Todos os grandes shows precisam de uma equipe especializada para dar vida ao espetáculo e ter a repercussão positiva que você espera. Dessa forma, escolher seus fornecedores de serviços de forma criteriosa é um dos segredos para o sucesso do evento.
De acordo com a atração do seu show, faça um check-list com o que vai precisar. Alguns artistas já contam com equipamentos de som, por exemplo, o que seria um item a menos para se preocupar. Lembre-se que mesmo que a banda ou artista tenha uma equipe de carregadores, desmontadores, responsáveis pela iluminação e demais serviços, você deve ficar de olho para que a estrutura montada preserve o local do evento sem causar danos. Para isso, conte com fiscais que conheçam bem o local do show e que possam orientar onde tudo deve ser colocado e o que não pode ser feito.
A seguir, fizemos uma lista com os serviços que vão exigir a busca de bons fornecedores. Para orientar sua decisão, destacamos pontos nos quais você deve prestar muita atenção e caso a empresa contratada não os ofereça, opte por outra!
Som de qualidade não depende só da atração
No local escolhido, você vai precisar saber o número de pessoas e o tamanho do espaço para saber a quantidade exata de caixas de som, amplificadores e demais aparelhos. Esse setor precisa estar em sintonia completa com os artistas, para que o show aconteça da melhor maneira possível. Contrate um técnico experiente, pois é preciso conhecer a acústica do local para ter uma sonoridade perfeita.
Ao escolher um fornecedor, ele deverá estar disponível desde o desenvolvimento do projeto do show até a desmontagem. Para isso, o ideal é que o fornecedor do equipamento sonoro seja do mesmo local do evento, para agilizar caso ocorra qualquer imprevisto. Se no local não houver fornecedor compatível com o tamanho do seu evento, vale pesquisar uma empresa com solidez no mercado para acompanhá-lo. Não se esqueça de levar em conta o valor do deslocamento do material a ser utilizado e se haverá verba suficiente.
Iluminação é tudo
Na decoração de qualquer ambiente, a iluminação faz toda a diferença. No seu evento, ela vai valorizar quem estiver no palco, os elementos decorativos do show, além de criar um clima compatível com a identidade do show.
Assim como na escolha do fornecedor dos aparelhos para o som, a iluminação precisa ser acompanhada desde o início. É possível que haja necessidade de remanejar o potencial elétrico que o local suportaria, com todos os aparelhos de som e luz ligados ao mesmo tempo.
Verifique o tipo de iluminação que vai combinar melhor com o estilo do evento. Na busca de fornecedores, peça referências de outros eventos que eles já fizeram e tente ir a algum evento que eles estejam prestando serviço para avaliar melhor esse fornecedor. Não esqueça de pedir testes das luzes a serem usadas antes da montagem e nas horas que antecedem o show. Trabalhe com um fornecedor experiente que conhece os riscos da rede elétrica e possa evitá-los.
Bar ou praça de alimentação
Dependendo da duração e o tipo de show, o público vai querer consumir bebidas e se alimentar. E de acordo com o público, você pode definir os serviços que serão oferecidos nessa área.
O volume de alimentos e bebidas deverá ser definido a partir da quantidade de ingressos que forem colocados à venda. Combine com o fornecedor de bebidas se ele pode oferecer gelo, locais de armazenagem e, se necessário, peça para que ele esteja disponível para entregas extras caso a quantidade disponível acabe rapidamente.
Se seu show dispor de uma praça de alimentação, alugue o espaço para fornecedores terceirizados, mas verifique se eles têm qualidade quanto ao serviço. Já se a venda de alimentos é reduzida, selecione o menu e procure fornecedores de quitutes simples como salgados, mini pizzas, doces, etc. Não se esqueça de conferir todos os alvarás de funcionamento da empresa, como vigilância sanitária, entre outros.
Banheiros químicos
O local do evento é fechado e conta com a infraestrutura de banheiros? Caso não seja assim, haverá necessidade de contratar os banheiros químicos para atender seu público. Nesse caso, o cálculo de banheiros também deverá ser feito através do número de ingressos vendidos. Não se esqueça da separação por sexo.
Segurança e saúde
Uma equipe de seguranças deverá auxiliar no evento. Esse tipo de profissional conta com empresas terceirizadas registradas na Polícia Federal, o que vai garantir um evento mais seguro para todos, inclusive para você.
Na área da saúde, será necessária uma equipe com médico, enfermeiros e materiais para primeiros socorros.
Caixa
Ao definir os serviços que for oferecer no show, você deverá contar com uma equipe financeira. Devem ser profissionais de confiança e treinados para lidar com o público.
Preste atenção em como será o processo de compra de bebidas, se será por comanda ou por fichas. Disponibilize as máquinas de pagamento via cartão. Elas deverão ser contratadas com antecedência, porque precisam estar registradas na conta da sua empresa ou na empresa terceirizada. Caso você não saiba, elas cobram uma porcentagem de acordo com a operadora e a operação (crédito ou débito). Mas a segurança e garantia de ter o dinheiro na sua conta depois valem cada centavo, além de facilitar o pagamento do seu público.
Internet sem fio gratuita
Hoje as pessoas costumam fazer check-in nos eventos. Mas algumas operadoras de telefonia móvel não vem acompanhando essa demanda e em lugares com uma concentração muito grande de público, elas tendem a deixá-los na mão. Tenha mais um diferencial na manga e ofereça uma rede de internet sem fio aberta para seus convidados. Isso impulsiona a divulgação e propagação do seu evento, além de despertar interesse nos próximos.
Limpeza
As equipes terceirizadas são sempre as mais recomendadas antes, durante e depois do evento. Verifique como operam os profissionais e confira o serviço prestado em outros eventos. Recomendações são bem-vindas, por isso faça o possível para saber sobre tudo da empresa que está contratando. Se o local contar com banheiros próprios, mantenha profissionais de limpeza a postos para ajudar na manutenção deles. Você deve mencionar suas principais preocupações, além de orientar como deve ser a limpeza durante o show (esvaziar lixeiras, por exemplo).
Com seu check-list em mãos, confira se todas as empresas estão prestando o serviço contratado e em caso de falhas, esteja pronto para cobrar mais ação da mesma.
Não se esqueça de conferir todos os registros da empresa, alvarás e certificações. Peça alguns contatos de clientes já atendidos por elas para ter mais confiança ao contratar. Você almeja um evento de sucesso e os fornecedores farão a diferença nesse momento!
Não tenha medo de escolher os melhores e pagar um pouco mais por isso. Você prefere ter um lucro gigante e clientes insatisfeitos que não voltarão em seus shows ou lucrar com um evento que foi muito bem aprovado e comentado pelo público? Aposte em qualidade e cative o público, que certamente é o melhor canal para gerar recomendações entre pessoas.
Lembre-se do ditado que diz que “o barato pode sair caro”. Invista em bons profissionais!