Se você, como produtor de eventos, já se perguntou como organizar um evento de sucesso, este post vai servir para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto! A organização de eventos é como uma faca de dois gumes. Isso pois, quando ele é bem realizado, pode trazer um retorno altamente satisfatório para o produtor, seja qual for seu objetivo. Mas, caso contrário, ele pode se tornar inesquecível pela falta de organização e pelos prejuízos trazidos.
A organização de eventos inclui várias etapas, como planejamento, divulgação, vendas, execução e análise. Todas essas fases são decisivas para o sucesso da produção e englobam diversas tarefas que demandam a atenção do organizador.
Seja qual for o objetivo do evento, ele deve ser cuidadosamente planejado, de maneira que possa garantir ao seu público uma experiência única! Então, que tal conferir um passo a passo completo para a organização de eventos? Continue a leitura!
Aqui você vai encontrar várias dicas sobre:
Planejando o seu evento: passo a passo completo
O planejamento é essencial na organização de eventos. Definir o local de acordo com a proposta do evento é o primeiro passo. Feito isso, é hora de entrar em contato com fornecedores como buffet, locadores de equipamentos de imagem e som, estandes (se houver), mobiliário e equipe de cerimonial.
Não se esqueça de levantar toda a documentação necessária para o evento. Saiba se irá precisar de algum tipo de licença, seguro ou alvará e providencie o quanto antes. Também é importante conhecer o trabalho e a integridade dos serviços que você está contratando, afinal, tudo o que você pediu deve estar no espaço do evento no dia e hora marcados.
Tenha uma equipe preparada para atender o público de forma coerente com a proposta do evento. Faça um treinamento com a equipe, para que ela possa realmente ser útil aos convidados. Pessoas preparadas para informar e orientar são essenciais!
Crie também uma equipe de apoio para palco, assim caso haja palestrantes e mestres de cerimônia e eles precisem de alguma ajuda no evento, eles estarão de prontidão. Planeje também com cuidado o check-in e o credenciamento para que no dia do evento dê tudo certo!
#DicaSympla: quer montar uma equipe de sucesso para seu evento? Leia mais sobre isso em nosso artigo sobre staffs :)
Defina o tema e o nome do evento
Escolher o nome do evento pode até parecer uma tarefa fácil dentre tantas outras envolvidas na organização de eventos. Mas, na hora H é que o produtor vê que precisa de algo criativo e que tenha ligação com a experiência que aquele momento vai proporcionar. Isso porque, um bom nome pode criar reconhecimento a quilômetros de distância e atrair um público fiel.
Por isso, tenha inspirações para criar bons nomes, como eventos que tornaram-se ícones ao longo dos tempos e geraram uma legião de fãs, como é o caso do Rock in Rio, por exemplo.
Nessas horas, a criatividade deve ser levada em conta e, se for possível, reúna mais pessoas para ajudarem com ideias de nomes diferentes e marcantes e faça pesquisas!
Antes de oficializar o nome, é preciso realizar também uma análise de concorrência, já que não vai pegar nada bem espalhar um nome que já existe, não é mesmo?
#DicaSympla: criamos um post para ajudar você a criar nomes para eventos! Confere aí.
Tenha objetivos claros
Antes de tudo, tenha em mente qual o objetivo e o público do evento. Se a ideia é lançar um novo produto, invista em material informativo de qualidade, em um ambiente que possibilite a interação desse público com a empresa e em uma estratégia eficiente de entretenimento informativo.
Se a proposta for melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros, aproveite o momento para levar aos colaboradores externos o maior número possível de informações sobre o seu negócio, mostrando a eles os benefícios reais de atuarem junto a uma corporação tão interessante.
O evento pode ser também um momento perfeito para reunir os funcionários de uma empresa e promover um treinamento interativo. Para isso, crie um clima aconchegante de descontração e aproveite para motivá-los e fazê-los participar. Quem sabe um desafio de metas com uma recompensa especial? Aproveite para divulgar as ações internas da empresa!
Objetivo e público definidos: é hora de começar a pensar nos detalhes!
Alie boas ideias ao seu orçamento
Agora que você já sabe qual será o público do seu evento, é possível mensurar o número de participantes e a partir daí definir o orçamento. Se a verba destinada for uma quantia pequena, procure definir os fornecedores o quanto antes, isso resultará em preços menores e prazos maiores para os pagamentos.
Tenha em mente que um evento de grande porte está diretamente associado a um investimento compatível. Considere que precisará de verba para coisas que vão desde a locação do espaço até para eventuais brindes que os convidados possam ganhar.
Uma ideia que vem ganhando popularidade nos eventos corporativos, por exemplo, são as experiências imersivas. Neste caso, a empresa proporciona ao seu público um contato mais próximo com o produto ou procedimento empresarial, até mesmo com a própria organização do evento. Enquetes online para propor temáticas aos funcionários pode ser uma boa estratégia. Mas não se esqueça de alinhar todas as atividades do evento ao perfil da empresa!
Atente-se para os itens de alimentação
Pesquisas feitas em meados de 2018 (relatório nomeado Economic Significare of Meetings to the US Economy), mostraram que as comidas e bebidas representam os maiores custos para os produtores de eventos, representando 29% do dinheiro investido nos encontros. Mas tudo isso é compreensível quando pensamos nos diferentes tipos de eventos.
Quando estamos planejando um evento com duração de um dia inteiro, como uma conferência, por exemplo, o recomendável é pensar em ao menos 2 coffee breaks (um pela manhã e outro no período da tarde) e o almoço. Servir um welcome coffee, conhecido como café da manhã de boas-vindas, também é uma ideia.
Caso o recinto permita, é possível contratar opções com preços mais acessíveis com fornecedores externos. Existem coffee-breaks que podem ser contratados por R$ 15,00 por pessoa, para um evento de 100 convidados.
Em alguns estabelecimentos, em que as regras são mais restritas, pode ser que você não tenha tanta flexibilidade na escolha de empresas. Neste caso, os preços podem ser mais altos, como coffee break por R$ 30 por pessoa.
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Garanta a segurança e funcionamento do evento
Ao pensar na realização de um evento, é preciso pensar no planejamento da segurança do seu evento, desde o pré até o final do grande dia. Com tal planejamento, os riscos de acidentes e falhas serão praticamente nulos. Por outro lado, se alguma coisa que foi prevista acabar acontecendo, você terá um plano de controle da situação. Por isso, confira algumas dicas:
- Atente-se para a escolha do local: é preciso que você leve em conta a quantidade de convidados e o tipo de público. Com isso, você garante que todos fiquem devidamente acomodados no dia do evento. Locais com superlotação pode representar graves riscos à segurança de quem está no espaço.
- Identifique os riscos: é importante entender os riscos que o local pode oferecer, como furtos, assaltados, vandalismo, incêndio, desmoronamento e outros acontecimentos similares. Com essa antecipação, é possível criar um plano de contingência e entender como será possível proceder.
- Escolha um local com as autorizações e licenças em dia: existe um órgão responsável por fiscalizar cada tipo de evento. A falta de uma autorização ou documentação correta pode causar multas e até o cancelamento do evento. Por isso, é necessário que você conheça quais os documentos comumente exigidos neste processo:
– Alvará de Funcionamento Temporário;
– Contrato social ou estatuto;
– Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica;
– Termo de responsabilidade específico e assinado;
– Laudo técnico de segurança;
– Comunicado aos órgãos de segurança, como Corpo de Bombeiros e Polícia Militar. - Fique atento ao credenciamento dos funcionários: é preciso que os funcionários sejam todos identificados e separados de acordo com as suas devidas funções. A preferência é que o crachá seja pendurado no pescoço, para facilitar a identificação.
- Cuidado com falsificações de identificação de público: com os benefícios da tecnologia, vêm também as partes “ruins”. É preciso que a portaria tenha profissionais habilitados para reconhecer ingressos falsificados, a fim de evitar o risco de prejuízos para você.
- Construa planos: além de ter uma brigada de incêndio contratada para o dia do evento, é preciso criar um plano de contingência e um plano de abandono, caso seja necessário.
Escolha a data e horário
A data e horário de um evento podem ser elementos essenciais para definir se tal será um sucesso ou não. Por isso, é preciso levar em consideração alguns pontos:
- Período do mês: considere o período do mês em que as pessoas costumam receber seus salários, ou seja, geralmente nos primeiros dias elas ficam mais propensas a gastar dinheiro. Aproveite para marcar eventos na primeira quinzena do mês.
- Dia da semana: é preciso pensar também no dia da semana. Dificilmente será possível reunir um número considerável de pessoas para um show durante a semana, por exemplo. Isso porque a maioria acorda cedo para trabalhar. Dependendo do nicho, você pode até pensar em uma data durante a semana e de dia, como em eventos corporativos, por exemplo.
- Feriados: estas datas também precisam ser consideradas na hora de decidir o grande dia. Existem locais que ficam vazios em véspera de feriado ou nos próprios dias de folga, enquanto outros atraem muitos visitantes e você não precisa se preocupar em popular o evento.
- Datas sazonais: se o seu evento gira em torno de comemorar algo específico, você pode usar e abusar da data de maneira estratégica para divulgação. Para isso, basta ficar de olho em datas comemorativas que darão visibilidade para o seu evento.
- Concorrência: se o seu nicho possui uma concorrência de peso, é importante entender se vale realizar o evento no mesmo dia ou semana. Quando o seu evento não ocorre no mesmo período de um marco com artistas famosos, por exemplo, ele tem muito mais chances de dar certo.
Defina a programação do evento
Com tantas atividades para definir e tantos ponto a acertar, é muito comum os organizadores se sentirem perdidos ao montar a programação de um evento. Por isso, é importante antecipar essa tarefa, principalmente se o evento for grande. Por isso, aqui vão alguns passos do que você pode fazer para definir a programação de um evento:
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- Determine os locais e suas capacidades: ao escolher o local do evento, é preciso pensar onde cada coisa vai acontecer, principalmente se existem várias salas dentro de um só espaço. Com isso, elabore uma lista de ideias de cada atividade que vai acontecer em cada um desses locais (coffee break, palestras etc).
- Determine o formato das atividades: neste momento, é importante definir tanto o local quanto a quantidade das pessoas que vão participar de cada uma dessas atividades.
- Defina o tema e os palestrantes/artistas: é provável que você já tenha diversos palestrantes/artistas em mente, não é mesmo? Diante disso, definir qual palestrante falará sobre o que ou em que momento o artista entrará no palco é um dos itens mais importantes na elaboração da programação. Na plataforma do evento procure adicionar o horário, nome do artista e até uma mini biografia.
- Distribua bem os horários: é preciso que você delimite corretamente o tempo para cada atividade. Com isso, os palestrantes/artistas precisam ser informados com antecedência o tempo que terão disponível para apresentação.
Contrate equipe e recursos necessários
É necessário ter o apoio de uma equipe de trabalho, com profissionais de nível técnico, de apoio e operadores. Mas tudo depende do porte do evento e do tamanho da sua empresa. Vamos conhecer os diferentes níveis?
Nível Técnico – técnicos de marketing e propaganda, som, vídeo, iluminação e outros profissionais que são necessários para pensar na estrutura e divulgação do seu evento. Vale lembrar que é possível contratar essas pessoas por fora e eles não precisam fazer parte do quadro de funcionários da sua empresa, caso não seja possível.
Nível de Apoio: carregadores, recepcionistas, seguranças, garçons, área médica, auxiliares de serviços gerais e todos os profissionais que precisam ser contratados a cada novo evento. É preciso contratá-los com antecedência para que possam receber treinamento.
Nível de operadores: aqui são, geralmente, o quadro fixo de funcionários da empresa como secretárias, produtores de mídia, auxiliares de limpeza, manutenção, entre outros.
Antecipe-se: escolha uma plataforma para gestão de ingressos
É preciso escolher uma plataforma segura e simples de usar para divulgar o seu evento. Na hora de selecionar a melhor ferramenta, vale consultar a real existência da empresa que está por trás, além de todas as soluções oferecidas pela mesma. A Sympla pode ser uma das opções a ser considerada para abrigar o seu evento!
Seja ele um evento presencial ou online, nós oferecemos as melhores soluções de ponta a ponta para o grande dia. Você pode escolher dentre os nossos três formatos aquele que mais tem conexão com o seu evento:
Sympla Plataforma: aqui você pode divulgar todos os seus eventos presenciais e online, é por aqui que o seu congresso, peça de teatro, palestra, workshop ou qualquer outro formato será encontrado pelas pessoas.
Sympla Streaming: nossa plataforma de eventos online permite que você realize uma transmissão para até 300 pessoas, simultaneamente. Ela oferece tudo que você precisa para organizar a melhor experiência online aos participantes.
Sympla Play: se você é criador de conteúdo e não sabe onde implementar o seu curso online, a Sympla oferece uma solução completa para você personalizar e vender seus conteúdos virtuais de forma simples e segura em um só lugar.
Convidados Especiais
Você está pensando em levar um convidado especial para o grande dia? Sem problemas. É preciso pensar apenas se essa pessoa realmente tem a ver com o tema principal do evento e qual o retorno que ela pode trazer para tal. Realize buscas de pequenos, médios ou grandes influenciadores do nicho abordado no evento e entenda qual a relevância e contribuição dele para o mercado.
É hora de divulgar seu evento
Tudo pronto, chegou o momento de divulgar! Use e abuse das ferramentas online de divulgação e promoção! Além de práticas, elas garantem um acesso mais simples a informações como data, endereço e mapa de acesso, temática do evento, credenciais, entre outros. Encontre comunidades online que ressoam com os interesses do seu público. Se seu evento é sobre “E-commerce”, vale a pena divulgá-lo em fóruns e comunidades de redes sociais sobre o assunto. Outras ferramentas que você pode utilizar são:
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E-mail marketing segmentado: envie um convite para todos os contatos que você tem dentro da sua indústria. Email marketing funciona muito bem!
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Facebook Ads: encontre pessoas possivelmente interessadas em assuntos relacionadas ao seu evento e promova um artigo para elas;
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Google Adwords: anuncie para as pessoas que estão buscando por informações relacionadas ao seu evento;
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Conteúdo/SEO: crie um blog do seu evento, envie artigos como autor convidado para outros blogs e, assim, atraia seu público alvo. Este conteúdo será indexado pelos buscadores e gerará mais tráfego para você.
Aprenda a montar proposta de patrocínio
Na hora de pensar nos custos de um evento, vale considerar empresas do nicho interessadas em realizar o patrocínio e ajudar nos operações para colocar tudo em prática. Nessa troca, a empresa que patrocina acaba ganhando visibilidade e acesso direto ao público-alvo. Para isso, é preciso identificar se existe uma relação coesa entre o evento e a empresa que você pretende propor o patrocínio.
Depois de escolher os potenciais patrocinadores, é hora de descrever como será o evento, qual o tipo de cobertura de mídia oferecida e qual a proposta de divulgação da marca patrocinadora. Fizemos um post sobre como vender patrocínio para eventos, confere aí!
#DicaSympla: quer saber mais sobre divulgação de eventos? Clique aqui :)
Na hora do evento
Chegou o grande dia! Para que tudo ocorra bem, alguns pontos devem ser checados. Certifique-se de que equipe entendeu as recomendações e estão à postos para receber o seu público. Verifique também que todos os equipamentos estão funcionando corretamente e que o necessário para o check-in está ok.
#DicaSympla: distribua um kit de boas vindas aos convidados no momento da entrada. Assim, eles já entrarão na festa com uma imagem positiva dos organizadores.
Este é o seu grande momento! É a hora de mostrar que todo o seu planejamento valeu a pena. Luzes, câmeras, ação!
Comece cedo: faça todos os testes necessários
Um evento demanda uma grande organização nos bastidores. Por isso, não deixe nada para ser verificado de última hora, pois se algo acontecer, você terá tempo suficiente de agir com um plano B. Confira Luz, palco, microfones, computadores para registrar os participantes, veja se a equipe está posicionada corretamente, entre outros aspectos necessários.
Garanta boas experiências aos participantes
O que mais marcam os eventos para os participantes são as experiências que ele proporciona. Pensando nisso, imagine qual tipo de diferencial você pode oferecer para eles. Algumas ideias são:
Foto interativa: essa é uma brincadeira que não sai de moda nunca. Neste momento, os convidados podem se reunir para se divertir e ainda guardar uma lembrança única do evento.
Tecnologia: sinal bom de wifi e totens para carregar o celular já viraram algo quase obrigatório nos eventos (principalmente corporativos). Se conseguir separar um espaço com puffs e estes dispositivos, pode ter certeza que a sua audiência irá agradecer.
Brindes: essa é uma estratégia antiga usada para fornecer uma experiência diferenciada para os participantes. Portanto, pense em algo bem criativo e que seja realmente marcante para dar de presente a quem for no evento.
Acompanhe as redes sociais
As redes sociais se tornaram as ferramentas mais poderosas do momento quando pensamos em comunicação, concorda? Sendo assim, prepare uma hashtag especial para o seu evento para que você possa acompanhar em tempo real tudo que estão falando sobre ele. Tudo isso vai servir de termômetro para você entender se o evento está dando certo ou errado, se estão gostando, pontos a melhorar ou a repetir. Fica a dica!
Pós-evento, colhendo os frutos do trabalho
Após seu evento, você deve analisar se tudo ocorreu segundo o esperado. Faça uma pesquisa com os participantes para saber qual a opinião deles. Levante os pontos positivos e negativos da ação e procure melhorar com eles. Com certeza, bons retornos virão!
Lembre-se de documentar todos os resultados e avalie os resultados financeiros, assim como os não tangíveis, como fortalecimento e alcance da marca. Acompanhar algumas métricas para eventos pode ser importante para entender o cenário final.
A importância da pesquisa na organização de eventos
Para entender a percepção dos participantes sobre o seu evento, a maneira mais efetiva é rodando uma pesquisa de satisfação após o grande dia. O ideal é enviar o formulário em até 2 dias após o evento (mande o quanto antes). Pergunte sobre o horário, sobre a programação, sobre o dia da semana, avaliação dos artistas ou palestrantes ou qualquer outra informação que achar relevante.
Ficou com dúvidas sobre como organizar um evento? Precisa de ajuda para a organização de eventos? Conheça a Sympla!
