Os eventos corporativos acontecem, em grande parte das vezes, para comunicar a estratégia da empresa, aumentar a exposição da marca ou lançar novos produtos. Esse tipo de ação pode engajar o público, promover networking e gerar negócios. Por isso, apesar de existir um trabalho intenso de organização, produzir um evento corporativo pode valer a pena por trazer ótimas oportunidades aos empresários.

Sendo assim, os produtores devem ficar de olho nas tendências e novidades do mercado para oferecer um diferencial no seu trabalho.

Continue lendo este artigo para descobrir o que é o evento corporativo, as tendências para essa área e como planejar este tipo de produção!

O que é um evento corporativo?

Os eventos corporativos, também conhecidos como empresariais, são destinados a profissionais de diferentes segmentos e, geralmente, são realizados por empresas para diversos fins, como:

  • reunir colaboradores e gestores para promover proximidade entre as pessoas que ali trabalham;
  • reunião de gestores para solucionar possíveis problemas ou abordar questões específicas, como diminuição de gastos supérfluos;
  • promover palestras de profissionais especialistas aos colaboradores;
  • reunir colaboradores, gestores, clientes e parceiros de uma empresa;
  • promover e lançar um novo produto ou serviço.

Além desses exemplos, ainda há outros motivos pelos quais uma corporação decide realizar esse evento, que pode acontecer em diferentes formatos. Os mais comuns são:

  • palestras, quando há uma pessoa falando sobre determinado assunto para um público;
  • webinars, que são palestras ao vivo e pela internet;
  • conferências, que são espaços para discussões;
  • congressos, quando há pessoas reunidas para debater sobre um interesse comum;
  • feiras, que são espaços em que podem ser apresentados novos produtos ou serviços.

Entretanto, antes de mais nada, é preciso conhecer a empresa para a qual será realizado o evento e os objetivos dela com a produção. Por isso, investir um tempo no planejamento é parte fundamental nesse processo.

Como produzir um evento para empresas?

Desde a decisão inicial de fazer um evento, passando pela escolha da data, até a definição das atrações e atividades que serão desenvolvidas, existem muitos detalhes que precisam ser considerados. Para isso, é fundamental que o produtor e a sua equipe estejam atentos a todas as etapas, acompanhando de perto a execução de cada tarefa.

Dentre as diversas ferramentas que ajudam na organização de um evento, o checklist é essencial para garantir um planejamento adequado. Dessa forma, é possível acompanhar o que já foi feito e o que ainda precisa ser resolvido, sem que nada fique de fora!

Portanto, anote as próximas dicas:

Orçamento

O orçamento é um dos itens fundamentais do planejamento de um evento corporativo, pois é ele que irá definir a execução de todas as outras ações.

Sendo assim, com base nas definições de objetivos, público-alvo e a impressão que a empresa deseja passar, é possível começar a orçar o local e os principais fornecedores.

Geralmente, o orçamento será feito de acordo com o valor que a empresa pretende investir e o retorno que espera receber. Para passar por essa etapa de maneira eficiente, é necessário estar sempre atento aos números definidos, já que assim é possível evitar gastos desnecessários e até futuros problemas com o pagamento de algum serviço.

Fornecedores

Contar com fornecedores de confiança é fundamental para o sucesso de qualquer evento. Seja um serviço de buffet, fotografia, aluguel de móveis ou segurança, são eles que irão garantir que o projeto do seu cliente saia do papel.

Quando você planeja essa contratação com antecedência, é possível encontrar a melhor cotação e negociar as condições de aluguel, montagem e desmontagem, além de encontrar os seus fornecedores de confiança com datas disponíveis.

Por isso, planejar este passo logo no início do projeto é muito importante para garantir que tudo ocorra bem.

Decoração

Assim como os fornecedores de comida, segurança e outras demandas, a decoração também precisa ser vista e definida o quanto antes.

Na etapa de dar ideias ao cliente, é importante lembrá-lo de que a decoração não precisa ser exagerada ou cheia de elementos. Principalmente quando se trata de eventos corporativos, é interessante seguir a máxima de que “menos é mais”.

O ideal é investir em mobília e elementos decorativos que transmitam a imagem da empresa, criando experiências únicas e incríveis para os participantes. Mas, caso o evento possua um tema específico, é interessante destacá-lo também na decoração. Assim, é possível reforçar a temática e ajudar no engajamento dos participantes.

Local

Mesmo se tratando de eventos de empresas, é interessante saber que nem sempre elas possuem um local que suporte toda a estrutura do evento. Por isso, na maioria dos casos, a locação de um espaço é necessária. Principalmente se for uma produção em que pessoas de fora da corporação também irão participar, como em feiras, por exemplo.

Nesse caso, para escolher o melhor lugar, é preciso definir alguns pontos importantes, como:

  • quantidade de convidados;

  • infraestrutura do local;

  • localização do espaço;

  • acessibilidade;

  • tamanho do local.

Outra questão fundamental é saber com antecedência sobre a estrutura para o uso de dispositivos eletrônicos, como telão, microfone, palco e projetor. Além disso, uma boa conexão com a Internet também é imprescindível para gerar uma experiência memorável aos participantes e garantir que problemas desse tipo não irão ocorrer.

Entretanto, uma das maiores tendências para eventos corporativos atualmente é realizá-los por meio do online, principalmente com a prática do distanciamento social trazida pela pandemia.

Veja agora o que está em alta!

Tendências para evento corporativo

Os eventos online se popularizaram bastante nos últimos anos. Por isso, as novidades desse mercado seguem voltadas ao streaming, que são as plataformas de transmissão online, sendo que as principais são:

  • ferramentas de interatividade, como grupos no Telegram ou WhatsApp;
  • gamificação, que é o uso de mecânicas e características de jogos para engajar as pessoas;
  • crowd streaming, que são transmissões realizadas a partir da percepção do público.

Torne o seu evento corporativo ainda mais acessível com a Sympla

E para a produção do seu cliente ficar completa, você pode contar com a Sympla Streaming, para eventos onlines, ou com a plataforma para a gestão de eventos presenciais. Dessa forma, você tem total autonomia para cadastrar, gerenciar e acompanhar todas as informações que precisar de um jeito simples!

Com os serviços de streaming da Sympla, você pode conectar milhões de pessoas em tempo real, oferecendo workshops, cursos, treinamentos e conferências em qualquer setor.

Além da integração e gerenciamento completo do seu evento, a plataforma ainda oferece gravação para divulgar mais tarde!

Mas, se o seu cliente deseja realizar um evento presencial, você também contará com os melhores recursos para gerenciar tudo. Desde as inscrições dos participantes até ferramentas de marketing digital para impulsionar a sua produção.

Conheça a Sympla e conte com uma plataforma completa para o gerenciamento e transmissão de qualquer evento corporativo agora mesmo.