O acesso simplificado a uma grande quantidade de dados nos permite tomar decisões fundamentadas, evitando o risco de escolhermos por simples achismo. E como todo tipo de projeto, também é preciso utilizar os dados a nosso favor para a tomada de decisões na gestão de eventos :)
Mas, como escolher os dados certos para organizar um evento data-driven (guiado por dados)? Onde é possível encontrar estas informações e qual a melhor forma de analisá-las?
Reunimos a seguir, alguns dos principais dados que você pode utilizar para tomar melhores decisões durante a gestão do seu evento, além de como você pode utilizá-los em uma série de situações bastante comuns. Confira:
Dados que apoiam o planejamento do evento
Estes dados podem ser bastante úteis e podem começar a ser aplicados antes da divulgação e venda de ingressos, ainda na fase de planejamento do evento. Também podem ser aplicados durante a divulgação do evento – para ajustar as estratégias de venda de ingressos – e após o fim do evento, para ajudar na análise do impacto das vendas realizadas em relação a suas metas do ano.
A falta de planejamento e acompanhamento das vendas do seu evento pode gerar prejuízos e resultados inesperados. Poucos participantes, uma divulgação não direcionada ao público-alvo e a não adaptação das estratégias de divulgação ao longo das vendas são exemplos que podem contribuir para isso.
Então, como faço para criar estrategicamente um evento? Além de observar atentamente o que seu público gosta e os eventos que estão acontecendo no mercado, um bom caminho é entender o seu histórico como organizador. Isso mesmo! Se você já organizou alguns eventos, a partir dos resultados obtidos no passado, é possível tomar decisões mais acertadas em eventos futuros.
Procure dados e reflita sobre questões como:
- Quais eventos foram mais bem sucedidos em vendas?
- Quais foram as decisões tomadas em relação aos eventos que não tiveram o mesmo sucesso?
- Em que período do ano tive a melhor e a pior venda de ingressos?
- Quais datas e sazonalidades podem afetar o sucesso do meu evento?
Essas perguntas podem te guiar em uma escolha mais assertiva do perfil do seu próximo evento :)
#DicaSympla: Como mensurar os resultados de campanha do seu evento
Dados que apoiam a divulgação dos meus eventos
Se você já passou pela etapa do planejamento do evento e já está com ele publicado, o foco agora é a gestão das vendas. Sabe aquela ansiedade de tentar vender ingressos o mais rápido possível? Os dados também podem ajudar nessa etapa :)
Para otimizar as vendas, é importante conhecer bem o perfil do seu público, além de levantar dados sobre o comportamento de vendas de eventos anteriores. Busque entender como seus clientes tomam a decisão de compra de ingressos para eventos, quais fatores influenciam nessa tomada de decisão o que é atrativo ou não para eles e qual jornada estão percorrendo até finalizar a compra. Outros dados importantes a serem analisados são:
- Quais dispositivos são utilizados para a compra de ingressos (computador ou celular)?
- Quais são os compradores mais recorrentes dos seus eventos?
- Qual o melhor horário para o público realizar suas compras (pela manhã ou no final da tarde, por exemplo)?
- Como os participantes estão chegando até a página do seu evento?
Ao saber em quais horários a venda de ingressos foi maior, você pode definir estrategicamente o horário de início de campanhas de marketing, ações de taxa zero, descontos e anúncios dos últimos ingressos antes de uma virada de lote, por exemplo.
Agora, se você sabe em que dispositivo o seu público mais efetiva a compra de ingressos dos seus eventos, você pode fazer campanhas voltadas para este meio, simplificar o formulário de inscrição para facilitar as vendas, etc.
Para simplificar a coleta de dados e o levantamento de métricas, é possível integrar o Google Analytics 4 aos seus eventos. Essa é uma forma prática de conseguir dados mais completos e fazer análises personalizadas sobre seus eventos. A integração Sympla e GA4 também é importante para otimizar campanhas de marketing, permitindo que o produtor utilize recursos de forma estratégica. Dessa maneira, é possível visualizar toda a jornada de compra de ponta a ponta, compreendendo a origem da conversão, a compra de ingressos, entre muitas outras etapas e dados.
Para te ajudar a conhecer melhor seus clientes, a Sympla possui a funcionalidade de UTM nas páginas de eventos. Essa é uma forma de acompanhar o caminho que seus compradores fizeram até chegar no seu evento. Além disso, você também pode baixar uma planilha de dados personalizados de UTM, o que será essencial para alavancar o desempenho das suas campanhas e aprimorar sua divulgação.
Dados que apoiam a análise de resultados do evento
Mesmo depois que você já vendeu os ingressos e passou pela adrenalina do dia do evento, os dados continuam podendo te auxiliar. Neste momento, o foco é analisar os resultados do evento, sejam eles financeiros, de satisfação, de qualidade e produção.
Para isso, você pode levantar dados totais e relativos da venda de ingresso, comparar o número de ingressos comprados com o número de check-ins efetuados no dia, além de dados qualitativos do evento, como a satisfação dos participantes. Busque refletir sobre quais foram os pontos positivos, as melhores práticas da equipe e os pontos negativos que será preciso melhorar para as próximas edições do evento.
Também é interessante analisar qual foi o impacto deste evento no seu histórico como organizador:
- Quais métricas foram impactadas por esse evento?
- Ele aumentou, manteve ou diminuiu médias que você tinha anteriormente?
- Ele teve mais ou menos sucesso comparado aos eventos anteriores?
Essa comparação com eventos anteriores e com o histórico total pode ajudar a trazer uma perspectiva na análise dos resultados de um evento. Afinal, dados isolados são difíceis de ser interpretados. Vender 200 ingressos em um mês é bom? Esse número pode ser motivo de comemoração para alguns organizadores e de completo desespero para outros – tudo depende do contexto e histórico.
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Onde encontrar dados sobre os meus eventos?
Acompanhar e analisar os dados de um evento pode parecer difícil – mas estamos aqui para simplificar essa tarefa :)
Na Sympla, você pode acompanhar os resultados dos seus eventos diariamente, com diversas funcionalidades exclusivas e que garantem uma visualização descomplicada e voltada para a tomada de decisões na gestão de eventos. Crie o seu evento e experimente!