Briefing para eventos: o que não pode faltar no documento

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O briefing para eventos pode ajudar tanto o produtor autônomo, que recebe uma demanda de trabalho, quanto aquele que precisa delegar determinadas tarefas de um show, espetáculo, conferência ou congresso para o seu staff.

Afinal, é por meio das orientações do documento que o projeto terá o resultado esperado pelos envolvidos. Nele, estão dispostas as expectativas iniciais sobre determinada produção ou tarefa.

É o briefing que vai guiar a produção, então é fundamental que o profissional de eventos esteja preparado para elaborar ou receber o documento. Continue a leitura e verifique o que não pode faltar nesse material!

O que é briefing para eventos?

O briefing para eventos é um documento que funciona como guia para a execução de um projeto, seja ele qual for. 

Uma forma fácil de compreender é encarando o material como um  manual de instruções. Nele, estão contidos os principais direcionamentos, que devem ser seguidos pela equipe responsável para que os resultados esperados sejam os mais próximos possíveis das expectativas existentes. 

Assim, não importa o tipo de evento que está sendo produzido: é fundamental que as orientações enviadas tanto aos fornecedores parceiros quanto aquelas que chegam até o organizador de eventos sejam as mais completas possíveis. 

Qual a importância do briefing para eventos?

Depois de relembrar o conceito de briefing para eventos, também é válido reforçar sua importância para o produtor. Na prática, esse documento contribui para:

• melhorar a assertividade da atividade proposta, pois, ao conhecer em detalhes os pormenores da ação, fica mais fácil atingir os resultados esperados;
• aumentar a integração entre fornecedores e o time do eventos;
• diminuir os retrabalhos, porque todos os envolvidos estão na mesma página em relação aos pedidos e entregas que precisam ser feitas;
• aprimorar a organização do evento como um todo, já que o briefing reúne em um só lugar os dados mais relevantes para o projeto;
• entre outros pontos.   

Essas são vantagens competitivas interessantes para fazer com que o organizador extraia os melhores resultados do projeto em que está trabalhando

O que não pode faltar em briefing para eventos?

Um bom briefing para eventos responde as perguntas certas para garantir que a ação saia de acordo com o esperado. Caso o produtor não indique ou passe os direcionamentos adequados, a cobrança em relação ao produto ou serviço entregue será mais difícil. 

Para garantir que isso não aconteça, existem alguns pontos que não podem faltar nesse documento. Veja abaixo:  

1. Ideias gerais sobre o evento

O ponto de partida para qualquer briefing é a apresentação geral da produção. Aqui, é válido que o organizador responda ou questione: 

• o que é o evento?
• como será feita a divulgação?
• quais serão as atrações?
• onde ele ocorrerá?
• por que essa ação está sendo organizada? 
• quando irá ocorrer? 

2. Informações sobre o objetivo da ação

Depois de apresentar as informações gerais do evento, é fundamental esclarecer qual o objetivo do espetáculo, show ou simpósio que está sendo planejado. 

Por exemplo, em uma programação do mercado de atrações pet, o objetivo pode ser apresentar tendências e novidades do segmento em um congresso ou promover a adoção de bichinhos durante uma feira.

Seja qual for o segmento, é possível focar tanto em metas macro, como o crescimento de um determinado percentual da receita, quanto micro, como a diminuição da utilização de papel. 

3. Definição do público-alvo

No briefing, é importante que exista a definição do público-alvo que será impactado com o evento. 

Isso porque essa informação irá colaborar muito para melhorar a experiência das pessoas, divulgação da atração, bem como ajudará a definir o tom de voz e o direcionamento que será dado ao projeto. 

4. Dados de orçamento

Independentemente do porte do evento que está sendo organizado, no briefing, é preciso que exista, ao menos, uma estimativa da verba disponível para realização do que está sendo solicitado. 

Caso seja necessário criar um material gráfico impresso, em uma agência de publicidade, por exemplo, é importante indicar qual o orçamento previsto para isso. Essa informação também ajuda a alinhar as expectativas do que é de fato possível atingir dentro do valor estipulado.

Por isso, é importante que o produtor peça e traga clareza nessa informação. 

5. Prazos e o cronograma

O documento também precisa conter informações sobre prazos e um breve cronograma das ações. 

Isso é fundamental para garantir o sucesso do evento, já que essa base dá ao time envolvido — seja o dos fornecedores ou do produtor — uma noção do tempo disponível para concluir e entregar o material ou serviço solicitado como um banner, identidade visual, montagem de um estande, etc. 

Como um bom briefing para eventos impacta a produção?

Depois de entender o que é, qual a sua importância e quais informações não podem faltar no documento, o último passo é descobrir como fazer um briefing e como ele impacta na produção. 

Para elaborar um bom material, o produtor deve ser ou pedir para que o contratante seja:

• claro e objetivo: nada de ficar enrolando para trazer informações e dados;
• solícito para responder dúvidas que possam surgir após a leitura. Esse momento é muito importante para alinhar as expectativas de todos os envolvidos.

Ao observar esses pontos, é provável que todas as atividades relacionadas ao evento sejam mais tranquilas e próximas do que foi imaginado pelos idealizadores da produção. 

Além disso, uma ação bem organizada, antecipa imprevistos e proporciona uma ótima experiência para os participantes. Como consequência, o produtor fortalece a sua autoridade no mercado, atrai e fideliza o público. 

Para garantir excelentes resultados, aproveite para ver algumas dicas para turbinar ainda mais a sua gestão de eventos!