Trabalhar com produção de eventos não é tarefa fácil. Isso porque a função envolve gerenciar uma grande quantidade de pessoas e processos, sempre de olho no orçamento e no calendário. Por isso, contar com metodologias de organização, como o canvas para eventos, pode ser um grande auxílio para o produtor.

Neste artigo, vamos explicar melhor o que é essa técnica e porque ela é tão bem-vinda no dia a dia de produtores. Continue lendo!

O que é canvas para evento?

O canvas para eventos, também conhecido como Business Model Canvas, é uma metodologia de planejamento estratégico. Ela se baseia em um gráfico visual que propõe a definição prévia de nove elementos fundamentais para a organização de qualquer cerimônia. São eles:

  1. público alvo;
  2. proposta de valor;
  3. canais;
  4. relacionamento com participantes;
  5. fontes de receita;
  6. recursos-chave;
  7. atividades-chave;
  8. principais parceiros;
  9. estrutura de custos.

A partir da definição desses pontos, o produtor tem em mãos as informações mais importantes para gerenciar um evento de sucesso.

Além disso, esse método é muito legal porque é colaborativo, incentivando a participação de toda equipe e, de quebra, proporcionando uma macrovisão da operação para todos os envolvidos. O resultado? Uma equipe afinadíssima!

A seguir, entenda melhor como funciona o canvas para eventos de maneira prática.

Como funciona o canvas para eventos?

Colocar essa metodologia em prática é muito simples. O produtor vai precisar de:

  • um canvas board, com espaço para a divisão dos nove blocos citados acima;
  • alguns post-its;
  • uma equipe muito empenhada e criativa.

A partir disso, dá para começar o brainstorming, levantando dores e possíveis soluções para cada um dos segmentos estabelecidos pelo método:

1. Segmentação dos participantes

Esse é o ponto de partida do canvas para eventos, pois é muito mais fácil planejar algo quando se sabe para quem está fazendo e com quem está falando. Por este motivo, a informação de quem é o público alvo da organização deve ser preenchida antes das demais.

Nessa etapa, deve-se responder duas perguntas principais:

  • para quem o evento quer agregar valor?
  • quem são os participantes mais importantes?

2. Proposta de valor

Neste segundo bloco, a reflexão do time organizador deve ser sobre a diferença entre o custo do evento e o valor gerado — lembrando que custo se refere ao preço que se paga, e valor é o que se agrega. Para o participante, o segundo sempre deve ser maior.

O segredo para chegar na proposta de valor de um evento é pensar em como ele vai solucionar as dores e os problemas dos participantes. Quais são os diferenciais daquela produção?

3. Canais

Como o produtor pretende chegar ao seu público-alvo e entregar a proposta de valor? Chegar nessa resposta é o objetivo do terceiro bloco do canvas para eventos.

Aqui, vale definir onde o público está (quais redes mais utiliza), mas também qual é o propósito de cada mídia, como o LinkedIn, o Twitter e outras redes.

4. Relacionamento com os participantes

Depois de atrair o público pelos canais, para o evento ter adesão, é preciso engajar os participantes e ir, progressivamente, aumentando o seu desejo de viver a experiência. Por isso, é necessário pensar em como criar esse relacionamento com eles, por exemplo, enviando e-mails ou por meio de um grupo no WhatsApp.

5. Fontes de receita

Como o evento vai gerar a receita esperada? Por meio de patrocínio? Venda de ingressos? Venda de produtos no dia em que acontece?

O objetivo final de uma organização é gerar lucro, por isso, é necessário entender exatamente como isso vai acontecer. É importante entender quanto o público está disposto a pagar — considerando a proposta de valor — e como preferem fazer isso.

6. Recursos-chave

O que não pode faltar para o evento acontecer? Neste momento, é hora de refletir sobre todos os elementos essenciais para cada fase da produção: equipamentos, ferramentas, espaço e até mesmo convidados.

7. Atividades-chave

Assim como os recursos-chave, existem atividades essenciais que precisam ser desempenhadas para que tudo ocorra bem e a proposta de valor seja, de fato, entregue ao participante — como limpeza, recepção, segurança, entre outros. Elas devem ser listadas neste bloco.

8. Principais parcerias

Fornecedores, prestadores de serviços e patrocinadores: quem são as pessoas necessárias para fazer o evento funcionar e desempenhar essas atividades-chave? Essa é a hora de definir quem serão os seus parceiros. Nesse momento, considere o custo-benefício de cada opção.

#DicaSympla: Saiba como fazer uma proposta de parcerias infalível!

9. Estrutura de custos

Por fim, mas fundamental para o sucesso do evento, estão os custos de todas essas etapas de produção. Essa é a parte final, pois, após preencher todos os blocos, o produtor terá uma visão mais geral de tudo o que é necessário.

Nessa nona fase, deve-se definir prioridades e identificar quais são os recursos e atividades que exigem mais investimento. Assim, ficará mais fácil gerenciar o orçamento.

Organize eventos com estratégia!

Utilizar a metodologia canvas para eventos dá ao produtor uma visão muito mais abrangente dos insights da equipe, evitando deixar uma ideia boa passar. Além disso, com essa visualização macro, fica mais fácil pensar na produção como um todo e montar uma estratégia mais redondinha.

Se você gostou dessas dicas, vale a pena ver outras como essas nesse passo a passo de organização de eventos da Sympla.