Com o movimento de globalização e uso intenso da tecnologia, o mundo se tornou pequeno. A internet fez cair as fronteiras do conhecimento. A mobilidade entre países, que antes era para poucos, cada vez mais se populariza. O resultado é que hoje, para os produtores de todos os tipos de eventos, como corporativos, congressos e seminários, conhecer e contratar palestrantes de outros países não é mais um problema que demanda muito tempo. para a troca de telegramas, faxes e telefonemas. Basta atenção, planejamento, foco e o estabelecimento de uma língua em comum para negociar.
Para que você possa expandir seus limites e fazer de seus eventos um acontecimento internacional, altamente qualificado e segmentado, atente-se às nossas dicas para chamar palestrantes internacionais para a sua produção e aproveite a oportunidade para fazer networking.
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Atente-se ao perfil do palestrante e ao perfil do evento
Antes de mais nada, é necessário alinhar os perfis. Isso não significa somente delimitar um tema e sair à caça de profissionais. É preciso conhecer a fundo o assunto central do evento, para assim definir os melhores palestrantes. Arregace as mangas e fale com quem já fez eventos do mesmo segmento, pergunte a professores de faculdades, alunos, pós-graduandos e especialistas quem eles gostariam de ver em um evento desse tipo. Lembre-se que para coletar essas informações você pode aplicar pesquisas, online ou em questionário de papel. Isso servirá como base para uma decisão.
Procure pelas pessoas certas
Somado às respostas, explore um pouco sobre o que tem sido feito nos eventos internacionais: quem são os palestrantes de destaque? Quais abordagens eles usam para captar a atenção do público? Caso tenha encontrado um especialista ideal para palestrar mas não conhece bem o trabalho dele, procure um vídeo! Se não achar, um e-mail resolve.
Além disso, atente-se aos objetivos do evento para definir o palestrante. Precisa de especialistas ou de generalistas? O contratante/patrocinador especificou ou detalhou ideias, possibilidades e conteúdos específicos a serem abordados? Caso isso não esteja muito claro, elabore junto a ele um briefing para guiá-lo. Melhor perguntar antes do que refazer uma tarefa por não atender às especificações. Lembre-se ainda que o conteúdo a ser exposto deve ficar atraente e detalhado para ser divulgado ao público. Faça um check-list com o nome de todos os palestrantes que você pretende convidar. Fica mais fácil para fazer o controle de quais você já entrou em contato e fazer observações.
E, ao contatar o palestrante, envie referências suas, bem como demonstrações do que já produziu. Afinal, ele também irá buscar saber sobre o evento e o seu trabalho, até para saber se ele se encaixaria. Então, apresente-se bem.
Verifique se há familiaridade do palestrante com a cultura local
Outra dica importante é que seu palestrante tenha conhecimento sobre a cultura e a realidade locais. Uma alternativa é aproveitar profissionais que já tenham vindo ao Brasil ou mesmo que residam no país. Se não for o caso, envie a ele bastante material verídico sobre a vida por aqui e contrate alguém para ser tutor dele, o ajudando na rotina do dia a dia. Afinal, para que o discurso dele seja afinado, sem gerar desconforto por falta de conhecimento de costumes, é necessário entender a cultura.
O ponto cultural não deve ser observado somente no que diz respeito ao evento em si, mas em toda experiência do palestrante contratado. Se ele tiver uma boa experiência, ele ficará com uma imagem positiva do evento, da sua organização e do país que o recebeu. Isso contribui até para que ele indique outros profissionais para cursos, seminários e congressos futuros. Quem sabe o palestrante não resolve contratar você para produzir um evento para ele? Preze sempre pela qualidade do seu trabalho, faça networking porque oportunidades surgem a todo momento!
Valorize o palestrante além da forma financeira
Dinheiro não é apenas aquele depositado na conta bancária. Ao lidar com eventos, a negociação pode atingir vários níveis de retorno financeiro e agregar um ótimo valor para o trabalho do palestrante. Explicando: eventos podem gerar mídia espontânea e paga, retorno de imagem, marketing institucional, ampliação de networking, abrir porta para outros eventos.
Portanto, na hora de negociar com o palestrante, explique e mostre para ele as vantagens de se participar do seu evento e como o investimento poderá render frutos. Porém, justifique isso com soluções reais. Mostre a ele como o evento será divulgado, quem comparecerá, como será a presença da imprensa durante a ocasião, se isso será transmitido ao vivo, se o material será enviado para algum lugar como faculdades, escolas, grandes empresas, especialistas, dentre outros. Isso ajudará o palestrante a ver vantagens que podem ser saboreadas por um bom tempo.
Dialogue sem ruídos: evite o “Traduttore, traditore”
A expressão italiana “tradutor, traidor” simplifica bem a delicada e necessária tarefa: ao trazer um palestrante estrangeiro, há que se preocupar com a tradução que será feita ao público. E não apenas a tradução, mas também com a estrutura necessária, como as cabines de tradução e os equipamentos para os participantes do evento.
Pensou nisso? Deverá existir um planejamento bem detalhado, buscando o fornecimento desses materiais e na seleção de tradutores experientes a esse tipo de serviço. Invista na qualidade e, quando possível, faça um teste com os profissionais contratados.
Conte com os patrocinadores
Trazer um palestrante internacional custa bastante para o seu orçamento. Nessas horas, vale contar com investimentos externos: além de crowdfunding, buscar capital em grandes empresas com um trabalho afim com a temática do evento é uma ótima opção. Assim, cabe previamente definir as cotas de patrocínio, fazer um briefing completo sobre sua produção e justificar a ida do palestrante.
É sempre possível encontrar patrocinadores dispostos. O segredo é você vender sua ideia corretamente.
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