A produção de eventos de todos os tipos pode ser uma ótima forma de obter uma renda extra, divulgar trabalhos e serviços e se tornar mais conhecido no mercado. No entanto, para começar no mercado, é preciso saber o que é um evento e todas as possibilidades que este tipo de trabalho apresenta!
Se você deseja organizar festas, eventos empresariais, cursos, shows ou até eventos particulares, este post é para você! Saiba tudo sobre o universo dos eventos e veja o que você precisa para organizar um evento de qualquer tipo:
O que é um evento
Podemos considerar como um evento qualquer acontecimento que reúna pessoas em um espaço físico em torno de um objetivo. De forma mais acadêmica, o livro Manual Prático de Eventos define os eventos como “todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma ideia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo.”
Com tantas possibilidades e objetivos diferentes, os eventos são cada vez mais utilizados por profissionais e empresas de todos os setores. Com isso, o público conta com opções variadas para se divertir, se informar, aprender habilidades novas, se movimentar e, é claro, viver novas experiências!
Segmentos de eventos
Para facilitar o planejamento e a definição de objetivos os eventos podem ser divididos em alguns segmentos. Confira as características dos principais segmentos de eventos:
Entretenimento
Nos eventos culturais, o objetivo principal é proporcionar diversão e entretenimento ao público. Aqui, os produtores de eventos exploram bastante a criatividade para gerar experiências únicas aos participantes! Nos eventos de entretenimento, é comum vermos ativações de marcas, e a distribuição de brindes variados, como copos, camisetas, chaveiros, adesivos e muito mais.
Dentre os principais tipos de eventos de entretenimento, temos os festivais e shows musicais, exposições artísticas, festivais de gastronomia e festas.
Eventos corporativos
Os eventos corporativos são realizados por empresas ou instituições. Os objetivos são variados, podendo visar o treinamento de colaboradores, e a criação de uma relação mais próxima com clientes, parceiros e novos consumidores ou usuários do produto ou serviço produzido pela empresa.
Os eventos corporativos costumam ser mais formais e exigem bastante antecipação da agenda do evento – ou seja, de um planejamento específico sobre os assuntos que serão abordados. Os principais modelos de eventos desse segmento são as feiras, conferências, reuniões e treinamentos.
Eventos educacionais
Como o próprio nome já diz, o foco dos eventos educacionais está no aprendizado! Eles podem ser direcionados a estudantes, profissionais ou ao público leigo que deseja se especializar em um assunto.
Geralmente, os eventos educacionais contam com a emissão de certificados aos participantes e aos palestrantes! Assim, eles podem comprovar a experiência ou o conhecimento adquirido. Dentre os principais tipos de eventos educacionais, estão os cursos, congressos, workshops, mesas redondas, palestras e seminários.
#DicaSympla: Como montar um curso a partir das suas experiências profissionais
Eventos esportivos
Os eventos esportivos incentivam a prática de esportes e atividades físicas variadas. Costumam incluir a realização de provas, competições e jogos, geralmente com premiações no final aos vencedores.
Um diferencial é que os eventos esportivos podem ser voltados a atletas profissionais ou amadores – ou seja, qualquer pessoa pode participar, de acordo com os critérios do evento sendo realizado! Os mais comuns são as corridas, maratonas, campeonatos e jogos individuais.
#DicaSympla: Como organizar um evento esportivo
Eventos sociais
Os eventos sociais são bastante parecidos com os eventos de entretenimento, já que, na maioria das vezes, o objetivo deles também é a diversão e a confraternização entre os presentes. No entanto, eles não possuem caráter comercial e muitas vezes são particulares – ou seja, destinados a um público específico ou apenas a convidados.
Dentre os eventos sociais, estão as festas, casamentos, happy hours, aniversários, churrascos e festas de formatura.
Vantagens de organizar um evento
Por falta de conhecimento ou visão estratégica, muitas empresas e profissionais acabam deixando de realizar eventos. No entanto, um evento bem estruturado e com objetivos definidos não é um gasto, e sim um investimento! Dentre as principais vantagens da realização de eventos, podemos citar:
- Lucratividade
- Reconhecimento profissional no mercado
- Divulgação de produtos e serviços
- Aproximação estratégica com clientes e possíveis novos consumidores da marca
- Engajamento de equipes (no caso dos eventos internos)
Órgãos públicos, empresas de marketing digital, ONG’s, profissionais autônomos de áreas como arquitetura, design, consultoria… negócios de qualquer setor podem se beneficiar com realização de um evento!
Fases de um evento
Pré-evento
Ações que devem ser realizadas para que o evento aconteça. Geralmente, envolve questões mais burocráticas, como:
- Orçamento do evento
- Definição de agenda ou horário de apresentações
- Definição dos objetivos
- Aluguel de equipamentos
- Contratação de equipes e profissionais
- Venda de ingressos
- Divulgação do evento
Durante o evento
Ações que devem ser realizadas ao longo do evento, para que ele aconteça até o fim dentro da programação prevista. Envolve questões mais práticas, como:
- Controle de entrada (check in de participantes e conferência de ingressos)
- Limpeza e segurança
- Comercialização de bebidas e alimentos
- Apoio aos participantes
Pós-evento
As ações pós-evento costumam ser mais analíticas, voltadas para a mensuração da satisfação dos participantes e do sucesso da produção. Costuma contar com iniciativas como:
- Pagamento dos profissionais envolvidos
- Envio de pesquisas de satisfação aos participantes
- Divulgação de imagens e vídeos do evento nas redes sociais
- Fechamento de caixa e borderô financeiro
Como organizar um evento
Como cada tipo de evento tem suas próprias características e particularidades, é difícil pensar em um modelo único de organização que possa ser seguido por todos.
Em eventos de entretenimento, por exemplo, é necessário providenciar itens como o alvará de realização, aluguel do espaço, aluguel de equipamentos, contratação de artistas e controle de entrada. Já em eventos corporativos ou educativos, é preciso definir uma agenda, providenciar a alimentação dos participantes (coffee break), emitir certificados e controlar o tempo de apresentação dos palestrantes ou de cada atividade.
No entanto, é fundamental executar todos eles com organização e antecedência, buscando prever riscos, imprevistos e garantir que, até o dia do evento, todos os itens necessários estejam articulados.
Para ajudar você na organização do seu evento, preparamos um conteúdo específico para cada tipo de produção:
- Como montar um workshop
- Como produzir uma festa particular
- Como organizar uma corrida de rua
- Como organizar uma conferência de sucesso
- Como organizar eventos culturais
- Como organizar um hackathon
- Como organizar um evento beneficente
Independentemente do evento que você está pensando em realizar, a dica é centralizar todas as necessidades e pendências em planilhas de acompanhamento. Para isso, você pode realizar o download do nosso Kit de Planilhas para Produção de Eventos :)
Divulgação e venda de ingressos
As estratégias de divulgação e a venda de ingressos talvez sejam as ações mais importantes para que um evento possa, de fato, sair do papel. Isso porque, sem uma divulgação atrativa e eficaz, é provável que o público-alvo nem fique sabendo do evento, fazendo com que a venda dos ingressos ou inscrições não dê certo.
Por isso, não adianta apenas criar um evento: é preciso divulgá-lo! Atualmente, os organizadores de eventos de diversos segmentos investem em estratégias como:
- Compartilhamento de imagens, vídeos e links nas principais redes sociais
- Anúncios patrocinados no Google nas redes sociais
- Distribuição de flyers e panfletos em locais estratégicos, frequentados pelo público
- Envio de campanhas de e-mail marketing
- Produção de conteúdo para blogs (marketing digital)
- Parcerias de divulgação com influenciadores digitais
- Promoções e sorteios que incentivem a interação do público com a marca ou evento
#DicaSympla: Para definir quais estratégias serão mais adequadas para divulgar o seu evento, não deixe de criar um plano de marketing!
Para vender ingressos, o mais indicado é utilizar uma plataforma de vendas online. Assim, o seu evento conta com mais visibilidade e alternativas de divulgação, vendas e acompanhamento do público. Dentre as principais vantagens da venda de ingressos pela internet, estão a arrecadação prévia da verba para o evento acontecer, a redução de filas e a previsibilidade do sucesso do evento, já que você saberá exatamente quantos ingressos foram vendidos e poderá se preparar para superlotações, por exemplo.
