A pergunta ‘como fazer uma conferência de sucesso’ vive na cabeça dos produtores que recebem o desafio de organizar um evento nesse formato. Não é uma tarefa fácil: o organizador precisará elaborar um terreno fértil para discussões e reflexões de grande importância. Se você deseja realizar uma conferência de sucesso e se tornar referência neste meio, este post é para você! Confira.
O que significa conferência?
Por definição, a conferência é um evento organizado por um grupo de indivíduos, associações ou instituições, com o objetivo de reunir pessoas para discutir determinada questão ou problemática, visando o levantamento de soluções, prioridades e propostas para o bem comum.
Aparentemente, é algo simples. Mas, se você acredita que basta chamar as pessoas para que a conferência seja produtiva e gere resultados, está enganado. Uma conferência também é um evento que exige organização de reunião online para atrair participantes e alcançar o objetivo a que ela se propõe!
Além das conferências presenciais, algo que foi tomando forma foram as organizações de conferências online. E aí entra mais um ponto de atenção, como a preparação anterior a data do evento, microfone, câmera de qualidade e internet boa!
Por que organizar e qual é a importância?
Quando o assunto é difundir e compartilhar conhecimento, há uma ampla gama de formatos para o produtor de eventos, como o summit, o congresso, simpósio, e por aí vai. Então, por que escolher organizar uma conferência?
Simples! O formato da conferência permite que sejam explorados diversos assuntos, do acadêmico ao corporativo. Além disso, esse evento reúne um grupo de autoridades em determinado assunto. Isso significa que, de lá, sairão reflexões e insights, além de muitos contatos para o produtor de eventos.
Como fazer uma conferência de sucesso?
Uma vez definido o modelo do evento, é preciso decidir se ele será presencial ou online. Cada um desses formatos tem suas particularidades, oferecendo benefícios e desvantagens. Enquanto o modelo remoto é mais abrangente e tem custos mais baixos, o presencial é capaz de capturar a atenção dos participantes por mais tempo. Para tomar essa decisão, o organizador de eventos precisará definir suas prioridades
Escolha um espaço adequado para a conferência presencial
Normalmente, uma conferência de sucesso é realizada para resolver problemas e discutir assuntos pré-determinados. Por isso, não gere novos problemas para os debates! Para isso, selecione com cautela o local da conferência presencial, lembrando que:
- O local precisa comportar confortavelmente o número total de pessoas;
- O número de banheiros deve ser compatível com o de participantes;
- Preocupe-se com o acesso ao local do evento, se há estacionamento, bem como mobilidade para deficientes físicos;
- Se precisar de um espaço para o coffee-break, procure por um local arejado que facilite o deslocamento das pessoas para que elas se sirvam.
Conferência online: o que planejar para o ambiente?
Já para conferências online, as preocupações são um pouco menores, mas não deixam de ser super importantes:
- Escolha um espaço silencioso, para não haver interferências durante a conferência;
- Observe se a internet do local funciona com sua capacidade máxima naquele ambiente;
- Garanta que o espaço esteja bem iluminado para dar uma qualidade maior à imagem durante a transmissão;
#DicaSympla: as melhores dicas para escolher o local ideal para a realização do seu evento!
Programar a sua conferência é essencial
Para que a conferência de sucesso realmente aconteça, é necessário que haja um tempo específico para cada palestrante ou debate – e isso precisa ser avisado com antecedência.
Dessa forma, quem for discursar pode preparar uma apresentação na medida certa. Uma boa dica é, durante a apresentação, informá-lo através de placas sobre o tempo restante, por exemplo, “faltam 10 minutos” (isso na conferência presencial). Já em uma reunião online você pode combinar um canal de comunicação com o palestrante e ir se comunicando por lá, como WhatsApp, por exemplo.
Peça que o mestre de cerimônias, ao apresentar o palestrante, informe que no final haverá um espaço para perguntas, assim os participantes podem anotar suas dúvidas e questionar no momento certo. Em uma conferência online, se possível, deixe alguém anotando as perguntas que surgirem no chat da ferramenta.
Além de uma conferência de sucesso precisar ser bem planejada, uma programação permite que o tempo não se prolongue exageradamente.
#DicaSympla: saiba como escolher o palestrante certo para o seu evento
Roteirize as apresentações da conferência
Quando organizar a palestra, discurso ou orientação, determine previamente os temas que serão discutidos. Assim, quem vai falar com o público não será repetitivo quanto ao conteúdo exposto. O roteiro serve para direcionar o apresentador e não deixar com que ele saia do foco.
Outro ponto a ser enfatizado é que as apresentações devem ser revisadas antes da data do evento para avaliação dos dados que serão explicados. Você não vai querer que haja incompatibilidades com o tema, improvisos ou até mesmo invenção de dados, certo?
Uma conferência de sucesso chega a quem precisa
A empresa que contratou você, precisa informar sobre a quantidade de convidados, palestrantes e interessados. Dessa forma você vai poder direcionar a divulgação do evento para um público-alvo correto.
Se uma empresa, por exemplo, tiver uma lista dos associados é uma boa oportunidade de conquistar novos participantes. Divulgue o conteúdo das palestras nos materiais que forem criados, isso ajuda a despertar interesse no evento.
Conheça e se interesse realmente sobre quem é o público que precisa participar deste evento, caso contrário, será um conteúdo quase perdido.
Providencie o que será usado na conferência
Como qualquer evento, você vai precisar de um checklist e estudar todas as necessidades dos palestrantes, convidados e participantes. Lembre-se da carga horária para poder selecionar os itens e suas quantidades. E programe um teste de todos os equipamentos.
O que será necessário para um evento presencial?
Para quem for falar, providencie garrafas de água, microfone, datashow, câmera (de acordo com o local e a estrutura que você tiver, há possibilidade de realizar um streaming para participantes que se inscreveram na modalidade à distância), cabos, pen drives e demais acessórios necessários para a apresentação.
Já para os convidados, disponibilize assentos confortáveis, internet wi-fi e cartões indicando nome da rede e senha, caso haja.
O que será necessário para um evento online?
Já no tipo de evento online, você pode separar ou pedir que o apresentador separe:
Um copo ou garrafa com água, um ambiente iluminado, uma boa câmera (ou até mesmo configurar a câmera do notebook), um microfone lapela e a apresentação em PPT (caso seja necessário).
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Conferência presencial
Para recepcionar os participantes e credenciá-los na conferência, você deve ter uma bancada com os crachás, separando-os por ordem alfabética, o que agilizará em caso de atrasos e filas.
É essencial que este controle seja rigoroso mas, ao mesmo tempo, muito rápido e prático para evitar demoras no cadastramento. É por isto que recomendamos a utilização de uma plataforma automática online, que irá propiciar, além da venda online das inscrições, o cadastramento automático dos participantes no dia do evento.
Aproveite para deixar materiais interessantes para os participantes na entrada. O evento vai contar com pasta, folders de parceiros e outros materiais? Inclua um material da sua empresa nessa pasta, é uma forma sutil de divulgação.
De acordo com o número de participantes, selecione recepcionistas e auxiliares. Direcione gente para auxiliar os palestrantes e convidados, bem como para ficar responsável por cronometrar as palestras e informar os minutos faltantes.
Conferência online
Já para uma conferência virtual, as coisas podem ser um pouco mais simples. Então o que você mais precisa se preocupar é com relação à sua conexão e a criar um link que realmente funcione para que os participantes não tenham problemas na hora de acessar a plataforma.
Vale falar também sobre escolher a melhor plataforma para conferência. Isso faz muita diferença no dia do evento, já que você deve deixar tudo da maneira mais prática possível para as pessoas acessarem.
Saiba lidar com imprevistos em sua conferência
Um palestrante ficar preso em algum lugar, perder o voo ou ficar doente são possibilidades que não devem ser descartadas. E por esse motivo, os demais participantes não poderão ficar no ócio até o horário da nova palestra.
É importante sempre dispor de uma carta na manga para esse tipo de situação, como ter vídeos sobre o tema do evento. Se for possível, adeque os horários, remanejando as palestras. Outra solução é ampliar o tempo das perguntas até que o palestrante seguinte entre em cena.
Mesmo que realizando o teste dos equipamentos, algo pode falhar. Portanto, você deve estar preparado para todas as possibilidades. Se possível, tenha equipamento extra para garantir que o evento continue sem interrupções.
Como qualquer evento, peça um feedback dos participantes. Junto com os materiais entregues no credenciamento (no caso de conferência presencial), coloque uma pesquisa de satisfação. É uma boa forma de saber como seu evento está sendo avaliado por quem participa. Para eventos online, vale enviar um e-mail com o link de um formulário de satisfação.
Existem algumas ferramentas de criação de formulário que você pode usar, como o Google Forms, por exemplo.
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Conferência de sucesso online? Escolha a plataforma certa!
Caso você faça uma conferência online, que se tornou algo super comum com a chegada da pandemia, é preciso escolher muito bem a plataforma para hospedar o seu evento. Isso porque é necessário garantir um bom suporte para este tipo de acontecimento.
Pensando nisso, a Sympla desenvolveu uma solução para você criar, vender os ingressos e entregar o seu evento online em uma única plataforma: o Sympla Streaming.
Nela é possível criar e enviar um link único de acesso ao evento para os participantes, criar diversas salas de transmissão em um mesmo evento, gerenciar a interação entre os participantes durante a transmissão e o melhor: você não precisa realizar nenhuma integração, facilitando o processo. Isso acontece pois já somos integrados com a plataforma Zoom, uma das mais conhecidas do mercado.
#DicaSympla: você produz eventos e tem interesse em aumentar suas vendas, revolucionar a gestão do seu evento e fazer parte da maior plataforma de eventos do Brasil? Então, conheça a Sympla!
Boa sorte e sucesso com a sua conferência!