas preventivas sejam tomadas e que a equipe esteja preparada para agir em caso de emergência. 

Lembre-se de acompanhar o progresso do evento para identificar novos riscos e ajustar os planos de contingência conforme necessário. 

Por que investir em gerenciamento de riscos em eventos? 

Gerenciar riscos é uma etapa super importante para quem organiza eventos. Além de evitar dor de cabeça, investir nessa estratégia traz diversas vantagens, como:

  • Mais segurança: ajuda a proteger quem está participando, trabalhando ou prestando serviço, evitando acidentes e situações complicadas;
  • Sucesso do evento: faz com que tudo aconteça conforme o planejado, sem imprevistos que estraguem a experiência do público;
  • Boa reputação: mostra que o produtor é profissional e se preocupa com o bem-estar de todos, o que é ótimo para a imagem do evento e da marca.

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Como o gerenciamento de riscos já salvou eventos? Cases reais

Deu para notar que o gerenciamento de riscos é essencial para o sucesso de qualquer evento, não é? Ainda não se convenceu? 

A seguir, apresentamos casos reais que ilustram como a presença ou ausência de um plano eficaz de gerenciamento de riscos impactou significativamente os resultados de eventos diversos. 

The Town: protocolo de riscos e monitoramento meteorológico em tempo real

O The Town, evento que acontece no autódromo de Interlagos, é um case de sucesso que mostra como uma abordagem proativa é fundamental no gerenciamento de riscos.

A organização implementou um programa complexo de seguros e um protocolo específico de acompanhamento meteorológico, desenvolvido em parceria com a Tempo Ok.

Esse protocolo incluía o monitoramento em tempo real de condições climáticas, como ventos fortes e raios. Isso foi extremamente importante, já que a região de Interlagos é conhecida por sua alta incidência de raios. 

Durante o evento, trabalhos em altura foram interrompidos em resposta a alertas de raios e ventos, demonstrando a eficácia do plano de riscos em garantir a segurança de todos os envolvidos.

Cancelamento do Baile do Poderoso por falta de segurança

Em Brasília, o evento “Baile do Poderoso” foi cancelado devido a uma briga generalizada e disparos de arma de fogo no local. 

A Justiça condenou os organizadores a indenizar três participantes, que se sentiram lesados. Na condenação, a juíza entendeu que houve falha na prestação do serviço. 

Ela alegou que “No caso, o dano indenizável representa não apenas o fato de o show musical não ter ocorrido, mas sobretudo a exposição dos autores à situação de risco pela falta de segurança que se esperava em um evento daquela jaez”.

Este caso evidencia a necessidade de um planejamento de segurança eficaz e de seguros que cubram cancelamentos e incidentes durante eventos.

Como o Evento Seguro pode ajudar

O Evento Seguro é um seguro de responsabilidade civil desenvolvido especialmente para quem trabalha com produção de eventos. Ele protege o produtor contra custos e prejuízos relacionados a danos causados a terceiros durante a realização do evento.

A cobertura é personalizada e pensada para atender às necessidades reais do dia a dia da produção, desde pequenos imprevistos até situações mais complexas.

Assim, se acontecer algum incidente que leve a uma ação judicial, o produtor não precisa arcar sozinho com os custos, já que o seguro oferece o respaldo necessário para seguir em frente com mais tranquilidade.

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