Produzir um evento não é tarefa simples, especialmente para quem está começando no mundo dos eventos. Ter o apoio de empresas patrocinadoras ajuda a cobrir custos e proporciona suporte logístico essencial para viabilizar a produção.Em troca, ganham visibilidade e um acesso privilegiado ao público-alvo.

Não espere que os patrocinadores apareçam do nada oferecendo apoio. É essencial saber como identificar e conquistar os parceiros certos! Para uma parceria de sucesso, é fundamental que ambos os lados se beneficiem. Portanto, se um produtor deseja atrair patrocinadores, alguns critérios devem ser considerados. Vamos por partes!

Primeiro, é essencial entender os interesses da empresa à qual se apresenta a proposta de patrocínio. Em seguida, definir o que o produtor do evento pode oferecer. E, finalmente, saber como conduzir a negociação para que ambas as partes estejam alinhadas e firmem uma parceria vantajosa. Continue a leitura para saber mais!

Como procurar os patrocinadores ideais?

Não basta buscar qualquer patrocínio e aceitar a primeira oferta que aparecer. Antes, é importante avaliar cuidadosamente as empresas potenciais que podem se tornar parceiras. Conheça profundamente o perfil do seu evento e do seu público; pesquisas e análises de mercado são essenciais para entender quais marcas podem agregar valor. 

Organização é fundamental! Antes de contatar qualquer patrocinador em potencial, tenha o projeto do evento completamente estruturado. Com o planejamento em mãos, analise quais tipos de empresas realmente se beneficiariam ao patrocinar seu evento. Em seguida, elabore uma lista de organizações e pessoas alinhadas aos objetivos e ao perfil do seu público. Além disso, adeque o tipo de patrocínio ao perfil de cada empresa abordada: será por cotas, participação, parcerias estratégicas ou apoio institucional?

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O que os patrocinadores procuram?

Ao associar sua imagem a um evento, o patrocinador busca, principalmente, visibilidade. Seja em shows, festas, programas culturais, eventos esportivos, palestras, conferências ou exposições, o fundamental é que a marca consiga criar uma conexão positiva com o público.

Para as empresas, é interessante associar sua marca de forma dinâmica ao público consumidor de seus produtos ou serviços. Por isso, é fundamental que a patrocinadora escolha um evento que atraia o público certo para a marca. Embora isso pareça óbvio, patrocinar um evento que não dialogue com os clientes da empresa pode resultar em prejuízos financeiros. Afinal, o patrocínio deve refletir o desejo de expandir a base de clientes e aumentar o consumo.

Por isso, ao decidir patrocinar um evento, a empresa deve desenvolver um plano de comunicação abrangente para garantir uma interação agradável e memorável com os clientes em potencial. O evento representa uma oportunidade valiosa para estabelecer contato direto com o público-alvo.

Além disso, a presença da mídia no evento traz benefícios adicionais. A cobertura, incluindo fotos e reportagens, geralmente resulta em comentários para a marca. Outro ponto favorável ao patrocínio é o efeito de lembrança da marca: ao vivenciarem uma experiência agradável, os clientes em potencial tendem a aumentar seu interesse pelos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Dicas de como abordar possíveis patrocinadores

Agora que você sabe como identificar os patrocinadores ideais e o que eles buscam em troca dessa parceria, é hora de fazer a abordagem. Confira algumas dicas para elaborar uma proposta de patrocínio irresistível:

  • Antes de agendar uma conversa, é essencial pesquisar sobre o possível patrocinador, utilizando redes sociais e fontes online. Chegue à reunião com uma proposta bem estruturada, que reflita o seu profissionalismo e dedicação.
  • Fale sobre os objetivos do seu evento e como eles se alinham com a marca do patrocinador. Diga algo como: “Nosso evento visa promover práticas sustentáveis e compartilhar inovações que impactem positivamente o meio ambiente. Ao associar sua marca de produtos ecológicos, você não apenas reforça seu compromisso com a sustentabilidade, mas também alcança um público que valoriza e busca por soluções eco-friendly. 
  • Faça uma boa apresentação da proposta. Crie uma apresentação visual que permita ao patrocinador conhecer melhor sua história, ajudando a estabelecer confiança. 
  • Esteja preparado para abordar possíveis objeções. Se o patrocinador levantar preocupações sobre custos ou retorno, ofereça dados que comprovem o impacto positivo de eventos anteriores, como métricas de engajamento e feedback positivo de participantes. Saiba negociar!
  • Tenha um bom plano de marketing. A divulgação da marca patrocinadora é um dos fatores cruciais na decisão de investimento no evento. Portanto, é importante que o patrocinador tenha clareza sobre como o evento será promovido. Informe-o sobre os canais que serão utilizados, além de especificar o alcance de cada um desses canais. Traga à tona seus melhores números e estatísticas, se tiver, como o número de seguidores em redes sociais e taxas de engajamento.
  • Desde o primeiro contato com o potencial patrocinador, é fundamental ser claro, transparente e honesto. Comunique suas intenções de maneira direta e estabeleça um ambiente de confiança. Solicite feedbacks e esteja aberto a sugestões de melhoria; essa disposição para ouvir demonstra profissionalismo e comprometimento.
  • Apresente as cotas e modelos de patrocínio. Sua proposta deve apresentar de forma clara e detalhada cada uma das opções de patrocínio, incluindo os valores associados e as vantagens específicas que cada nível oferece. Nem sempre será possível garantir o apoio financeiro, mas existem alternativas valiosas, como a disponibilização de brindes e materiais gráficos.
  • Após o contato, é crucial identificar se há realmente uma relação coerente entre o evento e a empresa à qual se pretende propor o patrocínio. Essa etapa é essencial para preservar a imagem da firma responsável pelo evento e evitar associações indesejadas.

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E se a parceria der frutos, como proceder?

Tudo se resume a diálogo e planejamento. Assim, uma vez estabelecida a parceria entre o produtor e a empresa patrocinadora, é fundamental elaborar um contrato que descreva claramente as responsabilidades de cada parte. Esse contrato deve ser detalhado para evitar mal-entendidos futuros e incluir informações sobre as obrigações tanto da produtora do evento quanto da empresa patrocinadora em aspectos operacionais, financeiros e jurídicos.

Além disso, é essencial incluir a descrição do tipo de apoio a ser fornecido pela patrocinadora, especificando o modelo de patrocínio, o período de validade e os valores envolvidos.

Por sua vez, os organizadores do evento devem listar as estratégias acordadas para a divulgação da marca da empresa, garantindo que ambas as partes estejam alinhadas quanto às expectativas e responsabilidades.

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Por fim, é fundamental esclarecer se a parceria será um patrocínio exclusivo ou se outras empresas também estarão envolvidas. Se houver patrocínio misto, explique como as marcas interagirão durante o evento.

Uma vez resolvidas as questões burocráticas, é hora de aproveitar a parceria e maximizar os benefícios para ambas as partes. Ao realizar um evento de qualidade e estabelecer uma relação clara e direta com o patrocinador, você aumenta as chances de que essa colaboração se repita em futuras oportunidades. Assim, todos saem ganhando!

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