Os preparativos de uma produção começam muito antes da sua realização. Ações prévias de divulgação são fundamentais para atrair o público, e existem alguns modelos de emails para eventos que são excelentes para isso. 

Além de ajudar a atingir potenciais interessados na festa, workshop ou congresso, esse canal pode servir para fortalecer o relacionamento com pessoas que já participaram de edições anteriores, transmitir informações importantes e gerar engajamento. 

Apesar de já existir uma série de redes sociais na atualidade, o email segue sendo um dos melhores aliados para quem precisa promover algum produto ou marca, como é o caso do organizador de eventos.

Por isso, neste artigo, será possível ler sobre:

  • o que é email marketing para eventos;
  • porque os emails para eventos são uma boa aposta para o produtor;
  • quando usar os emails para eventos;
  • 5 modelos de emails para eventos para usar de inspiração;
  • métricas de emails;
  • porque os emails para eventos são uma ótima estratégia.

O que são emails para eventos?

Os emails para eventos nada mais são do que uma estratégia de marketing, cujo propósito é estabelecer uma comunicação personalizada e direta com o público da produção.

Dessa forma, o conteúdo e a linguagem das mensagens devem variar de acordo com o perfil, dores e desejos daqueles que irão recebê-las. A grande ideia é enviar as comunicações certas, na hora e para as pessoas corretas. 

Isso quer dizer que as informações passadas por esse canal devem ser relevantes para quem irá abri-las. Só assim esse recurso surtirá o efeito esperado. 

Emails para eventos: por que essa é uma boa aposta para o produtor?

Fazer o envio de mensagens por correio eletrônico não é mais uma novidade. Porém, esse canal continua sendo uma das principais formas de comunicação da atualidade.

Uma pesquisa realizada pela Cultura Colaborativa, blog de iniciativa da SocialBase focado em notícias de empreendedorismo e inovação, indica que 52% dos brasileiros passam, pelo menos, uma hora do dia lendo emails. 

Mas não para por aí, outras estatísticas reforçam a relevância do meio de comunicação. Um estudo feito pela Convince and Convert, empresa de consultoria de mídia digital, por exemplo, atesta que: 

  • o email tende a aumentar em 138% as vendas;
  • 44% dos americanos fizeram pelo menos uma compra depois de receber um email promocional.

Tais dados revelam para o produtor a oportunidade de utilizar o email para eventos não somente para potencializar a venda de ingressos da produção, como também gerar engajamento, empatia e agregar valor com futuros participantes e potenciais inscritos. 

O organizador pode e deve usar o canal para comunicar o conceito da festa, workshop, show ou congresso, se valendo da linguagem mais adequada para atrair leads.

O envio de certos modelos de emails, quando bem feito, pode fazer com que as pessoas se identifiquem mais com a proposta do evento e se sintam confortáveis para fechar a compra. 

Outro motivo pelo qual o email é uma boa aposta para o produtor é que, por meio dele, é possível criar uma atmosfera do evento, fazendo com que os participantes já se sintam parte da produção antes mesmo dela iniciar. 

Por exemplo, podem ser enviadas comunicações sobre as principais atrações confirmadas para o grande dia e dicas de como aproveitar o evento ao máximo. 

É válido também disparar uma enquete sobre algum “elemento surpresa” da produção para que o público possa dar seus palpites e, depois, descobrir a resposta correta, gerando engajamento e expectativa. 

Quando usar emails para eventos?

Embora o correio eletrônico seja um excelente canal para construir um bom relacionamento com o público, o mau aproveitamento ou mesmo o excesso dessa comunicação pode causar desconfortos nos seus destinatários. 

Em alguns casos, as mensagens podem ser entendidas pela plataforma como spam e sequer serem visualizadas pela pessoa. Então, por isso, é preciso saber em quais momentos e para quais objetivos os diferentes modelos de emails para eventos devem ser utilizados. 

O recurso pode ser muito bem-vindo para: 

  • informar: o objetivo deve ser passar informações relevantes sobre o evento para o público, como confirmação de atrações, escolha do tema da edição, datas, horários, local de realização, entre outras. O organizador também pode apostar no disparo de newsletters, fluxos de emails que têm uma frequência maior de envio, com novidades do interesse da audiência;
  • nutrir os leads: a ideia é fazer com que o destinatário visite os domínios do eventos. Por exemplo, se a produção possui um site ou blog, a mensagem pode convidar o leitor a ler algum conteúdo específico;
  • educar o público: essa é uma forma de tirar dúvidas e resolver problemas do público. Os conteúdos devem ser agregadores e de relevância para quem vai recebê-los. Podem ser incluídos convites para receber algum material exclusivo que impacte positivamente a vida do leitor, como um e-book;
  • enviar ofertas: o tema já diz tudo. O propósito deste tipo de mensagem é comunicar sobre promoções, cupons de desconto e outras ações de venda;
  • comunicar transações: trata das transações financeiras feitas pelos compradores do evento, como confirmações de aquisição dos ingressos.

5 modelos de emails para eventos para usar de inspiração

Usar emails para eventos é uma estratégia que exige planejamento do produtor. Já existem alguns modelos bastante utilizados no mercado para bombar a comunicação, engajando o público e estimulando a compra de ingressos. 

Então, para ter mais sucesso na incorporação desse canal, o organizador deve conhecer alguns dos tipos de mensagens que não podem ficar de fora do seu mapeamento. Os principais modelos de emails a serem usados são:

1. Convite inicial do evento

O propósito desse email é comunicar que o evento irá acontecer. Nele, já  podem ser indicados os diferenciais da produção, dia e horário. Como ação, o organizador pode pedir para os destinatários compartilharem a informação com amigos.

2. Confirmação de recebimento

Essa comunicação deve ser enviada àqueles que confirmaram presença no evento. Aqui, é importante lembrar aos participantes porque adquirir o ingresso da festa, workshop ou congresso foi uma boa decisão.

É momento de gerar expectativa. Nesse modelo de email para eventos, o organizador também pode incluir dicas de como se preparar para a produção e relembrar informações importantes, como dias, horário, local e atrações.  

3. Lembrete para contatos inativos

Ao enviar os convites para o evento, é provável que nem todos os destinatários da lista de contatos abram a mensagem e executem a ação esperada. 

Por isso, esse email para eventos é muito importante para chamar atenção daqueles que ainda não foram impactados na primeira tentativa. 

É interessante usar essa mensagem para argumentar contra possíveis objeções que as pessoas possam ter para não comparecer à produção. 

4. Lembrete para contatos confirmados

Não é porque a pessoa adquiriu o ingresso do evento que ela, necessariamente, irá comparecer ao grande dia. Datas e horários podem se perder na memória e, por isso, o organizador deve refrescar a mente dos seus participantes. 

O objetivo dessa mensagem é exatamente esse: lembrar os convidados de que a data do evento está se aproximando. 

5. Email pós-evento

A festa pode acabar, mas o trabalho continua! No pós-evento, é interessante que o produtor avalie os resultados conquistados, as ações que deram mais certo e as que não surtiram tanto efeito. 

Para ter uma visão mais completa disso, o organizador pode utilizar o email para eventos, enviando uma mensagem de agradecimento a todos que participaram da edição junto com uma pesquisa de satisfação. 

Assim, é possível coletar feedbacks e saber como melhorar os próximos projetos. 

Métricas de emails para acompanhar

Para implementar ações mais estratégicas, identificar gargalos e ter resultados mais efetivos, é fundamental metrificar a repercussão dos emails enviados.

Assim, é importante saber acompanhar os resultados gerados pelo canal, acompanhando algumas métricas, como: 

  • taxa de crescimento da lista de contatos;
  • taxa de descadastramento: mostra quantas pessoas pediram para serem retiradas da lista de transmissão ou marcaram as mensagens como spam;
  • taxa de abertura de emails: corresponde à quantidade de emails que foram abertos em comparação à quantidade de pessoas que os receberam;
  • taxa de cliques por abertura: é o resultado da razão entre o número de cliques e o de aberturas. Ela ajuda a entender se a mensagem foi relevante o bastante para despertar o interesse do destinatário;
  • taxa de conversão: diz respeito à quantidade de pessoas que viram a mensagem, clicaram no link interno, foram redirecionadas para uma página e, então, concluíram a ação final esperada pela estratégia, que pode ser a compra do ingresso, por exemplo;
  • taxas de compartilhamento: se trata do número de pessoas que clicaram em botões de compartilhamento nas redes sociais ou, então, encaminharam o email para contatos próprios;
  • taxa de rejeição: a quantidade de emails que não foram recebidos;
  • ROI (Retorno Sobre Investimento): para investir na estratégia de emails para eventos, o organizador pode ter que desembolsar alguma quantia. Essa métrica vai indicar, justamente, a taxa de retorno obtida pelo investimento em marketing.

Os emails para eventos são uma ótima estratégia para ter mais sucesso nas produções! 

Não há dúvidas de que os emails para eventos ajudam o produtor a ter mais sucesso em suas produções. Quando bem utilizadas, essas mensagens contribuem para manter a base de leads aquecida, engajar o público e estimular as vendas, entre outros pontos mencionados neste artigo. 

Apesar de existirem alguns modelos de email padrões a serem aplicados pelo produtor, esse profissional pode ir além, explorando a criatividade para impactar os potenciais participantes das mais variadas formas. 

Para obter o sucesso esperado com essa estratégia de marketing, é preciso ter mais experiência e saber como redigir bem essas mensagens. Aproveite e veja como aplicar corretamente a estratégia de email marketing e conquistar resultados ainda melhores!