Qual o principal fator que define um evento de sucesso? Uma boa adesão de público, definitivamente, é uma das primeiras respostas que passam pela cabeça do produtor de eventos. E, para aumentar as chances de um público numeroso, é preciso que ele seja atingido pelas informações do evento através de todos os canais possíveis. Neste momento, a divulgação é a aliada do organizador para realizar eventos esportivos, shows e festas, congressos ou outros eventos com êxito.
De nada adianta possuir um bom orçamento para a realização do evento, reunir grandes atrações, escolher o local ideal e investir na infraestrutura se o público não sabe que tudo isso está sendo oferecido a ele. A divulgação do evento precisa vir no topo da sua lista de atividades e precisa de atenção permanente, desde o planejamento até o pós-evento.
Mensagem e identidade: mostre ao público o que o espera
Definir as melhores estratégias para divulgar seu evento depende de uma pergunta chave: qual é o público alvo e como falar com ele? A mensagem utilizada em todos os canais de divulgação deve possuir o tom do seu público e ainda transmitir a identidade e o diferencial do evento que você está promovendo. Informar quais artistas se apresentarão no caso de shows ou falar quais serão os principais palestrantes de um seminário, por exemplo, é importante para instigar a vontade dos possíveis participantes e mostrar o que eles podem esperar do evento.
Todas as peças desenvolvidas devem possuir a mesma identidade e conceito, a logo da produtora e dos patrocinadores, caso existam. Esta unidade na divulgação promove uma identificação para o público e mostra que o evento possui uma proposta própria e única.
Não se esqueça de informações básicas como o local e a data do evento na hora de divulgar. Estes detalhes, além de serem fundamentais para o planejamento dos interessados, também pode servir como atrativo para o público :)
Mídias: divulgar é alcançar os interessados pelo seu evento
Uma divulgação eficiente deve abranger a maioria dos canais de comunicação, desde que eles sejam adequados à mensagem e ao público que se pretende atingir. Dentro de seu orçamento, elabore a estratégia que faça seu evento alcançar pessoas que se interessariam nele e se espalhar a partir disso. Os canais tradicionais tais como rádio, TV e jornal ainda continuam eficientes, mas existem opções menos dispendiosas, tais como as redes sociais e ações de marketing offline.
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Cada mídia para divulgação tem seu propósito e suas características. Portanto, existem melhores meios de comunicação para diferentes tipos de evento. Se você está organizando um grande baile para a terceira idade, é provável que o melhor meio de promovê-lo seja através da TV ou jornal local. Os meios offline, tais como panfletagem de flyers ou outdoors, ainda são válidos – especialmente para um público que ainda não é muito conectado.
Se você quer promover um evento esportivo, por exemplo, pode afixar cartazes nas academias e distribuir panfletos em parques, pistas de corrida, locais de treino e outros, além de alinhar isso com uma divulgação online em grupos de corredores, crossfiteiros e outros.
Encontrar as mídias que chegam nas pessoas que se interessam pelo seu evento e fazer com que a notícia se espalhe faz parte dos pontos essenciais de como organizar uma produção de sucesso!
Marque presença online
O marketing digital tem sido o principal aliado da maioria dos produtores e promotores de eventos. Ele permite que sua divulgação alcance mais pessoas mas, principalmente, que alcance as pessoas certas. A possibilidade de segmentar o público através de características específicas torna sua divulgação muito mais assertiva. E muitos públicos estão online! Marcar presença na internet cabe em qualquer orçamento e tem o poder de aumentar muito a venda dos ingressos ou inscrições – especialmente se você optou por realizar a venda dos ingressos através de uma plataforma online :)
É possível marcar presença nas redes sociais, utilizar e-mail marketing e até firmar parcerias com sites de temática relacionada a do evento. Estar na web também é a melhor opção conforme o público: grandes produções, casas noturnas, eventos gastronômicos e até eventos educativos como seminários, congressos e workshops são eventos que devem ser promovidas no mundo online.
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Atraia patrocinadores com uma boa divulgação
Quando uma empresa decide patrocinar um evento, ela quer levar a marca para as pessoas que participarão dele. A divulgação é essencial para mostrar ao patrocinador a abrangência do acontecimento e que aquele foi um bom investimento. Através de uma estratégia de divulgação bem traçada, você pode ainda vender cotas de patrocínio de acordo com o destaque que as marcas querem.
A participação dos patrocinadores ainda pode ser ampliada para ajudar na divulgação. Solicite links nas páginas deles, permita que os seguidores de seus patrocinadores saibam que eles apoiam seu evento e redirecione-os para seu site. Use o reconhecimento da marca deles nos meios que escolher para divulgar e agregue esse valor ao seu evento.
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Um plano de divulgação eficiente considera o evento antes, durante e depois. A campanha de comunicação é o início de tudo. Mas no decorrer da produção, o discurso adotado e a qualidade dos serviços oferecidos precisam ser mantidos para que o público fique satisfeito e proporcione um futuro promissor para seus eventos!
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