O patrocínio para eventos é um dos recursos mais importantes para garantir uma produção memorável. Embora a maioria dos produtores saibam da importância dessa assistência, contudo, muitos não conseguem desenvolver uma abordagem estratégica para captar os patrocinadores certos. 

Neste guia, a Sympla compartilha dicas, ideias, práticas e conhecimentos importantes para quem deseja buscar bons patrocínios, mas ainda não sabe por onde começar. É o seu caso? Então confira tudo o que preparamos para você! 

O que é o patrocínio para eventos?

Patrocínio de eventos é quanto uma empresa oferece assistência financeira a uma produção, em troca de vantagens promocionais. Essa assistência é feita por meio da aquisição de cotas ou pacotes de patrocínio. 

Em troca do patrocínio, a empresa pode receber maior exposição da sua marca, oportunidades de palestras, stands no evento, acesso aos dados dos participantes ou ingressos promocionais. 

Podemos dizer que esse modelo de negócio é bastante vantajoso tanto para o produtor do evento, quanto para as empresas parceiras. A ideia das organizações é aumentar o alcance da marca para o maior público possível, sendo assim, eventos abertos são uma boa oportunidade de investimento para elas. 

Por outro lado, algumas produções têm um potencial mais baixo para atrair patrocinadores. É o caso, por exemplo, de treinamentos internos e lançamentos de vendas. Nesse tipo de produção, é mais interessante buscar parcerias estratégicas, com organizações que estejam diretamente relacionadas com o tema. 

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Por que buscar patrocínios para o seu evento?

Encontrar patrocinadores não é uma tarefa simples e pode fazer com que o produtor gaste tempo e recursos. Mas será que esse trabalho vale a pena? A resposta para essa pergunta depende muito do tipo de evento que está sendo planejado. 

Em geral, podemos citar alguns benefícios que fazem o esforço valer a pena. O primeiro deles é, obviamente, o aumento no orçamento. Com a ajuda dos patrocinadores, o produtor fica muito mais tranquilo para planejar um evento perfeito, sem tantas limitações. 

Além disso, os patrocínios também contribuem para um aumento na credibilidade do evento. Afinal, se uma organização conhecida topou fazer parte daquela produção, é sinal de que esse é um bom investimento. Assim, os parceiros podem contribuir para um aumento no número de inscrições.

Os patrocínios também aumentam o alcance e a exposição do evento para novos públicos, permitindo que os clientes daquela empresa conheçam a produção.   

Por fim, os patrocinadores podem oferecer mais do que apenas dinheiro e credibilidade. Eles podem proporcionar experiências incríveis para os participantes, enriquecendo a produção. Assim, podem fornecer, por exemplo, alimentação, drinks, espaço, brindes, entre outros. 

Quais são os tipos de patrocínios para eventos?

Os tipos de patrocínio de eventos podem ser divididos em três variações, de acordo com o objetivo da empresa. São eles:

  • Patrocínio institucional: o objetivo é promover a imagem da marca, aumentando sua visibilidade;
  • Patrocínio promocional: o objetivo é promover produtos e serviços, gerando resultados comerciais;
  • Patrocínio híbrido ou misto: o objetivo é tanto aumentar a visibilidade da marca quanto as vendas de produtos.

Como conseguir os melhores patrocinadores?

Como vimos, os patrocinadores são colaboradores importantes em um evento. Por isso, é válido fazer uma busca por empresas que compartilhem dos valores da produção e que possam contribuir. A seguir, listamos algumas dicas para conseguir os melhores parceiros. 

Defina os objetivos e as necessidades do seu evento

O primeiro passo é entender as particularidades, necessidades e objetivos do evento. O produtor precisa pensar em quais perguntas um potencial patrocinador pode fazer sobre a produção e ter essas respostas na ponta da língua. 

Se o evento costuma acontecer de forma recorrente, é válido passar essa informação para os possíveis patrocinadores. Isso pode ajudar a construir relacionamentos de longo prazo com marcas que buscam um ROI consistente. 

Conheça as demandas dos patrocinadores

Entender o que a empresa deseja também é importante na hora de selecionar os possíveis patrocinadores. Como vimos anteriormente, existem diversos objetivos por trás dos patrocínios, desde o aumento da visibilidade até um crescimento nas vendas. 

Quanto mais o produtor entender as necessidades e interesses da organização, maiores são as chances de convencimento na apresentação da proposta. 

Mapeie patrocinadores de eventos similares

Essa é uma dica básica, mas que muitas vezes acaba sendo esquecida. Na hora de buscar possíveis parceiros, vale dar uma olhada na página de patrocinadores de outros eventos similares. 

É bem provável que as mesmas empresas ou seus concorrentes também tenham interesse em patrocinar o evento que o produtor está organizando. 

Comece a trabalhar na sua proposta

Depois de levantar as informações necessárias e selecionar as empresas desejadas, é hora de apresentar uma proposta de patrocínio. Nesse momento, é indicado descrever, detalhadamente, como será o evento, qual tipo de cobertura midiática é esperado e qual a proposta de divulgação da marca. 

#DicaSympla: Seguro para eventos: como funciona e quando contratar

Como fazer uma proposta de patrocínio?

Os possíveis patrocinadores foram selecionados, mas o produtor ainda está inseguro sobre como apresentar a proposta? A Sympla listou a seguir algumas dicas que podem ajudar. 

Crie uma proposta personalizada para cada patrocinador em potencial

É altamente recomendado que o produtor dedique um tempo para personalizar seus argumentos de venda. É importante apresentar propostas convincentes de como os patrocinadores serão incluídos para agregar valor ao evento. 

Na hora de montar o discurso, é válido tentar se colocar no lugar da empresa, para antecipar perguntas e se preparar para respondê-las de forma objetiva. Isso vai acelerar o processo de negociação. 

Comprove o valor do evento com dados

O patrocínio para eventos nada mais é do que um investimento. Sendo assim, o empreendedor precisa ver as vantagens de oferecer assistência ao produtor. O melhor jeito de mostrar essas vantagens é embasando-as com dados. 

Alguns dados que podem ser incluídos na apresentação são:

  • Número de participantes esperados;
  • Marcas que patrocinaram o evento no passado e suas métricas de sucesso;
  • ROI antecipado para patrocinadores;
  • Conteúdo gerado pelos usuários em edições passadas;
  • Depoimentos de patrocinadores anteriores e participantes. 

Apresente o planejamento de marketing

Quando cogitam patrocinar um evento, as empresas estão pensando, sobretudo, no que podem ganhar com isso. Dessa forma, mostrar o planejamento de marketing e divulgação da produção é importante para que os possíveis patrocinadores entendam o potencial das ações e alinhem expectativas. 

O recomendado é que o planejamento detalhe toda a estratégia, mostrando desde o perfil do público-alvo até o cronograma de ações que serão feitas antes, durante e depois do evento. 

Discuta as cotas de patrocínio

Depois de mostrar à empresa as vantagens e ganhos de patrocinar o evento, é hora de apresentar as cotas de patrocínio. Nessa etapa, o produtor deve mostrar de forma objetiva como cada organização pode contribuir e quais vantagens cada categoria oferece. 

Embora a assistência financeira seja o objetivo ideal do patrocínio, é possível, também, criar outras opções de cotas para patrocinadores, como a disponibilização de brindes, material gráfico e até divulgação em veículos de mídia. 

Parcerias e outras formas de apoio

As cotas de patrocínio não são a única forma de conseguir assistência para um evento. Também é possível ter a ajuda de apoiadores e parceiros. 

Enquanto os patrocinadores são os principais responsáveis por viabilizar um evento e investem em troca de benefícios, os apoiadores fornecem ajuda estratégica para o projeto, sem exigência de nada em troca. 

Já nas relações de parceria, é frequente que cada parte contribua com algo em troca, não necessariamente, recursos financeiros. Os principais tipos de parcerias que podem ser explorados são:

  • Parceria de produto e serviço: a empresa fornece produtos ou serviços em troca de visibilidade;
  • Parceria de marca: é uma espécie de co-branding com outras marcas, onde são criadas novas ofertas de valor para a base de clientes de ambas;
  • Parceria de distribuição: são realizadas com distribuidores de alimentação ou bebida, por exemplo.

Ideias de ativação de patrocínio

Depois de todo o esforço para conseguir bons patrocinadores, é essencial que o organizador do evento pense em ideias criativas para expor essas empresas, agregando valor a experiência do evento e melhorando o ROI do investidor. 

Isso vai ajudar a construir parcerias de longo prazo, possibilitando que a produção viabilize novos eventos de forma mais tranquila. Alguns bons exemplos de ativação de marcas em eventos são:

  • Logotipo impresso nas embalagens de café e guardanapos;
  • Decalques de piso;
  • Wi-fi patrocinado;
  • Espaços instagramáveis;
  • Cupons de brindes a serem retirados no stand do patrocinador. 

Neste post, você pode entender melhor como funciona o patrocínio para eventos, por que eles são importantes e como conseguir o apoio das melhores empresas. 

Quer complementar ainda mais seus conhecimentos e alavancar seus eventos com patrocínios estratégicos? Os especialistas da Sympla e da Smartalk se reuniram para criar um Kit completo de patrocínio para eventos. Nele, você vai encontrar:

  • Infográfico: Quais são os tipos de patrocínio?
  • Vídeo: Como conseguir patrocínio para o seu evento
  • Vídeo: Como criar apresentações para captação de patrocínio
  • Template de apresentação para captar patrocínios 

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