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Existem diversos tipos de eventos, dentre eles uma categoria bastante comum é a de eventos acadêmicos ou educacionais. Nesse caso, o objetivo é transmitir conhecimento aos participantes. Em situações onde o debate deve ser incentivado e o propósito é a troca de ideias, a melhor opção é apostar na produção de um seminário.
Para te ajudar a entender melhor sobre esse tema, reunimos neste blog post 9 dicas imperdíveis para produzir um seminário de sucesso:
1. Escolha um tema central para o seu evento
2. Tenha uma lista de convidados bem elaborada
3. Entre em contato com expositores e calcule as despesas
4. Garanta que o seminário irá ocorrer em um espaço adequado
5. Contrate bons fornecedores
6. Atente-se à duração do encontro
7. Invista na divulgação do seminário
8. Disponibilize inscrições de maneira fácil e rápida
9. Contrate equipe para controle de entrada e cerimonial
O que é um seminário?
Seminário é um gênero oral que consiste na exposição e no debate de ideias sobre um determinado tema. O apresentador geralmente utiliza de recursos audiovisuais (como apresentações em PowerPoint) para enriquecer seu conteúdo. Ele pode ser utilizado em diversas situações, como em trabalhos acadêmicos ou na defesa de projetos, sendo bastante comum nos ambientes universitários.
Qual é a finalidade do seminário?
Diferentemente de uma conferência, o objetivo do seminário é agregar conhecimento ao assunto em destaque, sem focar na apresentação de resultados específicos. No final, o orador abre um espaço para discussão, focando nas perguntas e comentários a respeito do assunto abordado.
Assim, o seminário buscar incentivar discussões sobre determinado tema, abrindo espaço para novas ideias, sem necessariamente chegar em uma conclusão.
Como em qualquer tipo de evento, um seminário de qualidade implica a execução de algumas etapas para que a apresentação ocorra tranquilamente, instigando o público e alcançando os objetivos propostos. Sabendo disso, separamos abaixo as melhores dicas para você fazer um seminário incrível! Vamos lá?
Como é feito um seminário? Confira 9 dicas essenciais!
1. Escolha um tema central para o seu evento
O primeiro e mais importante passo para organizar um seminário de qualidade é a escolha de um assunto central. Esta tarefa fica a cargo da instituição que propôs o seminário, seja uma empresa, faculdade, escola técnica etc.
Mas, se o evento estiver sendo planejado por um produtor contratado pela instituição, a missão dele é dar ideias de como expor esse tema, conhecer o assunto para sugerir formatos de convite, local, divulgação e até apontar brindes para os participantes.
2. Tenha uma lista de convidados bem elaborada
Os convidados são os palestrantes, aqueles que detêm um notório conhecimento sobre a pauta do seminário e que irão despertar o interesse do público. Esses nomes precisam ser muito bem escolhidos, pois são eles os principais responsáveis pela qualidade do que será debatido. Os convidados certos são um chamariz para o público.
Portanto, garanta que a lista de nomes que irão figurar no seu seminário seja de enorme importância para o assunto, que eles sejam o que o público quer ver e que possam dar uma contribuição efetiva para o tema em pauta.
3. Entre em contato com expositores e calcule as despesas
Após pensar no tema proposto, é o momento de entrar em contato com os expositores, pessoas que têm conhecimento aprofundado sobre o tema e, geralmente, são do meio acadêmico.
Quanto maior a importância do palestrante, maiores serão os custos para contratá-lo. Pode ser que ele não cobre cachê, mas, mesmo assim, existirão gastos como transporte, alimentação e estadia.
Caso a instituição não possa oferecer uma boa quantia para isso, é possível sugerir cobrança pela inscrição, desde que seja um valor proporcional ao cobrado pelo orador. Outra saída que, inclusive, é bastante recomendada, é a captação de patrocínios.
4. Garanta que o seminário irá ocorrer em um espaço adequado
A partir da definição do tema e do número de integrantes do público, você poderá definir o local do evento. Os auditórios podem ser nos mais variados locais, como:
- Faculdades;
- Hotéis;
- Sala de reuniões;
- Em empresas;
- Em uma sala de conferências alugada para essa finalidade.
Entretanto, é necessário mensurar a quantidade de interessados em participar, uma vez que o espaço escolhido precisa ter acessibilidade adequada e comportar todos os presentes com conforto e segurança. O ideal, no caso dos seminários e demais eventos educativos, é reservar o local com antecedência e limitar o número de inscrições.
Para controlar o número de participantes do seu seminário, você pode utilizar uma plataforma online de gerenciamento de ingressos e inscrições, como a Sympla! ???? Assim, você terá controle total dos dados dos participantes e das vendas e poderá providenciar a estrutura mais adequada.
Com o aplicativo Sympla Organizador é possível acompanhar as vendas do seu evento em tempo real sempre que desejar, além de realizar o check-in dos participantes por QR Code e muito mais!
5. Contrate bons fornecedores
Para um seminário, além dos equipamentos sonoros e de vídeo, outros itens são necessários. Alimentos para o coffee-break, arranjos de flores e outros itens para decoração são alguns exemplos do que pode estar presente no evento.
Para qualquer encomenda ou aluguel de materiais, faça um contato com os fornecedores com antecedência, combine preços, entregas e tenha um contrato.
6. Atente-se à duração do encontro
Dependendo da amplitude do tema e da quantidade de palestrantes, seu seminário pode durar algumas horas ou, até mesmo, dias. Portanto, é preciso encontrar um ponto de equilíbrio, para que seu evento não seja tão curto e impeça a exploração da temática escolhida, nem muito longo e maçante.
Com base nisso, determine quantidades iguais de tempo de fala para cada expositor e a duração da troca de ideias entre os presentes. Se o seminário for uma sessão de um congresso, a sua duração pode ser de uma ou algumas horas.
O ideal é que o encontro seja bastante interativo, divertido e permita a participação de todos. Desta forma, fica também mais interessante para quem estiver assistindo. Por isto, planeje um cronograma para que esta interação aconteça e disponha de ações que permitam isso:
- Debates por perguntas escritas;
- Videoconferências;
- Sugestões dos participantes;
- Espaço para coffee-break;
- Etc.
7. Invista na divulgação do seminário
Um evento sem divulgação certamente não atrairá muita gente, não é mesmo?
Por isso, tenha um cuidado especial com essa fase de sua programação: faça um mailing que inclua estudantes, professores, pesquisadores e representantes de empresas relacionadas à área para divulgar via e-mail. Fixe cartazes em locais estratégicos e divulgue em jornais e revistas voltadas para o tema do seu seminário.
Além disso, não se esqueça de marcar presença nas redes sociais. Afinal, grande parte do seu público está em alguma delas! Ao utilizar o Facebook, por exemplo, é possível disponibilizar na própria página do evento o link de redirecionamento para as inscrições.
Oferecer descontos ou algum tipo de benefício, como e-books exclusivos para participantes, também pode aumentar o interesse do seu público pelo seu seminário. A dica é sempre usar todas as ferramentas disponíveis que façam sentido com os interesses seu público-alvo.
8. Disponibilize inscrições de maneira fácil e rápida
Para organizar um seminário, também é necessário disponibilizar uma maneira para que os interessados possam se inscrever em seu evento. Você pode utilizar uma plataforma online que possibilite as confirmações de maneira rápida ou criar um espaço físico para fazer essas inscrições, desde que seja em locais que o público frequenta.
#DicaSympla: você produz eventos e tem interesse em aumentar suas vendas, revolucionar a gestão do seu evento e fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil? Então conheça a Sympla e organize seu seminário com quem entende do assunto!
9. Não se esqueça da equipe para controle de entrada e cerimonial
No dia do evento, você precisa ter uma equipe preparada para ajudar. Seu staff precisa estar atento ao controle de entrada do público. A ação aqui também irá variar conforme o seminário, caso o organizador escolha vender ingressos, distribuir senhas, ter uma lista com o nome dos participantes ou outras opções.
Mas esteja sempre atento para não superlotar o espaço e proporcionar uma experiência desconfortável para o público. A melhor maneira de controlar a entrada é fazendo check-in online, através da mesma plataforma de eventos online escolhida para venda antecipada de ingressos.
O cerimonial precisa preparar como se dará a abertura, as falas e garantir a execução do seu planejamento. É necessário treinar seu staff repassando toda a programação para garantir o bom andamento do seminário.
[DICA EXTRA] Foque nos detalhes – que fazem toda a diferença!
Em seminários é costume distribuir kits informativos com guias, CDs, pastas, canetas, dentre outros itens para proporcionar melhores explicações sobre o tema. Brindes também podem ser oferecidos. E se seu evento tiver uma longa duração, um coffee-break para os participantes é essencial.
Mesmo que o evento seja rápido, lembre-se: um cafezinho, água e banheiros sempre limpos não podem faltar.
Essas são as principais etapas para planejar e organizar um excelente seminário. Para conseguir executar cada etapa é preciso saber calcular os valores que serão gastos com o aluguel do espaço, materiais para os participantes, coffee-break, expositores, equipamentos (microfones, caixas de som, tela de projeção etc.) e, é claro, equipes de limpeza.
E aí, o que achou das nossas dicas de como organizar um seminário? Coloque-as em prática e aproveite seu evento ao máximo! :)