Organização e planejamento são exigências fundamentais para qualquer produtor de eventos que deseje oferecer uma experiência impecável. No entanto, mesmo se preparando com antecedência, existem algumas tarefas que precisam ser realizadas no dia do evento.
Para ajudar na organização dessas etapas, a Sympla dividiu essas atividades em quatro categorias e listou todas as funções que devem fazer parte do checklist do dia da produção. Confira quais são elas a seguir.
Etapas do checklist do dia do evento
1. Ajustes finais na organização
Mesmo no dia do evento, ainda existem algumas tarefas da organização que precisam ser realizadas para dar os ajustes finais. É importante, por exemplo, realizar uma última visita técnica no espaço para conferir a estrutura, testar a internet e realizar ajustes no que for necessário.
O produtor deve, também, conferir as passagens e hospedagens de artistas, palestrantes e equipe que vierem de fora e realizar os últimos pagamentos que precisam ser acertados.
Avisos e crachás devem ser impressos, montados e conferidos. No caso da venda de ingressos por meio de uma plataforma, como a Sympla, é importante verificar os pedidos de cancelamento e emiti-los, conforme o código de defesa do consumidor.
Se, ao chegar no dia do evento, o produtor notar que as vendas foram baixas, pode ser válido emitir ingressos de cortesia, para garantir que o espaço não ficará vazio, evitando uma má impressão do público pagante.
Assim, as principais tarefas desta etapa são:
- Emitir passagens e hospedagens para equipe e convidados;
- Acompanhar visita técnica para conferir estrutura;
- Realizar vistorias do vento;
- Fazer os últimos ajustes de estrutura;
- Testar internet;
- Realizar últimos pagamentos;
- Cancelar ingressos;
- Emitir ingressos de cortesia;
- Fazer impressões;
- Conferir a montagem de crachás e materiais.
#DicaSympla: Alvará para evento: passo a passo e documentos necessários para conseguir um
2. Venda, credenciamento e controle da entrada
A recepção precisa de uma atenção maior no dia do evento, por isso, é importante que o produtor fique por perto para monitorar se está sendo feito um bom atendimento, auxiliando na resolução de dúvidas e recebendo participantes que não trouxeram ingresso ou que estão com algum problema.
No credenciamento é necessário receber os participantes, preparar os crachás e liberar as entradas. Vale observar se essa etapa está fluindo bem, sem filas e se os participantes estão recebendo todos os materiais a serem entregues, como crachás, etiquetas, canetas, brindes, etc.).
No caso de venda e credenciamento online, o produtor pode acompanhar os pedidos, analisando ordens inválidas ou canceladas e monitorando de perto a quantidade de público estimada e quantas pessoas já passaram pela catraca.
As tarefas que o produtor deve incluir no checklist, portanto, são:
- Receber participantes que não trouxeram ingresso;
- Receber credenciados e liberar entradas;
- Preparar crachás;
- Avaliar status de pedidos e verificar qualquer problema;
- Analisar vendas e pedidos inválidos ou cancelados;
- Monitorar a quantidade de público;
- Monitorar quantos pessoas entraram no evento.
3. Monitoramento e resolução de problemas
Engana-se quem acredita que o trabalho do produtor se resume ao planejamento do evento. No dia, esse profissional precisa estar muito atento, pois poderá lidar com diversos problemas e imprevistos.
É importante ficar de olho no andamento de todas as funções, desde a cozinha até equipamentos e atrações, monitorando acidentes de fluxo e problemas internos.
É nessa etapa, também, que será feita a abertura de mídia, postando stories e acompanhando do backstage para gerar mais engajamento e aumentar o burburinho sobre a produção.
Assim, o produtor deve incluir nessa etapa do checklist as seguintes tarefas:
- Resolver problemas com equipamentos, cozinha, etc.;
- Resolver problemas internos;
- Fazer abertura de mídia;
- Postar stories do evento;
- Acompanhar backstage.
4. Finalização da entrega
Por fim, é hora de finalizar o evento, preparando tudo para entregar o espaço da melhor forma e dispensar a equipe com a sensação de dever cumprido.
Nessa etapa é necessário fazer uma varredura de público e a revista de saída. Após liberar todos os participantes, a equipe deve partir para a limpeza pós-evento, verificando louças quebradas e possíveis danos e prejuízos.
Também é preciso fazer o fechamento de caixa, realizar o pagamento da equipe e os repasses necessários. Por fim, o time faz a desmontagem da estrutura e a prestação de contas.
Ao finalizar todos os processos burocráticos do dia do evento, é possível começar a divulgar e até a vender as próximas edições. Esse é um bom momento, já que o produtor pode aproveitar o hype em cima do assunto para converter mais participantes e garantir que a próxima edição aconteça.
No checklist de dia do evento, portanto, devem ser incluídos os seguintes pontos:
- Fazer varredura de público;
- Fazer revista de saída;
- Realizar a limpeza pós-evento;
- Fecha o caixa;
- Realizar o pagamento da equipe;
- Desmontar a estrutura;
- Prestar contas;
- Abrir a pré-venda para o próximo evento.
Dicas para um dia do evento impecável
Além de seguir os itens que listamos, algumas boas práticas também ajudam o produtor a tornar o dia do evento impecável. A primeira dica é buscar encantamento em cada fase, agindo sempre com gentileza e cordialidade e criando laços afetivos para estimular o trajeto do convidado.
Dar atenção para muitas pessoas ao mesmo tempo nem sempre é simples, mas é válido que o produtor tente ao máximo compartilhar alguns minutos, recebendo diretamente os convidados e participantes na recepção.
A dica é aproveitar esse momento para agradecer a presença e indicar algumas atrações ou diferenciais que mereçam destaque na produção. Esse tipo de atitude faz com que o público se sinta acolhido e parte de algo maior.
Quanto mais a organização envolver e encantar o público, mais fácil será fidelizar esse cliente e torná-lo um divulgador orgânico do evento, ajudando a impulsionar novas edições.
Concluindo, planejamento, organização e boas práticas são essenciais para que o produtor garanta o sucesso da produção. Por isso, é fundamental criar listas e checklists para não esquecer o que não pode faltar no evento.
Quer trazer ainda mais eficiência para a organização do evento? A Sympla é a maior plataforma de eventos do Brasil e tem soluções incríveis para a publicação, gestão, venda e entrega das suas produções.
Baixe gratuitamente nosso ebook e descubra boas práticas para criar o seu evento com a Sympla.
