A busca por eventos esportivos continua em ascensão no Brasil e no mundo, impulsionada especialmente pelo crescimento das corridas de rua. De acordo com a plataforma Road Runners, o número de provas de corrida praticamente triplicou nos últimos cinco anos. É exatamente essa crescente popularidade que torna a organização de um evento esportivo tão empolgante e cheia de energia: o esporte tem o poder único de despertar a paixão e unir as pessoas!

Se você está pensando em produzir um evento esportivo de sucesso, preparamos algumas dicas valiosas para ajudar você a criar uma experiência inesquecível.

Dicas para organizar um evento esportivo

A regra número um para produzir qualquer evento de sucesso é planejamento. O primeiro passo é investir tempo em uma boa pesquisa e montar um checklist completo com todas as etapas necessárias. Com tudo organizado, é hora de arregaçar as mangas e transformar ideias em realidade, continue a leitura para saber mais!

1. Defina o tipo do evento

Antes de tudo, defina o tipo de competição e a modalidade esportiva do seu evento.

Escolher um esporte com o qual você tenha afinidade e uma boa rede de contatos pode fazer toda a diferença. Ter uma base de conhecidos facilita tanto na produção quanto na divulgação. Uma dica valiosa é frequentar eventos semelhantes para observar como são organizados e se conectar com outros produtores. Isso pode render insights valiosos e contatos estratégicos para o sucesso do seu evento.

Quais são os tipos de eventos esportivos?

Eventos esportivos podem assumir diversos formatos, dependendo da dinâmica e do público-alvo. Aqui estão os principais:

  • Campeonato: Todos os participantes se enfrentam pelo menos uma vez. Geralmente, tem uma duração mais longa, que pode ir de semanas a meses. Exige mais recursos e uma equipe maior para organização.

  • Torneio: Os participantes competem em grupos eliminatórios até restar apenas um vencedor. Tem uma duração mais curta que a de um campeonato. Em geral, são competições rápidas e dinâmicas.

  • Jogos: Podem ser de diversas modalidades esportivas e acontecem simultaneamente em um curto período de tempo. Esse tipo de evento requer planejamento detalhado para coordenação das atividades.

  • Gincana: Combina diferentes competições esportivas com regras flexíveis. Esse tipo de evento permite times mistos e jogadores de idades variadas, podendo promover mais inclusão e diversão.

  • Partida ou Prova Avulsa: Esse tipo de eveneto é focado em um único jogo ou prova específica. São eventos de menor escala e com um público específico.

Definir o tipo de evento é o ponto de partida para alinhar expectativas e planejar cada detalhe de forma eficiente.

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2. Escolha o local adequado

Escolher o local certo é fundamental para garantir uma experiência positiva para todos os participantes. É importante oferecer aos atletas um espaço com as condições necessárias para que a prática esportiva seja realizada de forma plena, segura e dentro dos padrões exigidos para a modalidade escolhida.

Além disso, pense no conforto e na segurança do público espectador. Certifique-se de que o espaço oferece boa visibilidade e acomodações adequadas, evitando áreas muito apertadas ou que dificultem a movimentação. 

Por exemplo, em um evento de ciclismo, o ideal é escolher uma pista projetada para esse tipo de prática, garantindo segurança e desempenho. Tentar adaptar um espaço inadequado pode comprometer não apenas a qualidade do evento, mas também a segurança dos participantes. 

Lembre-se: o local é o cenário onde seu evento vai acontecer. Por isso, escolha com cuidado!

3. Corra atrás de patrocinadores

Se você deseja produzir um evento esportivo incrível, mas está enfrentando limitações financeiras, saiba que a captação de patrocínios pode ser a solução! Aqui estão algumas dicas práticas para ajudá-lo nesse desafio:

  • Converse com diversas marcas e empresa, adaptando sua proposta a cada uma delas;
  • Ofereça diferentes tipos de patrocínio, como cotas financeiras, fornecimento de produtos ou serviços, ou permutas estratégicas;
  • Crie identificação entre o patrocinador e o evento, destaque como os valores e o público do seu evento estão alinhados com os possíveis patrocinadores;
  • Mostre o valor que o evento trará ao patrocinador, fale sobre como a visibilidade no evento pode beneficiar a marca, seja com ativações, material promocional ou exposição direta.

Com essas estratégias, você poderá transformar um orçamento limitado em uma oportunidade de criar parcerias valiosas.

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4. Tenha um bom planejamento financeiro

Organizar um evento esportivo vai além do planejamento logístico e criativo. É crucial que o produtor esteja atento à regularização legal e à boa gestão financeira para evitar problemas de última hora.Verificar alvarás e licenças necessárias para o seu evento é essencial e deve ser feito com bastante antecedência.

Erros comuns na contabilidade de eventos

  • Falta de emissão de recibo e nota fiscal: além de obrigatória, a emissão de documentos fiscais transmite profissionalismo e segurança. 
  • Ausência de detalhamento no contrato: evite mal-entendidos, garanta que todos os serviços, prazos e valores estejam descritos claramente no contrato. 
  • Falta de atualização sobre a legislação atualizada: as leis podem variar de acordo com o local e a modalidade. É fundamental estudar e se atualizar para evitar penalidades.

Além disso, não negligencie a contabilidade! Manter um controle financeiro claro e organizado ajuda a evitar imprevistos. Também é importante garantir um bom custo benefício na contratação dos fornecedores. Uma boa ideia é solicitar orçamentos detalhados de diferentes fornecedores e analise preços, prazos e condições de pagamento. Escolha parceiros que demonstrem experiência e compromisso, mesmo que não sejam os mais baratos.

Lembre-se: Nem sempre o serviço mais caro é o melhor, assim como o mais barato pode não atender às expectativas. Mesmo com o melhor planejamento, imprevistos podem acontecer. Por isso, ter um plano B é fundamental para garantir que o evento continue sem grandes problemas.

5. Invista na divulgação

Para divulgar de maneira eficiente, é essencial alinhar a comunicação com o perfil do público-alvo. Por exemplo, se o evento for uma corrida, uma boa estratégia é anunciar em rádios e TVs locais voltadas para academias.

Além disso, é fundamental estabelecer parcerias com sites e blogs que tratam de temas relacionados ao esporte, especialmente para atingir o público jovem. Para eventos voltados para o público mais velho, a divulgação em meios impressos, com distribuição nos bairros certos, pode gerar bons resultados. Já para o público jovem, é importante focar nas redes sociais, investindo também em colaborações com influenciadores envolvidos no universo esportivo.

Conhecer profundamente o público-alvo, entender seus hábitos de consumo e como alcançá-los são pilares fundamentais para todo produtor de eventos.

6. Venda os ingressos pela internet

Vender ingressos online é uma solução prática e fácil, tanto para quem organiza o evento quanto para os participantes. Com a venda pela internet, não há a necessidade de um ponto de venda físico, o que elimina o deslocamento e as filas. Os compradores podem garantir seus ingressos de forma rápida e segura, sem sair de casa.

Ao optar pela venda online, você oferece mais conveniência aos seus clientes, permitindo que adquiram ingressos de maneira simples, a qualquer hora e de qualquer lugar. Isso não só aumenta a satisfação do público, mas também amplia o alcance do evento.

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7. Realize a distribuição de brindes

É uma excelente estratégia envolver os patrocinadores na distribuição de brindes durante o evento. Para eventos esportivos, é importante que os brindes estejam alinhados com o universo do esporte, tornando-os úteis e tematicamente relevantes. Algumas ideias incluem:

  • bonés;
  • camisetas;
  • garrafas squeezes;
  • toalhinhas personalizadas;
  • meias;
  • mochilas;
  • kits de cuidado pós-treino;
  • suporte para celular
  •  barrinhas de cereais. 

É essencial escolher brindes que e integrem à rotina dos participantes e que estejam alinhados com a modalidade do evento. O segredo é escolher produtos que tragam praticidade, conforto e relevância para os participantes, garantindo que o brinde seja aproveitado no dia a dia.

Além disso, contar com patrocinadores para oferecer áreas de descanso e ativar suas marcas de maneira criativa durante o evento é uma excelente estratégia. Criar espaços temáticos de relaxamento, como lounges ou zonas de hidratação patrocinadas tem sido uma estratégia bastante explorada. Outra opção é realizar ativações interativas, como sorteios ou concursos, isso ajuda a manter o público engajado e a promover a marca de forma orgânica. 

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8. Atenção com a segurança

Mesmo em eventos de grande porte, como as Olimpíadas, falhas de segurança podem ocorrer, como foi o caso do maratonista brasileiro Vanderlei Cordeiro de Lima, que foi prejudicado por um invasor nos momentos finais da prova em 2004. Esse tipo de incidente é lamentável e poderia ser evitado com uma preparação adequada.

Por isso, é imprescindível contratar uma equipe de segurança bem treinada, capaz de agir com rapidez e eficácia caso algo inesperado aconteça. A segurança dos atletas deve ser uma prioridade, mas é igualmente importante garantir a segurança dos espectadores. Alguns pontos importantes para serem verificados incluem:

  • a condição das arquibancadas;
  • a capacidade de lotação;
  • as saídas de emergência;
  • as condições dos materiais utilizados;
  • a limpeza dos banheiros e/ou vestiários;
  • separação de torcidas, em caso de rivalidades;
  • serviços médicos para casos de emergências.

Essas precauções ajudam a evitar imprevistos e criam uma atmosfera mais segura. 

9. Fiscalize a venda de bebidas e alimentos

Independentemente do esporte praticado, a maioria dos eventos tende a se estender por várias horas, o que torna possível realizar a venda e o consumo de alimentos e bebidas durante a atividade.

Uma excelente opção é contratar uma empresa especializada em serviços de alimentação para garantir que haja uma variedade de opções de qualidade para os participantes. Também é possível buscar um patrocinador que se responsabilize por essa parte. 

Além de satisfazer a necessidade básica de alimentação, a oferta de alimentos e bebidas faz com que os participantes se sintam mais confortáveis e dispostos, ajudando a manter a energia e o foco. Esse tipo de serviço também cria uma oportunidade de socialização e interação entre os participantes. 

10. Busque referências nos maiores eventos esportivos do mundo

Por fim, é importante que o produtor se mantenha sempre atualizado em relação às tendências do mercado. Pensando nisso, você sabe qual o maior evento esportivo do mundo?

Quanto ao maior evento esportivo do mundo, as Olimpíadas são, sem dúvida, o maior em termos de abrangência e audiência, reunindo atletas de todo o planeta em uma celebração de diversos esportes.

Além das Olimpíadas, existem outros eventos esportivos de grande impacto e relevância global

  • Super Bowl;
  • Tour de France;
  • Copa do Mundo de Futebol FIFA;
  • UEFA Champions League;
  • Wimbledon;
  • X-Games;
  • Copa América (Futebol);
  • Libertadores;
  • Jogos Olímpicos de Inverno.

#DicaSympla: Confira aqui eventos esportivos para acompanhar esse ano!

Crie o seu evento esportivo! 

O mercado de produção de eventos esportivos realmente oferece inúmeras possibilidades e oportunidades, e a Sympla está aqui para tornar esse processo mais fácil e eficiente. Desde o planejamento até a execução, você pode contar com a nossa plataforma para garantir que seu evento seja um sucesso.

Com as soluções Sympla, é possível criar sua própria página de vendas online, acompanhar os resultados em tempo real, ter acesso a um painel financeiro, realizar o controle de participantes, e muito mais. Vamos lá? Criar evento esportivo!

Não sabe como começar? Acesse a nova Página do Produtor e confira o passo a passo!