A organização de um evento de sucesso inclui inúmeras etapas, desde o planejamento, divulgação, vendas e execução, até a análise de resultados e indicadores. Todas essas fases são decisivas para que a produção saia do papel, além de englobarem diversas tarefas que demandam muita atenção e cuidado.
Se você, como produtor de eventos, já se perguntou como organizar um evento de sucesso, este post vai servir para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. A seguir, você confere um passo a passo completo elaborado pela Sympla para antecipar problemas e garantir o sucesso da sua próxima produção.
Por que fazer um evento?
O mercado de eventos no Brasil é um setor estratégico, que cresce constantemente e abrange uma enorme gama de possibilidades. Só em 2023, esse setor apresentou um crescimento de 105% de faturamento em relação a 2019, ultrapassando os números pré-pandemia. A projeção é que o mercado cresça mais 19% em 2024.
Além de uma grande oportunidade de lucro, os eventos podem ser utilizados como estratégia em outros negócios, por exemplo, para dar mais visibilidade a uma marca, lançar produtos, comunicar inaugurações, estreitar relações com colaboradores, clientes e fornecedores e muito mais.
Assim, a organização de eventos é uma área bastante vantajosa e que oferece inúmeras possibilidades para os produtores.
Quais são os principais tipos de evento?
Entre os principais tipos de eventos que podem ser explorados pelo produtor estão:
- Eventos sociais: casamentos, aniversários, formaturas e happy hours;
- Eventos corporativos: feiras, conferências, reuniões, treinamentos e congressos;
- Eventos religiosos: festas beneficentes, retiros e encontros espirituais;
- Eventos acadêmicos: simpósios, palestras, seminários, cursos e workshops;
- Eventos culturais: festivais de música, shows, exposições artísticas e saraus;
- Eventos esportivos: corridas, campeonatos e jogos.
Passo a passo de como organizar um evento de sucesso
Seja qual for o objetivo e o tipo do evento que você vai produzir, ele deve ser cuidadosamente planejado, de maneira que possa garantir ao seu público uma experiência única. Então, que tal conferir um passo a passo completo a seguir?
1. Comece pela estratégia para eventos
O planejamento estratégico é essencial no passo a passo de como organizar um evento. É nessa fase que o produtor deve responder perguntas específicas como:
- Qual o objetivo do evento?
- Quem serão os participantes? O que eles buscam?
- Como o evento vai atender a essa demanda?
- Qual será a minha proposta de valor única?
- Qual a receita esperada?
Avaliar essas questões vai ajudar você a identificar os objetivos da estratégia, o público-alvo e o que ele valoriza, definindo elementos importantes que vão fazer com que sua produção se destaque da concorrência.
Além de planejar objetivos, metas e público-alvo, o planejamento também deve abranger sua marca, o tema e o nome da produção.
Essa pode até parecer uma tarefa fácil dentre tantas outras envolvidas na organização de eventos, mas ela exige criatividade e uma identidade forte. Antes de oficializar o nome, lembre-se de realizar uma análise de concorrência, para entender se ele já não está sendo utilizado.
#DicaSympla: Branding para eventos: estratégias para criar uma marca forte
2. Pense no seu orçamento para eventos
A gestão financeira é outro aspecto importante da organização de eventos. É preciso pensar no orçamento projetando os custos necessários com o espaço desejado, equipe, gastos de divulgação, serviço de buffet, equipamentos de áudio e vídeo, contratação de artistas e atrações, entre outros.
Tenha em mente que um evento de grande porte precisa de um investimento compatível. Assim, se a verba destinada for uma quantia pequena, procure enxugar gastos e definir os fornecedores o quanto antes. Isso vai garantir preços menores e prazos maiores para pagamentos.
3. Defina local e data para o seu evento
Com base no planejamento e no orçamento disponível, é hora de escolher o local e a data do seu evento. Para isso, leve em conta o público esperado, sazonalidades, fornecedores e calendário de feriados.
Em relação a escolha do local, é preciso levar em conta a quantidade de convidados e o tipo de público. O ideal é optar por casas e espaços para eventos que tenham uma estrutura adequada, estacionamentos e que fiquem em locais de fácil acesso, tanto para quem vai de carro, quanto para os usuários de transportes públicos.
Já na hora de escolher a data, atente-se a alguns pontos como:
- Período do mês: considere o período do mês em que as pessoas costumam receber seus salários. Geralmente, nos primeiros dias do mês, elas ficam mais propensas a gastar dinheiro, dessa forma, aproveite para marcar eventos na primeira quinzena;
- Dia da semana: é preciso pensar também no dia da semana. Dificilmente será possível reunir um número considerável de pessoas para um show durante a semana, por exemplo, já que a maioria acorda cedo para trabalhar. Dependendo do nicho, você pode até pensar em uma data durante a semana e de dia, como em eventos corporativos;
- Feriados: essas datas também precisam ser consideradas na hora de decidir o grande dia. Existem situações em que um evento pode ficar vazio nas vésperas de um feriado ou nos próprios dias de folga, enquanto outras podem atrair muitos visitantes;
- Datas sazonais: se o evento gira em torno de comemorar algo específico, como o Dia dos Namorados, você pode usar e abusar da data de maneira estratégica para divulgação. Para isso, basta ficar de olho em datas comemorativas que darão visibilidade para a produção;
- Concorrência: se o nicho tem uma concorrência de peso, é importante entender se vale a pena realizar o evento no mesmo dia ou semana. Quando o seu evento não acontece no mesmo período de um show com artistas famosos, por exemplo, ele tem muito mais chances de dar certo.
#DicaSympla: Espaços para eventos corporativos em São Paulo: conheça 11 opções
4. Selecione a equipe ou staff para eventos
É importante ter o suporte de uma equipe de trabalho, com profissionais de nível técnico, de apoio e operadores. Mas tudo depende do porte do evento e do tamanho da sua empresa. Vamos conhecer os diferentes níveis?
- Nível Técnico: técnicos de marketing e propaganda, som, vídeo, iluminação e outros profissionais que são necessários para pensar na estrutura e divulgação do evento. Vale lembrar que é possível contratar essas pessoas de forma pontual e elas não precisam, necessariamente, fazer parte do quadro de funcionários da sua empresa;
- Nível de Apoio: carregadores, recepcionistas, seguranças, garçons, área médica, auxiliares de serviços gerais e todos os profissionais que precisam ser contratados a cada novo evento. É preciso contratá-los com antecedência para que possam receber o treinamento necessário;
- Nível de operadores: aqui são, geralmente, o quadro fixo de funcionários da empresa como secretárias, produtores de mídia, auxiliares de limpeza, manutenção, entre outros.
Depois de formar a equipe, é importante criar canais de comunicação eficientes e acessíveis a todos, para garantir uma boa dinâmica de trabalho e evitar informações desencontradas.
5. Escolha atrações especiais e programação do evento
Com tantas atividades a definir e tantos pontos a acertar, é muito comum os produtores se sentirem perdidos ao montar a programação de atrações. Por isso, é importante antecipar essa tarefa, principalmente se o evento for de grande porte. Aqui vão alguns passos do que você pode fazer para definir uma programação especial:
- Determine os locais e suas capacidades: ao escolher o local do evento, é preciso pensar onde cada coisa vai acontecer. Para isso, elabore uma lista de ideias de cada atividade (coffee break, palestras etc) e onde elas podem ser realizadas.
- Determine o formato das atividades: neste momento, é importante definir tanto o local quanto a quantidade de pessoas que vão participar de cada uma dessas atividades.
- Defina o tema e os palestrantes e artistas: é provável que você já tenha diversos palestrantes ou artistas em mente. Sendo assim, é hora de definir qual palestrante falará sobre o que ou em que momento o artista entrará no palco para a elaboração da programação. Na plataforma do evento procure adicionar o horário, nome do artista e até uma mini biografia.
- Distribua bem os horários: por fim, é preciso que você delimite corretamente o tempo para cada atividade. Os palestrantes e artistas precisam ser informados com antecedência sobre o tempo que terão disponível para sua apresentação.
6. Estabeleça parcerias e patrocínio para eventos
Na hora de pensar nos custos de um evento, vale considerar a participação de parceiros e patrocinadores para ajudar a aumentar o orçamento. Além de reduzir custos, o envolvimento de empresas do nicho pode dar mais estabilidade à operação, aumentar a credibilidade da produção e suas chances de sucesso.
Em troca, a empresa que patrocina acaba ganhando visibilidade e acesso direto ao público-alvo.
A dica na hora de encontrar os potenciais patrocinadores e parceiros é considerar empresas do nicho e identificar se existe uma relação coesa entre a organização e o seu evento. É válido avaliar também companhias que já patrocinaram eventos similares.
Ao definir as organizações que mais fazem sentido, pesquise quem são os tomadores de decisão dentro daquele negócio, para iniciar o relacionamento. Uma proposta de patrocínio bem feita é fundamental para apoiar as negociações.
#DicaSympla: Guia do patrocínio para eventos 2024: o que é, como captar os melhores e outras formas de apoio
7. Fique de olho nas normas para eventos
Ao pensar na realização de um evento, é preciso incluir o planejamento de segurança, desde o pré até o final do grande dia. Com esse planejamento, os riscos de acidentes e falhas serão praticamente nulos. Por outro lado, se alguma coisa que foi prevista acabar acontecendo, você terá um plano de controle da situação. Confira algumas dicas:
- Atente-se a escolha do local: é preciso que você leve em conta a quantidade de convidados e o tipo de público. Com isso, você garante que todos fiquem devidamente acomodados e evita a superlotação, que pode representar graves riscos à segurança;
- Identifique os riscos: é importante entender os riscos que o local pode oferecer, como furtos, assaltos, vandalismo, incêndio, desmoronamento e outros acontecimentos similares. Essa antecipação permite criar um plano de contingência;
- Verifique se as autorizações e licenças estão em dia: existe um órgão responsável por fiscalizar cada tipo de evento. A falta de uma autorização ou documentação correta pode causar multas e até o cancelamento da produção. Por isso, é necessário que você conheça os documentos exigidos neste processo:
- Fique atento ao credenciamento dos funcionários: é preciso que os funcionários sejam identificados e credenciados de acordo com as suas devidas funções. A preferência é que o crachá seja pendurado no pescoço, para facilitar a identificação rápida;
- Tome cuidado com falsificações de identificação: com os benefícios da tecnologia, vêm também os problemas. É preciso que a portaria tenha profissionais habilitados para reconhecer ingressos falsificados, a fim de evitar o acesso a pessoas não autorizadas;
- Construa planos: além de uma brigada de incêndio contratada para o dia do evento, é preciso criar um plano de contingência e um plano de abandono, caso sejam necessários.
8. Invista no marketing para eventos
A divulgação da produção é uma parte importante do passo a passo de como organizar um evento. Aqui, a dica é usar e abusar de ferramentas online como as redes sociais, os anúncios patrocinados e outros tipos de conteúdos.
Na hora de definir o tipo de divulgação, é importante levar em conta o seu público-alvo e as redes que ele mais consome. Uma festa focada no público jovem, por exemplo, pode alcançar resultados interessantes quando publicada e impulsionada em redes sociais como o Instagram e o TikTok.
Já os eventos corporativos são melhor visualizados em plataformas profissionais, como o LinkedIn, ou mesmo por meio de email-marketing e anúncios no Google Ads.
Para divulgação nas redes sociais, é essencial criar publicações atrativas, com as principais novidades e atrações do evento, imagens de divulgação e edições anteriores, contagem regressiva, virada de lotes e postagens que incentivem a interação do público.
Já para os anúncios pagos no Facebook, Instagram, Google e TikTok, a dica é segmentar bem o público, com base em informações como faixa etária, localidade e interesses.
#DicaSympla: Como divulgar um evento: 8 dicas indispensáveis para colocar em prática
9. Tenha um checklist para a véspera e o dia do evento
Um checklist pode ajudar você a se preparar melhor para o dia do evento e garantir que todos os detalhes foram considerados e nada importante ficou para trás. Confira a seguir o que fazer na véspera:
- Entre em contato com fornecedores e patrocinadores para confirmar horários e detalhes;
- Confirme se o espaço está pronto e disponível para receber as instalações;
- Teste equipamentos, luz, palco, microfones e computadores;
- Prepare e teste o sistema de check-in dos participantes;
- Verifique se é preciso fazer alguma adaptação na programação;
- Prepare o kit de boas-vindas e materiais informativos que serão distribuídos.
No dia do evento, a dica é chegar cedo e verificar se toda a estrutura está montada e funcionando adequadamente. A partir desse momento, o produtor deve assumir o papel de supervisor, gerenciando a equipe e os convidados, para atender urgências e problemas que possam surgir.
#DicaSympla: Dia do evento: checklist para uma produção impecável
10. Não esqueça do pós-evento
A organização de um evento não termina quando as portas se fecham. Depois que a produção se encerra, a equipe precisa fazer a limpeza do espaço e avaliar possíveis danos e prejuízos, como louças e mobiliários quebrados.
Além disso, é importante fazer o fechamento do caixa, repassar os valores para a equipe, realizar a prestação de contas e desmontar toda a estrutura.
No dia seguinte, aproveite para avaliar os fornecedores escolhidos, levando em conta problemas que podem ter ocorrido e a confiança que eles passaram durante a produção. Esse também é um bom momento para aproveitar o hype em cima do assunto e converter novos participantes para a próxima edição.
Para entender a percepção do público que compareceu, você pode realizar pesquisas de satisfação. O ideal é enviar o formulário em até 2 dias após o evento, elaborando perguntas sobre horário, programação e avaliação dos artistas ou palestrantes.
Lembre-se de documentar todos os resultados, tanto os financeiros quanto os não tangíveis, como fortalecimento e alcance da marca. Acompanhar algumas métricas para eventos pode ser importante para entender o cenário final.
Sympla: a plataforma ideal para o seu evento
Você viu como organizar um evento é um processo complexo e cheio de detalhes, não é? A escolha de uma plataforma simples e segura é, portanto, uma etapa muito importante para otimizar o processo e garantir mais facilidade e agilidade.
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