A gestão de eventos engloba diversas tarefas e vai muito além do que o público vê. O produtor precisa ser estratégico no planejamento, execução e análise de todo o evento, considerando sempre a experiência dos participantes.

Esse processo inclui o contato com fornecedores, orçamento, programação, contratação de equipe e ferramentas, além de vários outros pontos necessários para que o evento seja bem avaliado. A gestão de eventos feita da maneira correta pode ser a grande responsável pelo sucesso da produção.

Mas, calma, sabemos que os detalhes são muitos e até um produtor de eventos experiente pode deixar algo passar despercebido. Por isso, preparamos este manual completo sobre gestão de eventos para tirar todas as suas dúvidas e servir de guia sempre que for preciso. Acompanhe!

O que é gestão de eventos

O conceito de gestão é bastante amplo, mas, para que ela seja feita da maneira correta, é interessante estar por dentro do seu significado. Gestão é o ato de gerir algo de forma alinhada com um objetivo específico.

A gestão envolve planejamento, organização, direção e controle. Esse alinhamento resulta em um evento estruturado e sem estresse para os envolvidos. Para isso, a gestão de eventos inclui certas tarefas, algumas delas são:

  • Definição de objetivos;
  • Escolha do local e data;
  • Serviços necessários no evento;
  • Gestão de prazos;
  • Controle financeiro;
  • Divulgação e vendas;
  • Análise do resultado.

Para que tudo ocorra de forma organizada, é importante ter uma pessoa responsável, o gestor do evento. Ele que irá eleger a equipe e delegar funções, mas as decisões e estratégias serão sua responsabilidade. Você aprende mais sobre ele a seguir. 

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Quem faz a gestão de eventos

O gestor ou gerente de um evento é quem orquestra todos os processos da produção com o objetivo de assegurar que a experiência seja positiva.

É comum que o profissional atue como líder de uma equipe ou se relacione diretamente com freelancers, agências e outros prestadores de serviços terceirizados. Afinal, essa pessoa deve estar por dentro de tudo — da entrada à segurança do evento, do cardápio à iluminação.

Gestores de eventos não precisam, necessariamente, de uma formação específica. No entanto há áreas de formação mais frequentes nesse setor, como Comunicação Social, Turismo e Administração. A gestão de eventos é ainda o foco de uma série de cursos de pós-graduação voltados para a atuação profissional no mercado, os MBAs.

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Importância da gestão de eventos

Os consumidores estão cada vez mais exigentes com os produtos e serviços que compram. Quando não ficam satisfeitos, é normal expor o descontentamento para o mercado, influenciando outros potenciais clientes.

Por isso, um evento mal planejado e com muitas falhas pode ser desastroso para o produtor. Além do estresse e dor de cabeça imediatos, essa situação causa um prejuízo futuro que é difícil de ser calculado.

A gestão de eventos possibilita uma produção bem organizada, antecipa imprevistos e proporciona uma ótima experiência para os participantes. Como consequência, o produtor do evento fortalece sua autoridade no mercado, atrai e fideliza o público. Então, se você ainda não faz a gestão de seus eventos, é hora de começar a pensar nisso!

Etapas da gestão de eventos

Para colocar a gestão de eventos em prática, é interessante dividi-la em etapas. Podemos especificar 3 pilares: planejamento, execução e análise. Existem atividades relacionadas a cada um deles que são essenciais para o sucesso do evento. A seguir explicamos sobre essas 3 etapas.

Planejamento

O planejamento é uma etapa crucial na produção de eventos, mas muitas vezes ele é negligenciado. Não cometa esse erro! Para começar, defina o objetivo do evento, como essa meta será acompanhada e as ações necessárias para isso. A definição de um cronograma com prazos e responsáveis ajuda na organização.

Lembre-se que é interessante contar com a tecnologia durante toda a gestão do evento. Afinal, esta é uma forma de minimizar erros e otimizar o processo. Portanto, nessa fase já é possível recorrer a uma plataforma de gestão de eventos, como a Sympla.

Ao criar seu evento na Sympla o primeiro passo é definir o local, nome do evento, assunto, categoria, tipo de ingresso a ser vendido, data e horário. Com o objetivo em mente, você pode seguir esse mesmo passo a passo ao planejar sua produção. Para isso, confira algumas dicas:

  • Reserve o local e data o quanto antes. Escolha um lugar de fácil acesso que comporte bem o público esperado e não se esqueça do alvará;
  • Escolha o nome, assunto e categoria do evento que estejam de acordo com o público-alvo. Essa definição irá ajudar que a página do evento seja encontrada e alcance as pessoas certas;
  • Defina o tipo de ingresso conforme o objetivo do evento. O ingresso pode ser também uma inscrição ou contribuição, pago ou gratuito;

É essencial definir também os serviços que o evento irá demandar, seja de entretenimento, alimentação, segurança, entre outros. Liste tudo que será necessário contratar e converse com fornecedores. Neste momento, criar um networking com pessoas da área pode ser de grande ajuda.

Ainda nesta etapa, é fundamental estabelecer o orçamento do evento, que deve ser respeitado ao longo de todo o processo. Na plataforma da Sympla, por exemplo, existe uma funcionalidade de controle financeiro que reúne as informações sobre vendas e receita, ajudando o produtor a ficar por dentro desse tópico.

Além disso, é interessante antecipar problemas que podem vir a acontecer e preparar planos emergenciais para cada um deles. Considerar eventuais imprevistos evita estresse e proporciona uma melhor experiência para todos.

Execução

A etapa de execução se inicia assim que o planejamento começa a ser colocado em prática, ainda na divulgação. É aqui que o público passa a ter conhecimento sobre o evento. Para isso, aposte em uma divulgação estratégica, com linguagem, imagens e canais em conformidade com a sua persona.

O ritmo das vendas é um indicativo dos esforços de planejamento e divulgação. Portanto, acompanhe a quantidade de ingressos vendidos e a interação com o público para entender como está o nível de aceitação em relação à produção. Ainda, é uma boa pedida ter uma página do evento com todas as informações e opções de compra. Vender os ingressos em uma plataforma online proporciona comodidade aos participantes e um maior controle para o produtor.

O momento de maior destaque na etapa de execução é o período no qual o evento acontece. Durante o evento, atente-se para a programação e confira se tudo está como o planejado. É essencial considerar a experiência dos participantes em cada detalhe da produção. Por isso, pense na logística da entrada da festa, banheiros e bares para evitar filas e aborrecimentos.

Para que tudo ocorra de forma tranquila, garanta que você tenha uma equipe bem treinada e entrosada. Contar com bons profissionais, que estejam cientes da programação, prioridades e que saibam se relacionar bem com os clientes é fundamental.

Análise

O trabalho do produtor não termina quando o evento acaba. É essencial fazer uma análise completa sobre os resultados do evento. Essa reflexão será muito valiosa para as suas próximas produções. Por isso, responda a algumas perguntas, por exemplo:

  • O objetivo do evento foi atingido?
  • Os participantes ficaram satisfeitos?
  • Qual canal de divulgação gerou mais vendas?
  • Qual foi a taxa de conversão da página do evento?
  • Quais foram as dúvidas dos compradores?
  • Qual é o perfil do público que comprou ingressos?
  • Como foi o comportamento dos participantes?

Responder essas e outras questões ajuda a entender se o evento foi um sucesso e quais pontos têm espaço para melhorias. Portanto, não hesite em pedir feedback para sua equipe e para os compradores. Para isso, pode ser interessante utilizar a metodologia de NPS no e-mail de pós evento para os participantes. Esteja aberto às sugestões e reúna o maior número de dados possível. É importante documentar tudo para futuras consultas e definir métricas a serem acompanhadas.

Dicas extras para gestão de eventos 

A gestão de eventos requer uma série de competências em áreas distintas. É necessário que o profissional seja generalista, atentando-se aos muitos aspectos que giram em torno de uma produção.

Alguns detalhes, no entanto, pedem uma atenção especial. Confira essas dicas:

Prepare-se para lidar com imprevistos

Toda produção está sujeita a problemas. E, como guardiã da estratégia, a pessoa responsável pela gestão deve estar preparada para imprestos.

O planejamento, portanto, precisa contemplar um plano de gestão de crise. Assim, será possível endereçar os problemas rapidamente, proteger a reputação do evento e reparar quaisquer danos aos participantes.

#DicaSympla: Leia mais sobre gestão de crise para eventos.

Gestão de eventos e legislação

Entender um pouquinho das leis também faz parte desse universo. Afinal, produzir eventos é lidar com os dados pessoais e, muitas vezes, com a imagem dos participantes da produção. Confira:

  • LGPD: nome, RG, CPF e endereço são só alguns dos dados pessoais usados na gestão de um evento, e o produtor precisa seguir algumas normas para usá-los. 
  • Direito de imagem: antes de usar a imagem dos participantes, é fundamental conseguir a autorização adequada. 

Controle financeiro

A etapa de planejamento pede um olhar cuidadoso para as finanças. Afinal, para que a produção seja lucrativa, é preciso reduzir gastos desnecessários e investir no que é mais importante para a experiência do público. 

Como principal responsável pela produção, o gestor de eventos deve saber listar todos os gastos necessários para fazer o evento acontecer, criando um orçamento representativo e alinhado à verba da produção. Também não pode faltar:

  • controle das entradas e saídas;
  • definição de prioridades;
  • e reserva de emergência. 

#DicaSympla: saiba mais sobre controle financeiro aqui.

Coloque em prática a gestão estratégica de eventos

Na gestão de eventos é de grande utilidade contar com plataformas que armazenem os dados sobre o evento e auxiliem na análise, como a Sympla. Na área do produtor é possível observar gráficos sobre a venda dos ingressos, balanço financeiro, informações sobre os participantes e muito mais. Além disso, o nosso sistema viabiliza integrações com outros tipos de ferramentas. Algumas delas são:

  • Google Analytics: Monitore a página do seu evento conectando com o seu perfil;
  • Google Ads: Integre seu evento com a ferramenta de links patrocinados do google;
  • Facebook Pixel: Monitore seus anúncios no Facebook adicionando um pixel de conversão;
  • Mailchimp: Envie e-mails, automatize campanhas e segmente listas;
  • RD Station: Transforme os participantes do seu evento em leads.

A Sympla oferece soluções de integração para dados, CRM, SMS, automação de marketing, atendimento ou criação de sites, além dos painéis e informações que já ficam disponíveis na plataforma assim que o evento é criado. Com tudo isso, fica ainda mais fácil promover um evento estratégico e fazer uma gestão eficiente.

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