Produzir eventos não se restringe à organização de shows, cursos e workshops, eventos esportivos e outras ocasiões de maior porte. Um organizador também precisa estar pronto para planejar eventos particulares e, inclusive, muitos desses profissionais se especializam nesse segmento.
Eventos particulares não são abertos ao público, apenas para convidados e podem ser festas privadas como formaturas, casamentos, noivados, aniversários ou mesmo confraternizações da empresa ou uma festa em casa. O principal diferencial desse segmento é que os eventos são mais direcionados pelo cliente que o contratou e na maior parte deles não há a figura do patrocinador.
Muitas vezes também o produtor do evento é o próprio dono da festa, como uma festa de Réveillon que você faz em casa ou no sítio para amigos, e estas dicas servem para ambos os tipos de persona. Confira!
Conheça a lista de convidados
A festa será realizada para amigos íntimos e familiares ou para um grupo maior de pessoas? Isso implicará na escolha do local e decoração da festa, deixando-a mais intimista ou não. Com o número de convidados em mãos você também irá calcular a quantidade de comida e bebida necessárias. Portanto, é de extrema importância que você tenha o número de pessoas que estarão presentes. Para isso, oriente quem o contratou a utilizar um serviço de confirmação de presença mas inicialmente apontar um número aproximado de pessoas. Em festas pequenas, 5 pessoas a mais ou a menos fazem a diferença.
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Escolha o local
O local da festa determinará a presença ou não dos convidados, portanto, procure escolher um espaço que tenha o perfil deles. Converse bastante com o contratante sobre como será a festa, o que ele prometerá aos convidados, o que espera. Dependendo da festa particular você precisará de um salão, outras vezes de um local aberto e até mesmo de um restaurante. Não esqueça de pensar no deslocamento dos convidados: procure um lugar de fácil acesso a todos.
Além da acessibilidade, se preocupe também com a limpeza do local. Em um sítio, por exemplo, excelente para festas nas comemorações do ano, a terra não pode atrapalhar, a piscina deve estar limpa sendo usada ou não. Tudo deve estar devidamente arrumado para receber os convidados da melhor maneira possível e transmitir a melhor impressão.
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Fique atento ao cardápio e às bebidas
Agradar o paladar de todos pode ser difícil, mas neste momento é hora de se atentar ao que o cliente quer. É bom lembrá-lo de dar opções, mais leves, sem açúcar para quem está de dieta, sem carne para vegetarianos, ter um leque de bebidas alcoólicas e não alcoólicas. Mas o mais importante é a quantidade: sobrar é ruim, porém faltar é pior ainda!
Já tenha um bom buffet, confeitaria ou chef como contato para indicar. Parcerias são ótimas e, assim, quando contatarem primeiro os fornecedores de alimentos eles poderão indicar o seu serviço.
Decoração
A decoração para as festas particulares também precisa estar de acordo com o perfil do evento, dos convidados e ser adaptada ao local da produção. Verifique de antemão o que pode ser feito onde acontecerá a festa particular. Há espaço para mesas e cadeiras, arranjos, colunas e elementos decorativos? É possível decorar a entrada e fazer uma instalação de luzes? Além de verificar tais possibilidades, é importante saber como cada material será trazido ao local para que eles não se danifiquem no trajeto, na chegada, no decorrer da decoração e até mesmo ao longo da festa.
Se possível, deixe a decoração a cargo de algum profissional da área. Mas não se esqueça que como um organizador de eventos você precisa opinar, ajudar e fazer com que a decoração simbolize os valores da festa.
Não se esqueça da trilha sonora
Boa música é imprescindível em qualquer comemoração. E em festas particulares a trilha sonora terá origem diferente conforme o porte do evento. Casamentos, formaturas, aniversários para muitas pessoas e confraternizações maiores exigem a contratação de uma banda e até outras atrações, tais como DJs. Até no caso de eventos particulares é preciso contratar profissionais registrados e pagar a taxa do ECAD, não se esqueça!
Festas particulares mais intimistas muitas vezes pedem apenas uma boa seleção musical e uma distribuição correta de caixas de som pelo espaço. Fique atento à qualidade dos aparelhos e ao volume. Quem sabe um bom violão também não ajuda a deixar o clima mais descontraído?
Registre tudo
De que adianta uma festa inesquecível se não houver fotos e vídeos para lembramos depois? Contrate uma equipe de foto e filmagem para registrar todos os momentos. Uma boa ideia é criar uma área exclusiva para fotos, você pode decorá-la com painéis de fotos e disponibilizar adereços divertidos para os convidados, como chapéus, óculos, dentre outros.
O segredo para uma festa particular excelente é perceber a energia e as características dela. Lembre-se que você é um profissional capaz de instruir quem confiou o evento a você, mas ainda assim terá um limite de gastos e deve seguir algumas exigências do cliente. Quando for argumentar sobre algo que considera melhor, dê uma amostra do serviço, um vídeo, fotos e apresente o cliente a alguém que já contratou aquele serviço. Com estas dicas, certamente a festa privada organizada por você será incrível!
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