O sucesso de uma produção depende de muitos fatores externos. No entanto, com uma equipe de eventos bem estruturada e capacitada, é possível fazer um planejamento para que seja oferecida a melhor experiência possível a quem estiver presente. Além disso, uma equipe estruturada consegue lidar com imprevistos que podem surgir. 

Com um time preparado e alinhado, o desenvolvimento de festas, reuniões corporativas, baladas, workshops, conferências, exposições, palestras e qualquer outra atividade torna-se mais eficiente. 

Por isso, o organizador deve monitorar o trabalho dos diferentes profissionais que integram esse grupo para que a produção ocorra conforme o planejado.

Neste artigo, será possível entender:

  • qual a função da equipe de eventos;
  • como montar uma equipe de eventos;
  • quais são os profissionais que podem fazer parte do time de eventos;
  • como o sucesso da produção dependerá do alinhamento entre as equipes.

Qual a função da equipe de eventos?

O que é necessário para criar uma produção do zero? 

Certamente, há várias ações que uma única pessoa dificilmente conseguiria realizar sozinha — desde o brainstorming do evento e planejamento, até o dia da produção em si.

Por esse motivo, uma equipe de eventos (ou equipes, dependendo da escala e porte do acontecimento) é fundamental para organizar todas as etapas, entrar em contato com fornecedores, fechar contratos, definir as atrações, cronograma, cenografia, entre tantas outras tarefas. 

Sendo assim, uma produção é formada por uma série de profissionais especializados em diferentes áreas. Por exemplo, pode fazer parte da equipe: 

  • alguém responsável pela assessoria de imprensa do evento;
  • o responsável pelo controle da parte financeira e a contabilidade do evento;
  • especialistas em cenografia e decoração;
  • especialistas em atendimento ao cliente;
  • responsáveis pelo setor jurídico, para garantir toda a documentação necessária para a realização da produção, como licenças, seguros e alvará; 
  • e diversos outros tipos de profissionais, dependendo do tema.

Além disso, é importante entender que cada equipe pode precisar de profissionais diferentes. Se um evento é focado em esportes, ele pode contar com um especialista na área para facilitar a gestão. A organização de festas sobre a Copa do Mundo, por exemplo, terá uma equipe diferente de uma palestra em uma universidade. 

Mas, independentemente do segmento, há algo em comum a ser seguido: a necessidade de ter um planejamento e contar com pessoas preparadas na equipe. 

Como montar uma equipe de eventos?

O primeiro passo para montar um time para desempenhar todas as tarefas é recrutar profissionais qualificados, focados e experientes. O apoio de empresas especializadas, que possuem o know how para ajudar o produtor na realização do evento, também é fundamental. 

A seguir, é possível entender quais critérios e ações são necessárias para montar a equipe dos sonhos.

1. Contrate profissionais altamente capacitados

A contratação de uma equipe depende muito do porte do evento. Alguns conseguem contar com um time amplo, enquanto outros trabalham com um grupo reduzido. Há também aqueles que preferem contratar equipes terceirizadas e, outros, internos. 

Por exemplo, as pessoas que vão ficar responsáveis pela área de som, vídeo, fotografia, iluminação, recepção, atendimento na cozinha do evento: dependendo do orçamento, será mais viável terceirizar todos esses profissionais ou contratar internamente colaboradores para desempenhar essas funções? 

Geralmente, quando há uma equipe interna, o produtor consegue ter mais controle do evento, já que torna-se responsabilidade dele fazer a capacitação e treinamento desses profissionais. No entanto, com a terceirização, há uma certa economia de tempo, abrindo espaço para focar em outras demandas. 

A questão do investimento financeiro também deve ser considerada, já que um modelo de contratação pode ser mais acessível que o outro. 

No fim, o importante é contar com pessoas que tenham experiência no ramo de eventos e no segmento escolhido. É necessário fazer uma boa avaliação de currículo e pedir indicações de parceiros. Aqui, o networking pode ser de grande ajuda.

2. Treine os profissionais

As equipes precisam ser treinadas, cada qual em sua especialidade, para cumprir as suas funções da forma correta. Além de estarem capacitados para desempenhar suas atividades, deve-se também alinhar com todos os profissionais o posicionamento da produção. 

Por exemplo: há festas que disponibilizam uma equipe de apoio para atender denúncias de qualquer forma de discurso de ódio, preconceito ou assédio. Sendo assim, não basta somente ter seguranças, é preciso treiná-los para lidar com esse tipo de situação.

3. Identifique o propósito do evento

Toda produção é realizada para atingir um propósito e a equipe precisa entender isso desde o planejamento. Com objetivos diversos, é preciso ter um alinhamento sobre o foco do evento.

Uma festa com o intuito de promover a diversão aos participantes, por exemplo, será diferente de uma feira de estudantes que visa apresentar instituições de ensino e conectar alunos. Ainda, se fosse uma exposição artística, tudo seria diferente.

Dependendo de qual for o objetivo, o time tomará determinadas decisões para alcançar esse resultado. Por isso, o profissional de eventos deve alinhar com a equipe quais serão as tarefas de cada um com base nesse aspecto. 

Quais são os profissionais que podem fazer parte do time de eventos?

Existem diferentes tipos de profissionais que compõem uma equipe de eventos e cada um deles tem uma função que vai ajudar no sucesso da produção. 

Equipe responsável pelo credenciamento dos participantes

É nesse momento que os participantes recebem o primeiro atendimento e têm suas primeiras impressões do evento. As pessoas precisam ser identificadas, devidamente cadastradas e os ingressos devem ser validados – garantindo sua autenticidade para que todos possam acessar o local com tranquilidade e organização.

Esse time tem uma tarefa essencial para o andamento do evento, pois ficam encarregados de:

  • checar todas as inscrições;
  • tirar dúvidas;
  • oferecer informações e direções;
  • distribuir materiais e brindes (por exemplo: mapa dos estandes durante as feiras para que as pessoas possam se localizar);
  • entre outras tarefas. 

Equipe de segurança

Outro grupo fundamental para manter a ordem é a equipe de segurança. Ela tem como objetivo proteger os participantes, evitar conflitos, garantir que saídas de emergência estejam devidamente sinalizadas, entre outros fatores de vigilância que asseguram a proteção das pessoas. 

Como esses profissionais têm uma responsabilidade muito grande, eles devem ser profundamente treinados para lidar com todo o tipo de situação que o evento precisa. Por isso, geralmente, são terceirizados. 

Equipe médica

A equipe médica atua para garantir a saúde das pessoas enquanto o evento está acontecendo. Esse grupo de profissionais deve estar sempre a postos para atender qualquer emergência entre os participantes. 

Em shows, por exemplo, muitas pessoas passam mal devido a multidão e outras questões físicas. Ter uma equipe médica é essencial para cuidar de quem se encontra nessa situação. 

Equipe de limpeza

O serviço de limpeza não pode ser esquecido. Afinal, quando o espaço não é devidamente limpo, as pessoas se sentem desconfortáveis e isso prejudica a experiência de todos. 

Independentemente do tamanho da produção, uma equipe de limpeza é necessária para manter o ambiente em boas condições e fazer manutenções quando houver algum problema, como uma descarga quebrada, vazamentos, falta de sabonetes ou papéis higiênicos, entre outras situações.

Equipe de atendimento e apoio a convidados

Outro time indispensável é o de apoio e atendimento aos artistas, autoridades, mediadores e demais figuras que vão participar como atração de um evento, bem como dos convidados da produção. 

O objetivo desse grupo é facilitar a experiência dessas pessoas, resolvendo pontos como a chegada até o evento, tirada de dúvidas, deslocamento, orientação sobre assentos, lugar no palco, organização de estandes, etc. 

Além disso, a equipe deve oferecer suporte total para eles enquanto estiverem ministrando suas atividades, garantindo todas as ferramentas e condições necessárias para a continuidade da ação. 

Equipe de comunicação 

Ter uma equipe focada em comunicação, ou pelo menos um profissional responsável por fazer a cobertura do evento, é essencial. Afinal, é dessa maneira que as mídias ficarão sabendo do que ocorreu na produção. 

Seja para veículos tradicionais — como rádio, TV e jornal impresso — ou para as redes sociais, criar esse conteúdo é importante para mostrar o que aconteceu e repercutir o evento, gerar engajamento com quem participou e com aqueles que ainda pretendem participar em eventos futuros. 

Por exemplo: quando ocorre um festival de música, muitas pessoas publicam imagens e vídeos nas redes sociais. Isso pode instigar outros a comprarem ingressos para as próximas edições. Sendo assim, essa é uma ótima oportunidade de promover um evento. 

Equipe de produção

Esses são os profissionais responsáveis por tirar o evento do plano das ideias. A equipe de produção, além de ter grande influência e participação no planejamento, mapa e cenografia do evento, também deve acompanhar de perto a montagem e aplicação de tudo isso.

O objetivo é colocar de pé um evento que cumpra seu objetivo inicial, sempre considerando a experiência do público, e que o planejamento e cronograma sejam seguidos.

O sucesso da produção de eventos dependerá do alinhamento entre as equipes

Uma equipe de eventos bem estruturada e organizada contribui para a solução de problemas e imprevistos, bem como amplia o compartilhamento de informações e conhecimentos entre os times. Dessa forma, o grupo garante que o que foi planejado realmente se concretize. 

Do segurança ao cozinheiro ao fotógrafo, todos devem entender completamente o objetivo da produção e saber as principais informações para realizar suas tarefas. 

Por isso, manter uma comunicação direta e clara com toda a equipe é imprescindível para qualquer tipo de produção. Quando as pessoas têm as informações certas, elas ajudam a evitar erros, mal entendidos e retrabalhos. Para organizar uma equipe de eventos, a comunicação transparente e rápida é prioridade. 

Para saber mais sobre gestão de eventos, leia também o artigo sobre controle financeiro para organizadores de eventos para ter uma produção de sucesso que se mantenha dentro do orçamento planejado.