Ícone do site Blog da Sympla – Tudo para criar ou viver experiências

Como montar um workshop: o que é, estrutura, divulgação e inscrições

Nadine Alves
workshop

Sem tempo para ler? Clique no play abaixo para ouvir esse conteúdo.

Que tal utilizar os seus conhecimentos e habilidades para montar um workshop? Independentemente da sua área de atuação, sempre haverá pessoas buscando novos conhecimentos, seja para aumentar a qualificação profissional ou para começar uma nova trajetória em outro espaço do mercado.

Confira as nossas dicas e aprenda a organizar um workshop de sucesso!

O que é um workshop

O workshop é um tipo de evento corporativo voltado ao ensino prático de alguma habilidade ou conhecimento. Como o workshop envolve a execução de exercícios e atividades na prática, os alunos podem adquirir conhecimentos de um jeito mais funcional e efetivo!

Muitas vezes, os workshops exigem que os participantes já tenham alguma base teórica a respeito do tema ensinado, para que possam participar adequadamente das atividades. No entanto, é possível realizar um workshop sobre qualquer assunto e para pessoas com pouco ou nenhuma familiaridade com o tema – aqui, o importante é usar a sua experiência profissional para preparar o evento :)

#DicaSympla: Saiba qual é a diferença entre eventos como conferência, congresso, palestra e mais. 

Para que serve um workshop?

A principal proposta de um workshop é que o aluno adquira conhecimentos práticos e vivências por meio de uma experiência em grupo. O contato com outras pessoas interessadas no assunto pode estimular a troca de ideias, possibilitando uma visão mais abrangente e completa. 

Além disso, o workshop pode ser uma alternativa interessante para pessoas que têm dificuldade em absorver conteúdos estritamente teóricos. Nesse cenário, atividades práticas e interativas podem ser mais simples e eficientes do que consumir um conteúdo denso em uma palestra, por exemplo.  

Quais as vantagens e desvantagens de organizar um workshop? 

Existem vantagens e desvantagens em promover um workshop. Por isso, é importante que o produtor de eventos coloque alguns fatores na balança antes de iniciar o planejamento. 

Como vantagem, é possível citar o modelo de abordagem, que foca em uma interação prática entre os alunos. Essa é a principal característica dos workshops, que os diferenciam de outros formatos, menos dinâmicos e atrativos para o público. 

Os workshops também exigem um investimento menor, se comparados a um curso, e podem ser eventos recorrentes, o que vai garantir mais rentabilidade ao produtor. 

Já em relação às desvantagens, por outro lado, é preciso considerar o espaço físico e as necessidades estruturais. Um workshop voltado para técnicas de confeitaria, por exemplo, vai demandar uma cozinha completa, equipada com todos os instrumentos necessários, além dos insumos. 

Qual a diferença entre workshop, curso e palestra?

Esses três modelos de eventos apresentam algumas diferenças básicas em relação à abordagem, duração, nível de interação e aplicações práticas. 

Existe uma diferença na forma como o conhecimento é transmitido pelos alunos. No caso das palestras, a abordagem é mais expositiva, ou seja, é uma apresentação oral em que o palestrante compartilha ideias e os participantes escutam passivamente. 

Já em um curso, a abordagem é mais instrucionista, ou seja, o foco é treinar, capacitar e instruir os alunos, mesclando conhecimentos teóricos com aplicações práticas, em que o participante tem uma interação moderada. 

Já os workshops tem uma abordagem totalmente prática e interativa e o foco é no desenvolvimento de habilidades. Ou seja, ao final do evento, o aluno já deve saber como aplicar aquele conhecimento. 

Em relação à duração, as palestras são eventos curtos, geralmente variando de 30 minutos a uma hora. Os cursos são mais completos e podem durar semanas ou meses. Já o workshop é uma modalidade de médio prazo, que pode durar algumas horas ou alguns dias. 

#DicaSympla: Qual a diferença entre curso e workshop?

Como funciona o workshop?

Os workshops também podem contar com um momento de ensino teórico, no qual o professor ou especialista aborda o tema de maneira mais superficial, com o objetivo de dar contexto às atividades que serão realizadas. Por esse motivo, os workshops acabam tendo uma duração menor, podendo ser realizados em um único dia.

Em alguns workshops, os alunos precisam levar seu próprio material de trabalho (como computador) para participar das atividades. Em outros, todos os materiais necessários são disponibilizados pelo próprio realizador do evento. Isso depende muito do assunto abordado e da finalidade do workshop: se o tema for fotografia, por exemplo, é provável que cada participante precise levar seu equipamento fotográfico para realizar os exercícios.

Vários tipos de atividades podem ser realizadas, desde exercícios individuais até trabalhos em grupo. O importante é estimular o aprendizado e a criatividade!

Todos os trabalhos são conduzidos pelo especialista do workshop, que deve explicar como cada atividade deve ser feita e acompanhar os participantes para que eles tirem suas dúvidas e executem as tarefas da maneira correta.

#DicaSympla: Como fazer um minicurso presencial e suas vantagens

Como montar um workshop

Montar um workshop exige muito planejamento e organização – afinal de contas, este tipo de evento conta com algumas particularidades e pode necessitar de itens especiais para ser realizado. Tudo irá depender do tema do workshop e das atividades planejadas para o evento. Confira a seguir todos os itens e aspectos que você precisa estar atento ao organizar um workshop:

1. Definição do tema e plano de ensino

O primeiro passo para realizar um workshop é a definição do plano de ensino – ou seja, a estruturação dos temas, subtemas e das atividades que serão abordadas ao longo do evento. Para isso, considere os seguintes pontos:

Lembre-se de que todos os aspectos do plano de ensino do workshop devem ser informados com clareza ao público. Isso ajudará a trazer o público certo para o evento e evitará que os participantes cheguem no workshop sem preparo ou esperando que outros assuntos sejam abordados.

#DicaSympla: Saiba como montar um plano pedagógico

2. Definição do público-alvo

A definição do público-alvo é outra atividade importante na hora de planejar um evento como esse. É importante identificar quem é o público ideal, respondendo a algumas perguntas como:

Essas informações vão ajudar o produtor a segmentar a estratégia de divulgação e embasar a tomada de decisões. 

Imagine, por exemplo, que você vai oferecer um workshop para cabeleireiros. Nesse cenário, conhecendo os hábitos desses profissionais você pode identificar que o melhor dia para o evento é em uma segunda-feira, quando eles, normalmente, têm o dia de folga. 

3. Planejamento estratégico

O planejamento estratégico envolve diversos fatores na organização do workshop. Nessa etapa é preciso definir, por exemplo, os custos envolvidos e o orçamento para cada atividade, o local onde o evento acontecerá, os melhores dias e horários, além de possíveis patrocinadores e fornecedores. 

Também é preciso decidir se o evento será pago ou gratuito, qual será o formato (presencial, online ou híbrido), para quantas pessoas e quem será o professor ou treinador. Para tornar seu workshop mais atrativo, é interessante buscar por profissionais com ampla experiência no mercado e que tragam um conteúdo inovador e diferente. 

Com esses detalhes definidos, é importante documentar todo o processo de planejamento do workshop. O ideal é criar um checklist com todas as etapas. Isso vai facilitar a organização de novas edições do evento. 

#DicaSympla: Como organizar cursos e workshops

4. Infraestrutura necessária

Todas as questões de infraestrutura do evento dependem, inicialmente, do número de participantes e das atividades a serem desenvolvidas. Estes pontos irão direcionar a decisão de itens como:

Para assegurar todos os itens necessários para o workshop, o ideal é manter o controle do evento em um checklist. Assim, você acompanha todos os detalhes e evita que algum imprevisto aconteça em cima da hora. Outra dica é oferecer um momento de descontração em que os alunos possam se conhecer, trocar experiências e fazer networking – e para isso, nada melhor do que um coffee break!

5. Precificação

Embora seja possível realizar um workshop gratuito, é comum que esse evento seja pago, já que demanda certo investimento em materiais e infraestrutura. Pensando nisso, uma precificação correta é fundamental para evitar possíveis prejuízos. 

Buscar patrocínios e parcerias podem ser uma boa alternativa para diluir os custos e reduzir o valor do evento, tornando-o mais atrativo para o público. Os parceiros podem ajudar fornecendo os materiais necessários em troca de visibilidade. 

Na hora de precificar o workshop, leve em conta os gastos com material e infraestrutura, o mercado e a concorrência e os lucros que podem ser gerados a longo prazo. Também é interessante avaliar a realidade financeira do público-alvo para entender se os valores cobrados fazem sentido e vão gerar uma alta procura. 

6. Divulgação

Depois de definir o plano de ensino do workshop, pensar nas atividades a serem realizadas e organizar os itens necessários para a estrutura do evento, é hora de planejar a divulgação!

O principal objetivo da divulgação é convencer o público-alvo a participar do evento. Para isso, é preciso conhecê-lo bem, traçando um perfil completo com foco nos seus interesses e necessidades. Se o público do evento for pessoas de 35 a 45 anos, por exemplo, divulgá-lo para jovens de 20 a 25 anos será desperdício de tempo e dinheiro. Por isso, tenha em mente quem você deseja alcançar antes de iniciar qualquer ação de divulgação!

Aqui vão algumas dicas de como você pode divulgar o workshop:

Não se esqueça também de informar todos os detalhes do workshop nos materiais, desde a data e horário do evento até o nome dos especialistas que conduzirão o trabalho.

#DicaSympla: Saiba tudo sobre como divulgar um evento!

7. Inscrições e ingressos

Na hora de iniciar a venda de inscrições para o seu workshop, é preciso fazer tudo de forma simples e organizada, facilitando o acesso do público ao evento. Para isso, a dica é utilizar uma plataforma online de gestão de eventos, como a Sympla :)

Dentre algumas vantagens da venda online de ingressos estão o maior controle financeiro do evento, o acompanhamento das vendas em tempo real e facilidade na hora de divulgá-lo.

#DicaSympla: ao vender os seus ingressos pela Sympla, você pode criar formulários de inscrição personalizados. Assim, você pode conseguir informações estratégicas dos participantes e obter insights para seu próprio negócio e para futuros eventos o/

8. Emissão de certificados

Em geral, a maioria dos workshops contam com a emissão de certificados aos participantes ao final do evento. Isso porque, como o objetivo deste tipo de evento é o aprendizado, é importante que os alunos tenham uma forma de comprovar os conhecimentos ou a especialização adquirida.

Para que você não gaste tempo confeccionando cada certificado individualmente, basta utilizar a ferramenta de emissão de certificados da Sympla! Basta configurar o modelo desejado, adicionar informações importantes – como carga horária e nome do curso – e enviar por e-mail aos participantes. Além de ser mais rápido e simples, você ainda elimina os gastos com impressão :) Comece agora mesmo!

9. Pós-evento

Além de emitir o certificado, o produtor também tem outras tarefas para realizar no pós-evento. É nesse momento que ele deve enviar uma pesquisa de satisfação para entender as percepções dos participantes e encontrar pontos de melhoria. 

A pesquisa pode ser enviada por e-mail e é importante para otimizar e melhorar as próximas edições do workshop. Com base nas informações levantadas, é possível emitir relatórios considerando os principais indicadores.

Caso você tenha outros cursos e workshops que complementam o conteúdo, é interessante utilizar o pós-evento para promovê-los. Aproveite que os participantes ainda estão “quentes” e ofereça promoções especiais para quem se inscrever nos novos eventos. 

Agora você já sabe tudo o que precisa ser considerado na hora de produzir um workshop. Quer tornar tudo mais simples? Então aproveite as soluções da Sympla. 

A maior e melhor plataforma de eventos do Brasil conta com inúmeras ferramentas pensadas sob medida para acompanhar você em todas as etapas da produção de um workshop. Com a Sympla, você publica, gerencia e vende suas produções de forma muito mais prática e rápida. Acesse o site e conheça todas as soluções da Sympla. 

Bônus: workshop online – é possível? 

A vasta maioria dos workshops acontece de forma presencial, muito por conta do caráter prático da produção. No entanto, é possível adaptá-lo para o online ou até mesmo pensar no workshop como um produto digital.

Tudo vai depender do tema do evento, né? É provável que o público prefira que um workshop de cerâmica aconteça de forma presencial, para que seja possível colocar a mão na massa, literalmente! Um workshop de fórmula de lançamentos de infoprodutos, por outro lado, pode muito bem acontecer virtualmente. 

Um outro caminho é transformar o workshop em curso online, alterando o formato e acrescentando materiais complementares. Nesse caso, será preciso pensar em módulos e propor atividades e testes. Confira cinco passos para transformar seu workshop em curso online. 

#DicaSympla: Checklist para produzir um workshop online de sucesso

Sair da versão mobile