As ferramentas digitais são excelentes soluções para otimizar o trabalho do produtor de eventos. Elas podem ser utilizadas em diferentes processos, inclusive, para manter uma relação próxima com o público. Esse é o caso do chatbot.  

Quem ainda associa essa ferramenta a um atendimento robotizado e ineficiente pode mudar de ideia. Hoje, a inteligência artificial já consegue garantir que os chatbots funcionem de forma relativamente orgânica e com uma linguagem menos formal. 

Quer entender melhor como a ferramenta funciona e como o produtor pode utilizá-la no mercado de eventos? Confira esse post completo para tirar todas as dúvidas sobre o assunto. 

O que é um chatbot e como ele funciona?

O chatbot é um software de inteligência artificial capaz de manter uma conversa com um usuário humano por meio de aplicativos de mensagens, sites ou plataformas digitais. Esses sistemas utilizam uma interface conversacional para tirar dúvidas, criar relacionamento e entregar serviços e produtos para os clientes. 

A automação por chatbot pode ser utilizada em plataformas como:

  • WhatsApp;
  • Facebook Messenger;
  • Telegram;
  • Sistemas de call center;
  • Sites, lojas virtuais, etc. 

O objetivo dos chatbots é melhorar o atendimento ao cliente e permitir que ele seja escalonável. Para isso, a ferramenta é abastecida com um banco de dados que dita as regras da conversa. Assim, são programadas opções de respostas pré-definidas que funcionam de acordo com a forma como o usuário interage.

Os principais usos dessa tecnologia são: marketing, vendas, atendimento ao cliente, recomendações e sugestões, reservas e inscrições de eventos e pesquisas de satisfação. 

Como utilizar o chatbot para eventos?

O chatbot é uma ferramenta com grande potencial para o mercado de eventos. Com ele, é possível divulgar e tirar dúvidas sobre conferências, palestras, festas, congressos e outras programações. 

Para isso, no entanto, é preciso configurar a ferramenta para passar todas as informações necessárias sobre o evento em questão. É importante que o produtor reflita sobre as principais dúvidas que podem ocorrer aos participantes antes, durante e após a ocasião, para, então, configurar as respostas. 

Veja alguns exemplos:

  • Antes: Quanto custa? Como me inscrever? Onde será? Qual a data?
  • Durante: Qual a senha do Wi-Fi? Posso chegar atrasado? Onde estacionar? Onde é a praça de alimentação?
  • Depois: Como emitir um certificado? Quando será a próxima edição? 

Prever as principais dúvidas dos participantes é essencial para configurar interações realmente eficientes, que vão responder o que a pessoa está querendo saber de forma imediata. 

É importante, também, que o produtor disponibilize uma opção de atendimento humano, para que o cliente seja respondido quando o chatbot não trouxer informações suficientes ou não conseguir entender a pergunta. 

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Quais as vantagens do chatbot para eventos? 

Poucos produtores já aderiram a esse tipo de ferramenta, mas ela pode trazer diversas vantagens tanto para a divulgação dos eventos, quanto para o relacionamento com o público. A seguir, explicamos melhor quatro dos principais benefícios.

Atendimento rápido 24 horas

Quem dera fosse possível estar disponível 24 horas por dia para atender o público, não é mesmo? Mostrar disponibilidade é muito importante, mas nem sempre é possível, principalmente para produtores com uma equipe enxuta. 

O chatbot fica ativo durante o dia e a noite para atender qualquer demanda que chega pelos meios digitais. Dessa forma, é possível esclarecer as dúvidas e solucionar alguns problemas sem mobilizar muitas pessoas, desafogando os profissionais de suporte e atendimento, que podem se dedicar a tarefas mais complexas.

Relacionamento com o cliente

Essa disponibilidade total é uma estratégia interessante para melhorar o relacionamento da marca com os clientes, que sabem que podem tirar dúvidas sempre que for necessário. A ferramenta também pode ajudar a engajar mais o público, interagindo rapidamente e chamando sua atenção. 

Outro diferencial é que o chatbot ajuda a coletar informações em um banco de dados, auxiliando o produtor a lapidar melhor quem é o público-alvo e como ele se comunica. Dessa forma, é possível oferecer um atendimento mais personalizado e eficiente. 

Otimização de tempo

Automatizar o atendimento é uma forma de otimizar um tempo precioso da equipe, possibilitando que os profissionais consigam dedicar melhor suas horas em organizar um evento impactante e memorável e divulgá-lo de forma estratégica e inteligente.

Personalização de linguagem

Por fim, outra vantagem do chatbot para eventos é a possibilidade de personalizar a comunicação com o tom de voz da marca. Diferentemente do que algumas pessoas acreditam, o atendimento automatizado não precisa ser robótico. 

O produtor pode configurar uma linguagem mais informal e descolada, que faça sentido com o público e o evento que está sendo divulgado. Vale usar gírias e emojis, por exemplo, se isso fizer sentido para o público. 

Concluindo, o chatbot é uma alternativa interessante para otimizar o relacionamento e melhorar a comunicação do produtor de eventos com os participantes e o público interessado. Assim, vale a pena experimentar a ferramenta e estudá-la para oferecer um atendimento completo e eficiente.

Mas é preciso lembrar que a comunicação é só um dos pilares do complexo trabalho de um produtor de eventos. Para não deixar nenhum detalhe para trás, você pode contar com o checklist da Sympla. Baixe gratuitamente a planilha.