Por Alice Sá
Organizar eventos é uma tarefa extremamente nobre. Afinal, essa é uma atividade que proporciona encontros, conexões, aprendizado e, claro, boas memórias! Por isso, é fundamental celebrar o dia 30 de abril, que marca o Dia do Profissional de Eventos no Brasil.
E não importa o número de participantes, valor dos ingressos ou o tamanho do espaço, viu? Se você já promoveu ou pretende organizar algum tipo de experiência para um grupo de pessoas, você faz parte da indústria de eventos e deve comemorar essa data tão marcante.
E é justamente pensando em quem está começando a se aventurar pela arte de produzir eventos que a Sympla, plataforma de eventos mais acessada do país, convidou produtores experientes a compartilharem dicas e conselhos valiosos! Quer saber o que não pode faltar na hora de organizar o seu evento? Continue a leitura!
30 de abril: Dia do Profissional de Eventos
O Dia Nacional do Profissional de Eventos foi instituído em razão da relevância do setor para a economia brasileira. Um dado do Sebrae divulgado pela Agência Senado revela que a atividade econômica envolve mais de 50 setores da economia, movimentando mais de 35 bilhões de reais todos os anos.
A data foi escolhida como uma homenagem ao célebre Caio de Alcântara Machado, um dos grandes nomes do setor de exposições e eventos no país, tendo estado à frente de produções como o Salão do Automóvel e a Fenit (Feira Nacional da Indústria Têxtil).
Trata-se, hoje, de um momento para reafirmar a importância do setor para o Brasil e celebrar aqueles que se dedicam à produção das mais diversas experiências no país.
Como se tornar um profissional de eventos?
O setor de eventos exige organização, planejamento e muita criatividade! O primeiro passo, portanto, é olhar ao seu redor, buscando inspiração e uma boa dose de referências. A notícia boa é que não faltam produções incríveis para se espelhar por aí, já que o mercado é vibrante e está sempre em movimento.
Adquirir experiência prática também é fundamental! Que tal começar colaborando com outros profissionais mais experientes? Você também pode ser voluntário ou trabalhar em outras posições em eventos maiores antes de produzir o seu.
Mas, se já quiser colocar a mão na massa, basta começar com eventos menores e ir aumentando a escala na medida em que você se desenvolve como profissional. Exemplo: você faz consultoria de imagem e quer fazer um workshop presencial desse tema? Que tal começar com um grupo restrito de pessoas que podem fornecer um feedback sincero sobre a experiência?
6 dicas indispensáveis para Profissionais de Eventos
O setor de eventos está repleto de profissionais dinâmicos e experientes. A Sympla reuniu especialistas na organização de eventos e pediu que eles compartilhassem conselhos valiosos sobre a área. Confira:
1. Comece pelos estudos
Para Ana GB, produtora artística e Analista de Relacionamento da Sympla, é fundamental “estudar sobre a área de atuação e temas relacionados”. Afinal, segundo ela, é importante saber um pouquinho sobre cada coisa.
É que a produção de eventos exige uma compreensão de uma série de áreas correlatas à produção de eventos, como a gestão financeira, legislação, documentação necessária. Para conseguir gerir tudo isso, é importante conhecer esses campos também.
#DicaSympla: Leia sobre Alvará para Eventos.
2. Coloque-se no lugar do cliente
Já Livia Souza, que é organizadora e especialista da área de Marketing da Sympla, destaca a experiência do cliente como direcionamento para o trabalho de qualquer profissional de eventos.
Segundo ela, é importante imaginar “como você gostaria de se sentir ao chegar no evento”. Vale se colocar no lugar do participante em toda a sua jornada: desde o contato com a divulgação e a compra, até a portaria da evento, a circulação no espaço etc. Mapear as necessidades do seu público-alvo na etapa de planejamento também é uma ótima pedida!
#DicaSympla: Como descobrir o público-alvo do seu evento
3. Uma boa pré-produção
Para Thulio Garbazza, produtor de eventos da equipe de Operação Local e Logística da Sympla, uma pré-produção bem feita “vai tornar o seu evento mais prático e melhor”. Afinal, é nessa etapa que o organizador vai definir um orçamento, escolher data e local, buscar fornecedores e parceiros… Por isso, é crucial investir um tempo nessa fase, que é a fundação, a base do evento.
4. Lista de fornecedores sempre à mão!
A dica da Coordenadora de Operação Local da Sympla, Nágila Santiago, é que você tenha um compilado de contatos de fornecedores sempre à mão, principalmente à medida que o evento se aproxima.
Segundo a produtora de eventos, “pode acontecer de o fornecedor que você contratou não ir ou não entregar”. Nesse caso, é fundamental poder ter outras opções para que seja possível fazer uma segunda contratação com celeridade. Melhor ainda se forem fornecedores parceiros e se você já conhecer o trabalho deles, né?
5. Driblando imprevistos
Maria Gabriela Leonardo, Analista Relacionamento da Sympla, brinca“O nome evento já diz tudo, né?”. Segundo ela, que também é produtora de eventos, é necessário se preparar para os imprevistos ou eventualidades que podem acontecer em qualquer produção.
O segredo é “ter um plano B, C e D”, de acordo com ela. Isso vale para os fornecedores, para palestrantes ou atrações especiais… Além disso, uma boa pedida é ter um orçamento flexível, com uma margem confortável para contratações emergenciais, por exemplo.
6. Acredite no seu trabalho!
Para Wesley Oliveira, o Gerente de Eventos da The Choice Teen, festa voltada para o público adolescente, é importante ser resiliente e acreditar no propósito da sua produção. De acordo com ele, o segredo está em fazer com amor!
Celebre o Dia do Profissional de Eventos tirando as ideias do papel!
Deu pra ver que, com planejamento e organização, é possível contornar as dificuldades e entregar um evento incrível. Que tal aproveitar essas dicas e colocar o seu projeto na rua?
Com a Sympla, é mais fácil se tornar um organizador de eventos! Conheça a ferramenta para publicação do seu evento e venda de ingressos. Organize com a plataforma de eventos mais acessada do país!
