Em um evento esportivo, planejar a entrega de kits com itens de suporte ao atleta é fundamental para o bom andamento das atividades. Se todos os participantes puderem contar com o fornecimento de acessórios e equipamentos que os ajudarão a praticar as modalidades, não há razões para que as competições deem errado por falta de estrutura. Dessa maneira, seguir algumas dicas e criar estratégias para que todos estes pacotes sejam distribuídos adequadamente aos competidores são ações essenciais.
E, para ajudá-lo nesta tarefa, elaboramos um guia com dicas sobre todo o processo da entrega de kits. Quer saber quais são elas? Confira!
Confira os dados da inscrição
Para confeccionar adequadamente os kits para o seu evento esportivo, é importante que você conheça e analise todos os dados fornecidos pelos participantes durante o processo de inscrição. Lembre-se de perguntar informações como o tamanho das vestimentas, número de pessoas da equipe e modalidades que competirá (caso haja mais de uma). Dessa forma, ficará muito mais fácil para você identificar a quantidade de itens que deverá ser produzida, coordenar a confecção e elaborar os pacotes que deverão ser entregues durante a data das competições.
#DicaSympla: Com uma plataforma online este processo é automatizado. Na Sympla, colher os dados dos participantes é uma baita arma nas mãos do produtor!
Conheça as necessidades dos atletas
Ainda pensando na elaboração dos kits, é importante pensar em todos os itens que serão necessários para o andamento das competições. Lembre-se sempre que cada tipo de modalidade esportiva exige um conjunto de acessórios diferente. Se no seu evento haverá maratonas e provas de atletismo, por exemplo, é importante confeccionar números personalizados para que eles possam identificar cada atleta. Se pretende organizar competições de natação, entregar chips eletrônicos aos participantes é uma boa medida para fazer a apuração dos resultados.
E, caso haja mais do que uma modalidade em seu evento, é importante que você diferencie os kits – utilizando cores, faixas e etiquetas com cores diferentes – e os entregue de acordo com as modalidades que cada atleta irá participar. Dessa forma, você evita confusões e inconveniências que podem atrapalhar o andamento dos jogos.
Distribua os pontos de entrega
Para que você possa ter garantias de que todos os participantes receberão os kits, é importante que você crie estratégias para a distribuição deles. A maior parte dos eventos esportivos conta com estruturas que realizam o check-in online de todos os competidores. Estes pontos estão localizados logo na entrada e devem estar à vista de todos que estão presentes.
Uma boa dica é aproveitar estes pontos de check-in para realizar, também, a entrega dos kits para os seus atletas. Dessa forma, você se assegura de que todos os que estiveram presentes e realizaram o seu registro para participar das competições receberam os kits com os devidos itens.
Lembre-se, também, de separar os pontos de acordo com alguns critérios. Você pode dividir os estandes de check-in e de entrega de kits de acordo com a ordem alfabética. E, assim, cada local atenderá somente participantes cujo nome começa por uma determinada letra. Ou, ainda, você pode separar os pontos de acordo com as modalidades. E, dessa forma, já separar os kits que são voltados para esta ou aquela prática esportiva.
Também é possível entregar os kits em uma data anterior ao dia da prova. Para isso, distribua os pontos de entrega de kits nos lugares movimentados da cidade onde ocorrerá o evento esportivo.
Registre a retirada dos kits
Além de uma boa distribuição dos pontos de entrega, é importante também que você tenha total controle da entrega dos itens de suporte. Para isso, você deve utilizar um controle de entrada automático e seguro para que, assim que o atleta realizar o seu check-in e pegar o kit, já tenha seu nome marcado. Dessa forma, você evita que não haja dupla retirada e que alguns participantes fiquem sem os seus acessórios.
O check-in online, que falamos no tópico anterior, é o mais apropriado nestes casos.
Nunca deixe os itens separados
Não é legal fazer com que os seus participantes tenham que percorrer de um ponto ao outro para pegar um determinado item em cada estande. Por isso, é importante que você elabore o seu kit com todos os materiais, acessórios e equipamentos necessários e entregue-os de uma vez ao participante. Assim, você consegue ter um planejamento maior sobre a retirada dos itens de suporte e evita possíveis mal-entendidos.
O suporte que você dá aos atletas pode reverter em uma satisfação maior entre os participantes. Por isso, planeje e estruture bem a entrega de kits de seu evento esportivo. Dessa maneira, ambas as partes sairão ganhando.