A empresa de cerimonial segue protocolos e regras estabelecidas para eventos que exigem maior formalização, ou seja, um roteiro de ações definidos roteiro para a ocasião. As empresas e produtores que atuam nesse ramo são especialistas tanto em cerimônias políticas, como religiosas e pessoais (formaturas e bailes, dentre outros), e trabalham justamente para auxiliar os produtores a seguir os protocolos de seu evento. Congressos, eventos esportivos, casamentos são alguns exemplos de eventos que precisam de um cerimonial.
Se você se encontra no mercado de empresas de cerimonial, é preciso se firmar como autoridade no assunto para captar clientes e ser o responsável por muitas e grandes produções. Ter uma empresa do ramo, seja esta geral ou especializada em uma tipo de ocasião específica, é um constante aprimoramento para o organizador, que precisa oferecer os melhores serviços para se destacar. Mas como é possível fazer isso e se sobressair entre os concorrentes?
Veja a seguir 6 dicas infalíveis para que a sua empresa de cerimonial transmita a segurança que o cliente precisa na hora de fazer a contratação!
Possuir uma lista com os melhores fornecedores
É comum que empresas de cerimoniais trabalhem sempre com uma mesma lista de fornecedores para recomendar aos clientes, tendo assim parceiros constantes que conhecem a atividade e mantém um excelente serviço. Mas se você ainda está começando a inserir seu negócio nesse segmento, é importante fazer uma triagem dos fornecedores locais de móveis, equipamentos eletrônicos e sonoros, iluminação e itens para decoração (flores, toalhas de mesa, tapetes, bandeiras e outros). Quanto mais próximos de você eles estiverem, menores serão os custos e também as chances de atrasos de entrega.
Caso não haja os itens necessários para locação em sua cidade ou região, verifique se é melhor comprá-los ou pagar o frete para trazê-los de um fornecedor mais distante. Mas lembre-se que você também precisará arcar com um espaço para guardar tudo isso.
Apresente uma proposta para cada fornecedor, com suas necessidades, explicando o modo como sua equipe trabalha, datas de entrega, formas de pagamento, garantias e um contrato. Assim, você faz um comparativo entre os fornecedores e avalia dando notas de 1 a 5, por exemplo. Lembre-se de que, após a realização do cerimonial, veja se essas notas ainda estão condizentes com o que foi executado.
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Leia muito sobre empresa de cerimonial
Quando uma pessoa contrata uma empresa de cerimonial, ela está em busca de alguém que a ajude a organizar o seu evento dentro das regras de etiqueta necessárias e com as melhores dicas. Por isso, se você pretende manter uma empresa do ramo e ter sucesso, leia muito, busque referências e tente sempre se manter atento às novidades do mercado. Novidades estas com relação à dicas de decoração, figurino, etc.
Se mantenha informado e mostre aos seus clientes que você é a escolha certa para que o evento dê certo e ainda se destaque!
Contar com os melhores profissionais
Para destacar os serviços da sua empresa no mercado, é preciso ter uma grande equipe. E quando fala-se da formalidade dos cerimoniais, há vários envolvidos:
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o chefe de cerimonial: que está por trás do planejamento e da organização;
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o mestre de cerimônias: o apresentador, aquele que fala diante do público;
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equipe de apoio: encarregados de conduzirem às pessoas a seus lugares na mesa, em seus assentos de honra, para receber uma homenagem, em lugares na plateia, dentre outros momentos. Os auxiliares também contribuem na parte da iluminação, ajuste de equipamentos, conferência do andamento da cerimônia e demais atividades operacionais;
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recepcionistas: ficam na entrada para receber, fazer o check-in e orientar os participantes que chegam. Ainda têm a função de notificar o chefe de cerimonial da chegada dos convidados de honra.
Além dos melhores profissionais específicos, ter uma equipe administrativa, uma equipe de limpeza experiente, seguranças e uma assessoria ajuda na organização, divulgação e na imagem positiva do cerimonial, demonstrando um trabalho de alto padrão.
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Divulgue a sua empresa
Divulgue sua empresa para ser visto! Tenha uma identidade visual forte, levante todos os seus pontos positivos, que se sobressaem aos concorrentes, e divulgue-os! Você pode promover palestras sobre cerimoniais, pode organizar pequenos eventos e workshops para divulgação ou, até, pode distribuir folders informativos.
Acima de tudo, porém, abuse da internet para a promoção da sua marca. Estar presente nas redes sociais é muito importante, pois, além da mera divulgação, você ainda pode ser citado por clientes e, então, alcançar outras pessoas. Divulgue também em páginas de serviços e produtos relacionados aos seus eventos, além de gerar conteúdo relevante em seu blog, site e até estratégias de guest post.
Preze pela qualidade de atendimento
Quando o cliente contrata uma empresa de cerimonial, ele quer ter a segurança de que tudo sairá bem feito. Por isso, é comum que ele pergunte várias vezes a mesma informação ou que contate você frequentemente. Tenha paciência e responda atenciosamente tudo o que ele precisa saber. Dessa forma, esforce-se para que todos os seus clientes se surpreendam com o bom atendimento e a prestação de serviço.
No cerimonial, preocupe-se em entregar exatamente o que você acordou com o cliente, com responsabilidade e profissionalismo. Essa segurança que você passa, de que tudo sempre sai como planejado, é uma grande vantagem competitiva e o marketing ficará a cargo da indicação de seus clientes satisfeitos.
Ofereça um serviço personalizado
O cerimonial celebra um momento mercante, por isso, também precisa ser único. Muitas empresas têm temas padrão, de forma que todas as formaturas em Odontologia, por exemplo, recebem a mesma decoração. Nenhum cliente gosta de ter seu evento igual a outros, portanto, despenda tempo conversando com os organizadores para entender exatamente o que ela espera. Depois, use a criatividade para fazer cada detalhe conforme o perfil do cliente, não deixando de lado, claro, os protocolos necessários para fazer um evento organizado.
Apresente um custo benefício adequado
Seus preços devem estar na média do mercado, para não assustar o cliente e nem fazê-lo desconfiar da qualidade dos seus serviços. Contudo, mais importante do que isso, é você justificar seu valor. Descreva detalhadamente cada investimento em infraestrutura, fornecedores, serviços, tempo de consultoria e outros itens relevantes.
Além disso, mostre para seu cliente que ele está pagando para ter tranquilidade durante o evento e ótimas recordações de um cerimonial bem realizado. Mesmo que seu valor seja um pouco acima do mercado, se o cliente tiver certeza da competência da sua equipe, ele pagará a diferença sem hesitar. Afinal, ter a segurança de que o evento será bem coordenado é o mais importante nesse caso.
Aja com transparência
Uma das piores coisas para a imagem da sua empresa é o cliente não receber o que esperava ou não saber o que ele está pagando. Por isso, desde o orçamento, seja o mais transparente possível com tudo o que o serviço irá incluir.
Habitue-se também a documentar todas as reuniões que você fizer com o cliente, registrando o que foi decidido e modificado. Não feche nenhum serviço sem fornecer um contrato detalhado ao seu cliente, dando tempo para que ele leia e aprove. Parece burocrático, mas essa atitude passará a credibilidade necessária para o contratante.
Ao final do cerimonial, monte um borderô completo o apresente ao cliente como demonstrativo dos gastos. Além disso, esse documento pode ser usado para você fazer o orçamento para próximos eventos.
Prezar pela qualidade e pela boa divulgação do seu serviço são os principais passos para garantir mais destaque no mercado para sua empresa de cerimoniais. Seguindo estas dicas seu caminho para o sucesso fica mais próximo!
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