Não importa o quão cuidadoso for o organizador, a produção só terá um bom resultado final se os fornecedores de eventos forem tão caprichosos e responsáveis quanto!
O trabalho dos fornecedores interfere diretamente no cronograma e no orçamento do produtor de eventos. É por isso que a escolha de bons profissionais é tão importante.
Neste texto, o organizador descobre como escolher e construir uma relação profissional com os fornecedores. Confira!
Como escolher
Há várias maneiras de encontrar os fornecedores que vão atender as suas demandas específicas e cumprir o objetivo que você planejou para seu evento. Pode ser por recomendação, pelo contato estabelecido em eventos anteriores, por guias e listas deste tipo de profissional e pelas ferramentas de procura na internet. Você pode, ainda, consultar associações dos setores de serviço que precisa.
Não se esqueça, no entanto, de que você quer o melhor para a ocasião. Solicite as referências dos fornecedores e analise seu portfólio, além da cartela de clientes. Escolher “no escuro” é muito arriscado e pode comprometer a qualidade do seu evento.
Aqui vai um passo a passo:
1. Liste possibilidades de fornecedores
Não basta o fornecedor ter um portfólio incrível, mas estar longe do local em que o evento vai acontecer, né? Também não adianta encontrar um fornecedor com bons preços, mas prazos de entrega incompatíveis com a necessidade do evento. Por isso, para escolher bons fornecedores é preciso, primeiro, listar quais são possíveis para aquela determinada produção. Considere:
- a disponibilidade do fornecedor para aquela data;
- a região atendida pela empresa;
- os prazos de entrega;
- a forma de pagamento aceita;
- o estoque.
Com base no cronograma, budget, data e local do evento, o produtor deve escolher quais são as empresas que atendem às demandas da sua produção. E, só aí, partir para as etapas seguintes.
2. Faça orçamentos
O ideal é solicitar orçamentos de pelo menos três empresas para cada segmento do check-list (por exemplo, três para iluminação, três para credenciais, três para decoração e para demais itens). O produtor deve ficar atento: o recomendado é nunca efetuar uma contratação antes de comparar preços de serviços similares.
Não dá pra esquecer de considerar, é claro, a qualidade desses serviços. Ela também é item importante na hora das decisões financeiras. Se o melhor for também o mais caro, avalie se vale a pena. Muitas vezes, a qualidade daquele produto ou serviço vai afetar diretamente a experiência de quem participa do evento.
Na hora de orçar, é importante conferir novamente as condições de pagamento. Embora isso possa variar de uma empresa para outra e de um serviço para outro, normalmente, os fornecedores que irão trabalhar no evento cobram 50% antes da ocasião e 50% na hora ou na entrega do produto/serviço. Tenha isso em mente na hora de elaborar um cronograma.
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3. Planeje junto aos fornecedores
Os fornecedores também estão interessados no bom andamento do evento. Mas, para que o planejamento e todos os combinados sejam respeitados, eles precisam estar por dentro dos detalhes da produção. Cabe ao produtor de eventos garantir uma comunicação clara e evitar os ruídos.
É importante deixar claro quais são os profissionais responsáveis por cada serviço, assim como as datas do evento e as formas de pagamento combinadas previamente. Uma boa pedida é se reunir com antecedência, no local do evento. Na ocasião, será possível demonstrar a dinâmica da produção e tirar dúvidas.
4. Escolha com base no tipo de evento
Parece óbvio, mas, ao planejar um evento, muita gente não sabe qual tipo de fornecedor é necessário. Na dúvida, é essencial se ater à natureza do seu evento, que irá determinar todos os serviços requeridos para sua realização. Se a ocasião em jogo é um seminário, por exemplo, um serviço de coffee break deverá ser considerado. Se é uma festa de casamento, serviços de decoração, buffet, som e iluminação entrarão em pauta. Tenha sempre em mente que a espécie de evento que você pretende organizar será definitiva para que os fornecedores certos sejam contratados.
Com essas informações, fica mais fácil entender que lidar com fornecedores é, sim, uma tarefa imprescindível, mas não precisa se tornar uma dor de cabeça. Com um planejamento eficiente e um pouco de pesquisa, é possível contratar os profissionais mais indicados e promover o evento dos seus sonhos.
Construindo uma boa relação com os fornecedores de eventos
O produtor de eventos que constrói boas relações com seus fornecedores acumula uma gama de parceiros ao longo do tempo. Assim, fica muito mais fácil criar eventos de qualidade e driblar imprevistos, né?
Neste texto, o produtor conheceu formas de selecionar bons fornecedores, fazer orçamentos, planejamentos e, assim, escolher os profissionais mais adequados. Seguir essas etapas prezando pela boa comunicação a cada fase é a receita para a construção de relações de sucesso.
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