O acompanhamento da contabilidade de eventos é imprescindível para o sucesso de uma produção, pois é a partir do orçamento que o organizador consegue planejar e fazer a gestão. Além disso, a parte contábil lida com questões relacionadas à legislação e às obrigações legais, portanto não pode ser ignorada ou feita de qualquer maneira. 

Neste artigo, é possível encontrar mais informações sobre:

  • qual a importância da contabilidade de eventos?; 
  • quais são os encargos obrigatórios?;
  • por que é necessário fazer a emissão de nota fiscal em eventos?;
  • contabilidade de eventos em relação aos pagamentos;
  • definição da CNAE da empresa de eventos;
  • principais erros na contabilidade de eventos.

O que é a contabilidade de eventos e como ela funciona?

A contabilidade de eventos envolve o cumprimento, registro e declaração de todos os encargos, despesas e recebimentos de uma produção e é imprescindível para manter o controle financeiro. 

Afinal, o planejamento orçamentário deve ser seguido para evitar que o evento gaste mais do que o previsto, causando prejuízos. 

Outro fator fundamental é que existem obrigações legais que o produtor deve se atentar, pois, dependendo do erro, pode acabar levando uma multa e comprometendo a credibilidade do evento — e da própria carreira. 

Um exemplo disso são os encargos obrigatórios que devem ser pagos e a emissão de notas fiscais. Se isso não for feito, o organizador pode ter que responder à Receita Federal e pagar uma grande multa.

Sendo assim, o produtor deve manter o controle da contabilidade do evento para ter certeza de que todos os impostos estejam em dia. O ideal é sempre consultar um contador que entenda do mundo do entretenimento para garantir que todos os pontos estejam de acordo com a legislação. 

Quais são as obrigações da contabilidade de eventos? 

Existem alguns encargos aos quais a produtora de eventos — assim como qualquer outra instituição — deve contabilizar e pagar os devidos tributos. 

Geralmente, quando ela conta com atrações ou outra atividade que envolva o pagamento a terceiros, todas as informações sobre função do profissional e os valores que serão pagos devem ser registrados em contrato, para evitar qualquer irregularidade. 

Além disso, é importante que a contabilidade de eventos realize esse processo dentro dos parâmetros corretos, ou seja, se o pagamento for para Pessoa Física ou para uma Pessoa Jurídica, no documento, isso deve estar detalhado, constando vínculo empregatício (quando for o caso), assim como a emissão de nota fiscal.

Aliás, a nota fiscal é um documento importantíssimo que legaliza qualquer tipo de venda, seja online ou offline. Sendo assim, essa é uma maneira das empresas comprovarem os seus ganhos e despesas, fazendo a tributação correta em relação a cada operação. 

Por isso, todo empreendedor é obrigado a recolher impostos e declarar lucros, incluindo os organizadores de eventos.

Para essa prática, é preciso ter um CNPJ registrado e estar cadastrado em um dos modelos (MEI, Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real).

#DicaSympla: Descubra como emitir nota fiscal do seu evento!

Não declarar os ganhos é considerado uma infração à legislação, ou seja, um crime de sonegação fiscal. De acordo com a Lei 4.729/1965: 

“[Constitui crime de sonegação fiscal] prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.

Portanto, emitir o documento fiscal corretamente é uma obrigação que a contabilidade de eventos deve fazer para evitar qualquer tipo de problema com a Receita Federal, a Secretaria da Fazenda ou a Prefeitura.

Um detalhe importante é guardar de alguma forma, por pelo menos 5 anos, esses documentos, pois durante esse período a fiscalização ainda pode ser realizada.

Escolha o CNAE da produtora de eventos de forma estratégica!

Para obter um CNPJ, é necessário ter uma Classificação Nacional de Atividades Econômicas. A CNAE é obrigatória para todas as PJs — incluindo autônomos e organizações sem fins lucrativos — e é utilizada para determinar quais atividades a empresa realiza.  

Portanto, essa classificação é um elemento muito importante da contabilidade de eventos, pois garante que a empresa pagará apenas os impostos referentes ao negócio.

Para que serve a CNAE? 

Cada empresa define a própria CNAE — entre as opções disponíveis. É fundamental fazer a escolha certa para que o negócio pague apenas os impostos devidos, eliminando despesas com outros tributos desnecessários.

Isso garante que a organização atue em conformidade com a lei e tenha suas obrigações legais e encargos definidos de acordo com a sua realidade. Um contador pode ajudar, caso o produtor fique em dúvida ao abrir seu negócio.

Quais são os tipos de CNAE para empresas de eventos?

Cada CNAE tem um código diferente que indica quais atividades podem ser exercidas ou não. Eles são divididos em classes e subclasses. Abaixo estão alguns exemplos de classificações e suas respectivas atribuições de acordo com o site do IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística:

CNAE 8230-0/01 para eventos

A classe 82.30-0 é em referência às atividades de organização de eventos, exceto os culturais e esportivos. Nessa categoria, está contida a subclasse 8230-0/01 — específica para serviços de organização de feiras, congressos, exposições e festas. 

Essa classificação, de acordo com a CNAE 8230-0/01, compreende as atividades de:

  • ‘’organização e promoção de feiras, leilões, congressos, convenções, conferências e exposições comerciais e profissionais, incluindo ou não o fornecimento de pessoal para operar a infra-estrutura dos lugares onde ocorrem esses eventos;
  • a gestão de espaço para exposição para uso de terceiros;
  • e a organização de festas e eventos, familiares ou não, inclusive festas de formaturas’’.

CNAE 8230-0/02 para casas de festas e eventos

Ainda, a classe 82.30-0 de atividades de organização de eventos contém também a subclasse 8230-0/02, que, diferentemente do exemplo anterior, é específica para, conforme pontuam, “atividades de gestão de casas de festas e eventos”.

CNAE 9001-9 para eventos culturais

Os eventos culturais são muito diversos, e, por isso, são vastos os tipos de CNAE que podem ser utilizados. Eles estão compreendidos em uma classe diferente, a 90.01-9, de artes cênicas, espetáculos e atividades complementares. Ela contém subclasses variadas, como:

  • 9001-9/01 para produção teatral;
  • 9001-9/02 para produção musical;
  • 9001-9/03 para produção de espetáculos de dança;
  • 9001-9/04 para produção de espetáculos circenses, de marionetes e similares;
  • 9001-9/05 para produção de espetáculos de rodeios, vaquejadas e similares;
  • 9001-9/06 para atividades de sonorização e de iluminação (para salas de teatro, de música e de outros espaços dedicados a atividades artísticas e culturais);
  • 9001-9/99 para artes cênicas, espetáculos e atividades complementares não especificadas anteriormente.

Segundo a CNAE 9001-9, essa classe também está relacionada a atividades como: 

  • ‘’produção de espetáculos de som e luz;
  • produção de shows pirotécnicos;
  • atividades de diretores, produtores e empresários de eventos artísticos ao vivo;
  • atividades de cenografia;
  • atividades de elaboração de roteiros de teatro e cinema;
  • produção e promoção de espetáculos artísticos e de eventos culturais’’.

CNAE 93.19-1 para eventos esportivos

A CNAE de classe 93.19-1 é destinada às atividades esportivas e contém a subclasse 9319-1/01, referente a produção e promoção de eventos desse segmento, compreendendo as atividades de:

  • ‘’produtores ou promotores de eventos e competições esportivas com ou sem infra-estrutura;
  • ligadas à organização de campeonatos de futebol, basquete, voleibol, tênis, atletismo, etc;
  • ligadas à organização de eventos e competições de esportes motorizados, como corrida de automóveis, karts, motos, entre outros;
  • ligadas à organização de eventos e competições hípicas e kennels clubes;
  • de regulação esportiva;
  • de ligas esportivas’’.

CNAE 5620-1/02 para serviços de catering e buffet

A classe 56.20-1 de serviços de catering, buffet e outros serviços de comida preparada e a subclasse 5620-1/02 de serviços de alimentação para eventos e recepções, compreende: 

  • ‘’o serviço de alimentação fornecido por buffet para banquetes, coquetéis, recepções, entre outros’’.

Para ver outras informações e códigos, acesse o site da CONCLA, a Comissão Nacional de Classificação do IBGE. 

É fundamental que o produtor busque a orientação de um contador especialista em eventos para escolher a melhor classificação para o seu negócio. 

Principais erros da contabilidade de eventos

Como existem vários detalhes relacionados à legislação, todo o processo de contabilidade de eventos precisa ser feito com muita atenção e com a responsabilidade de um profissional. Isso evitará alguns dos principais erros da área, por exemplo:

  • A falta de emissão de recibo e nota fiscal.

Esses documentos são imprescindíveis para comprovar todas as entradas e saídas financeiras da empresa.

O não registro de receitas e despesas pode acarretar em infrações fiscais, o que coloca a produtora em risco de ser multada. Isso compromete a saúde financeira da empresa e prejudica a credibilidade perante ao público. 

  • Não fazer o detalhamento do contrato

Já que envolve questões jurídicas e suas falhas ou brechas podem gerar perdas e processos para a empresa, esse é um ponto essencial.

Sendo assim, o documento deve apresentar especificamente como serão realizados os pagamentos, em quanto tempo, de quem e para quem, o que ocorre em casos de cancelamentos, entre outras situações.

  • Não se atualizar em relação às alterações legislativas

Como as alterações legislativas podem acontecer com frequência, o contador precisa estar atento a cada novo detalhe inserido nas leis que pode afetar o projeto. Por isso, é muito importante que o profissional esteja atualizado para conseguir se manter em conformidade com as obrigações fiscais.

Deixar tudo registrado nos mínimos detalhes é uma forma de prevenir a produtora e evitar problemas futuros, garantindo o bom andamento dos eventos.

Agora que já sabe a importância da contabilidade de eventos, leia o guia completo da Sympla que vai ajudar a simplificar outros processos na gestão de suas produções!