Se você já organizou um evento que necessitava da presença de jurados, mentores e facilitadores durante o seu andamento, sabe o quanto é importante ter uma equipe alinhada e unida. Se ainda não organizou, mas pretende organizar, tenha certeza que essas pessoas terão um papel crucial durante o andamento do projeto. Mas, por quê devemos levar isso em consideração?
Todos aqueles que têm contato direto com os participantes, impactam na experiência do evento. Lembre-se disso!
No texto de hoje, vamos falar um pouco sobre o papel de jurados, mentores e facilitadores e elencar algumas dicas de como você pode montar um time fantástico para o seu evento e impactar, de forma positiva, a experiência dos participantes.
Para auxiliar no entendimento e trazer casos práticos, vamos utilizar o evento Startup Weekend, da Techstars, como exemplo.
O que é um Startup Weekend?
O Startup Weekend é um evento sem fins lucrativos e organizado pela própria comunidade. Além de contribuir para o fomento de comunidades empreendedoras, o evento traz um grande desafio: montar uma startup do zero em apenas 54 horas. São três dias de imersão e o intuito é desenvolver habilidades profissionais e pessoais voltadas ao empreendedorismo.
Para o desenvolvimento de todas as atividades, o evento conta com jurados como banca avaliadora dos projetos finais, mentores como fonte de troca de experiências, incentivo e networking, e o facilitador como responsável por aplicar a metodologia do evento e elevar a energia dos presentes. Veja como funciona a atuação de cada um deles:
Jurados
Os jurados são responsáveis por avaliar e decidir os vencedores do evento. Por isso, eles precisam ter conhecimento da proposta de valor da produção e, se possível, experiência prática no tema deliberado.
Essa posição é vista com prestígio por muitos, mas traz uma grande responsabilidade: os jurados precisam estar preparados para fazer perguntas inteligentes e assertivas sobre o que foi apresentado, além de entregar dicas construtivas para todas as equipes.
Outro ponto é a credibilidade – quanto mais experiência prática os jurados tiverem sobre o tema, mais valor terão suas falas e o posicionamento apresentado, o que facilita a assimilação de ideias por parte de todos os presentes.
Uma dica é usar esse posto como uma ponte para parcerias estratégicas futuras. Por exemplo, se você quer que uma empresa seja patrocinadora das próximas edições, por que não chamar um representante que compartilhe da proposta de valor do evento para vivenciar essa experiência como um jurado? Dessa forma, eles podem experimentar a metodologia e entender na prática como o evento sendo promovido faz sentido para eles :)
Mentores
Diferentemente dos jurados, os mentores ficam em contato direto com os participantes durante boa parte do evento – e essa aproximação pode gerar grandes experiências!
Esse time é responsável por compartilhar histórias reais e vivências, a fim de enriquecer a jornada dos participantes e ampliar as visões que eles têm sobre o tema em questão. É sempre bom falar com alguém que já viveu algo antes de nós, ou que traz uma bagagem diferente, não é mesmo? E é exatamente esse o papel dos mentores.
Vale lembrar que um time complementar – ou seja, um time com habilidades e experiências diferentes – é MUITO recomendado. Assim, os participantes terão diversas visões e conhecimentos sobre o mesmo assunto, o que pode estimular o pensamento crítico e abrir espaço para novas possibilidades, ideias e projetos propostos.
Uma dica para selecionar mentores para seu evento é buscar referências em outros eventos do segmento, perguntando sobre a atuação daqueles que você pretende convidar. Certifique-se de que essa pessoa possui as características necessárias e, principalmente, os valores e experiências que você busca para enriquecer o seu evento!
Facilitadores
Os facilitadores podem ser designados por um terceiro ou escolhidos pela própria organização do evento. De qualquer forma, essa pessoa será responsável por colocar em prática a metodologia, fazer checkpoints com todos os envolvidos e garantir uma energia positiva ao longo do evento. E isso é fundamental: muitas vezes, os eventos possuem grande duração e é necessário manter os participantes animados e motivados durante todo o tempo.
Caso esse facilitador seja designado por um terceiro, uma dica primordial é fazer uma reunião prévia e alinhar todas as expectativas do evento o quanto antes, a fim de entender o perfil do facilitador, suas experiências e esclarecer dúvidas e pontos importantes.
Se, por outro lado, a própria organização for responsável pela escolha do facilitador, é preciso ter em mente quais são os valores e perfis esperados para essa figura. e contate a pessoa com as características mais próxima disso. Lembre-se da energia que precisa ser transmitida.
Como começar agora? Dicas práticas
Faça uma pré-lista com a sua equipe
Tudo deve começar com uma pré-lista. Faça uma reunião para tratar desse assunto especificamente e, se não houver uma equipe, tire um tempo e faça com calma. Coloque o nome das pessoas que poderiam fazer parte do seu quadro de mentores, jurados e facilitadores e faça uma pesquisa sobre cada um deles. Estabeleça quais características devem ser importantes para essa decisão: formação profissional, experiência prévia em eventos semelhantes ao seu, conhecimento na área do tema abordado…
Uma dica é elaborar uma minibiografia com as informações que você coletar, montando um perfil de cada pessoa. Assim, será mais fácil distribuir as informações (e os possíveis mentores, jurados e facilitadores) por áreas de conhecimento ou experiências, caso seja necessário mais tarde.
#DicaSympla: Aprenda a elaborar um check-list para eventos!
Peça recomendações para outros organizadores
Busque recomendações de outros organizadores de eventos e pergunte sobre suas experiências a respeito dos nomes que você selecionou. Aqui, também vale pedir novas indicações e buscar novos contatos! Aproveite essa estratégia para aumentar sua rede de networking :)
Pense no desenvolvimento da comunidade e no impacto do seu público
Agora que você já tem uma boa base de nomes e listou as referências profissionais de cada um, é hora de validá-los a partir do que você pretende entregar para o seu público e para a comunidade como resultado do seu evento.
De todos esses nomes, quais deles estão mais ligados ao que eu quero oferecer? Responda a essa pergunta analisando as experiências individuais, as habilidades específicas, a região de realização do evento, a facilidade de deslocamento (no caso de pessoas de outras cidades ou estados) e as referências apresentadas.
Na Techstars, trabalha-se com o valor do #givefirst: entregue primeiro sem esperar nada em troca. Esse é um pensamento interessante para se construir quando o assunto é comunidade! Assim, o intuito de todos no evento – desde os participantes até os mentores, jurados e facilitadores – será o desenvolvimento geral do ecossistema e o bem comum, e todos saem ganhando.
Divirta-se
Por fim, mas não menos importante, divirta-se! Aproveite cada momento do seu evento com essas pessoas – aprenda, ensine, aproveite e experimente. Você fez por merecer!
Gostou do tema e ainda não conhece o Startup Weekend? Clique aqui e veja como funciona a iniciativa!
Este post foi escrito por João Marinelli, empreendedor, facilitador do Startup Weekend e apaixonado por pessoas.