A produção de eventos é um universo muito prazeroso! Nada é mais gratificante para um produtor de eventos do que ver todo o seu projeto – em alguns casos, construído durante vários meses – se transformar em um evento inesquecível do início ao fim.

Para garantir que o seu evento já comece da maneira certa, é fundamental investir em uma portaria eficiente! Neste post, você aprenderá a entender melhor as necessidades do seu evento para elaborar a melhor experiência de portaria, valorizando o primeiro contato com o público do seu evento. Confira:

A importância da portaria em eventos

A portaria é o momento da recepção do participante. Essa é uma das etapas mais importantes de um evento – muitas vezes, ela dá o “tom” de toda a experiência durante a produção. Por isso, ao adotar um formato de portaria que respeite as necessidades e especificidades do seu evento, você poderá fortalecer a experiência que os participantes terão desde a chegada ao seu evento!

Por exemplo, quando uma pessoa descobre o seu evento pelas redes sociais, acessa o aplicativo da Sympla e realiza a compra do ingresso, ela cria toda uma expectativa sobre como será a festa. Ao chegar no evento e ser bem recebida, tendo uma experiência positiva, ela levará esse clima assertivo para todo o evento, podendo até divulgar o seu evento nas redes sociais e entre círculo de amigos. Dessa forma, você terá um participante que potencialmente vai se interessar por outros eventos produzidos por você, ou que criará uma ótima expectativa para a próxima edição.

Por falar nisso, o conceito de experiência pode (e deve!) ser explorado para ajudar a reforçar todas as vivências positivas que o participante irá viver no seu evento. Quando vamos a um restaurante mexicano ou de comida japonesa, por exemplo, a decoração, o uniforme dos colaboradores, a música e até mesmo os aromas ajudam a intensificar a experiência do alimento. O ditado “comer com os olhos” pode ser ampliado para toda a nossa a experiência sensorial.

Confira algumas dicas que podem te ajudar a pensar no melhor formato de portaria para o seu evento:

Entendendo o seu evento

Não adianta investir em uma experiência na portaria que comprometa o acesso ou crie problemas bem na entrada do evento. É preciso planejar a recepção dos participantes, mas sem que isso prejudique quesitos como a acessibilidade. Por isso, respeite as normas técnicas e medidas de segurança, adicionando itens como rampas de acesso e saídas de emergência. O número de participantes do evento também pode indicar outras necessidades e exigências junto aos órgãos como o Corpo de Bombeiros – tudo irá depender da legislação da sua cidade na hora de obter o alvará para eventos.

Não só a quantidade de pessoas, mas o tipo de evento e o perfil do público também dizem muito das necessidades da sua produção! Se o seu evento for uma festa com uma única atração principal, por exemplo, é esperado que o público chegue em maior número e ao mesmo tempo. Se for um festival que dure o dia todo, você terá momentos com maior e menor fluxo de pessoas. Ao entender essas necessidades você poderá definir, por exemplo, a quantidade de validadores (as pessoas que realizam o check-in utilizando o aplicativo do organizador da Sympla). Com todos esses pontos técnicos rastreados você já pode pensar no formato da portaria. Mas então, qual é o melhor formato de portaria para o meu evento?

A portaria perfeita

A portaria ideal é aquela que consegue contemplar três pontos básicos: Funcionalidade, Contexto e Experiência.

A funcionalidade se traduz como uma portaria prática, fluida e sem problemas com filas e aglomerados de pessoas. A portaria deve funcionar literalmente como uma porta para o evento! Os participantes precisam entrar na sua produção com segurança e agilidade – e para que isso aconteça, é essencial que ela também esteja em acordo com o contexto do seu evento.

Uma portaria com contexto é aquela que não é apenas funcional como a de um jogo de futebol, na qual a prioridade é o fluxo e a segurança dos torcedores. Ela deve se relacionar com aquilo que o evento se propõe a realizar. Se o seu evento não permite a entrada de menores de idade desacompanhados, por exemplo, é preciso que em algum local da portaria alguém faça a conferência dos documentos de identidade dos participantes. E para potencializar a funcionalidade e o contexto, nada melhor do que a experiência!

A experiência pode ir além de segurança e da facilidade na entrada. Neste caso, a ideia de que “a primeira impressão é a que fica” funciona mesmo! Todos gostam de ser bem recebidos e, ao ser surpreendido logo na entrada, o participante já entra na atmosfera que você preparou para o evento. As experiências podem ser amplas e atingir frentes variadas, aumentando a qualidade das vivências do público no seu evento.

Um exemplo de sucesso do uso dessa tríade é o da sinalização em eventos. É extremamente desagradável quando estamos em um supermercado, por exemplo, e não conseguimos encontrar um produto ou alimento por conta da sinalização ineficiente ou inexistente, não é mesmo?

Um evento bem sinalizado desde a entrada (com placas indicativas dos tipos de ingressos, por exemplo) atende ao quesito funcionalidade. Quando as pessoas sabem aonde ir porque o acesso do seu ingresso está sinalizado de forma clara, toda a entrada do seu evento é beneficiada, já que o fluxo passa a acontecer de forma natural, evitando filas e enganos.

Também é importante ir além do óbvio e pensar na sinalização a partir de necessidades específicas que podem surgir durante o evento. Um evento sinalizado a partir do entendimento dos fluxos e dos trajetos que os participantes farão para irem ao bar, por exemplo, acaba sendo muito mais eficaz e dinâmico. Sinalização funcional e contextualizada é sinônimo de público com mais autonomia e liberdade ao longo do seu evento!

Outro tipo de experiência possível é quando a sinalização está de acordo com a identidade visual e a proposta do evento. Como exemplo, pense num festival de música alternativa com uma pegada sustentável e que investe em sinalização criada a partir de materiais reutilizados. Nesse caso, existe coerência interna na produção do evento, que utiliza seus discursos e valores até nos materiais de sinalização.

Organizando a portaria do evento

Agora que você já sabe a importância dos quesitos, funcionalidade, contexto e experiência, é hora de partir para a criação da portaria! Lembramos que as dicas a seguir são para uma portaria imaginada a partir de demandas mais genéricas. Fique atento e esteja aberto para fazer as adaptações ou mesmo omissões de elementos e práticas que não correspondem com a realidade do seu evento o/

Fluxo de entrada

A primeira etapa é chamada de triagem. Ela funciona como um primeiro “bolsão”, onde sua equipe fará a conferência dos documentos de identidade e de ingressos. Se o seu evento possui ingressos que atendam às políticas de meia-entrada para estudantes, idosos ou menores de idade, esse também é o local apropriado para se fazer essa conferência. Nessa triagem será possível evitar que pessoas acessem o evento sem ingresso ou sem documento de identificação.

#DicaSympla: O tamanho da equipe necessária no local dependerá do fluxo do público. Como base de cálculo, pense que um “conferente” faz cada conferência entre 15 e 20 segundos, em média.

Depois dessa etapa, é hora da revista de segurança. Nesse ponto, as pessoas serão fiscalizadas para que acessem o evento portando apenas objetos permitidos. Para evitar embaraços e facilitar esse processo, você pode criar posts nas redes sociais e canais de comunicação do seu evento indicando quais objetos o público pode ou não levar, além de adicionar essas informações na descrição do evento na Sympla. Assim, as pessoas evitarão comparecer com algum objeto inadequado ou proibido, como bebidas, copos de vidro, objetos cortantes ou drogas ilícitas.

Em alguns lugares do Brasil, tem-se o costume de realizar a revista depois do check-in e conferência de ingressos. A nossa dica é que a revista seja feita antes dessa etapa – assim, caso esteja portando algum objeto não permitido o participante consegue se desfazer do item sem que seu ingresso seja validado. Lembre-se de que nessa etapa é importante ter lixeiras para descarte de copos e garrafas de vidro! Você também pode pensar em uma chapelaria ou guarda-volumes, onde os participantes podem guardar seus pertences com segurança pagando um preço simbólico. Isso evita a gestão de saídas e retornos e aumenta a autonomia do público, que pode entrar com casacos e bolsas sem que eles atrapalhem a experiência durante a festa. Caso você crie esses espaços de armazenamento de pertences coloque-os próximo à entrada e não se esqueça de sinalizar.

Check-in do evento

O próximo passo é o check-in dos ingressos! Aqui, o mais indicado é destinar uma equipe exclusivamente para essa função. Em média, é possível fazer 350 check-ins por hora pelo aplicativo do organizador Sympla. Neste post você confere uma série de dicas de como realizar esses cálculos :)

A leitura do ingresso pelo aplicativo é bem rápida. Mas é preciso que a iluminação seja clara e forte, mesmo que você tenha iluminação cenográfica na portaria no local de validação dos ingressos. Luzes cenográficas, em especial a vermelha, podem dificultar a leitura do QRCode do ingresso!

Após essa etapa de validação do ingresso, o participante já está apto a entrar no evento. Caso existam pulseiras para indicar acessos diferentes – no caso de camarotes e pista premium, por exemplo – a colocação delas deve ser feita imediatamente depois da validação dos ingressos. Isso evita que participantes ganhem a pulseira errada e tenham acesso a outra área diferente da especificada pelo ingresso.

A entrega de kits, brindes ou ações de ativação de marca podem ser feitas logo em seguida, para que o participante já entre no evento com uma experiência completa de boa receptividade.

#DicaSympla: Caso exista alguma ação de doação de alimentos, livros ou agasalhos associada ao evento, pense em modos de recolher e armazenar estes itens! Sinalize os postos de entrega e organize a gestão de distribuição dos materiais. Ações desse tipo valorizam o evento ao indicarem ativamente um pensamento de coletividade e retorno social, mas a distribuição correta para órgãos e entidades deve ser organizada para que a ação complete seu ciclo.

Recebendo o público

A recepção dos participantes deve ir além do fluxo e da sinalização visual. Certifique-se de que as equipes de segurança, os validadores de ingressos e os responsáveis por colocar as pulseiras estejam a par de todos os valores da sua produção! Informações básicas como localização de banheiros, bares, pontos de “achados e perdidos”, chapelaria e guarda-volumes devem ser reforçadas, já que muitas vezes, pessoas chegam nos eventos com dúvidas sobre esses locais.

Atender a todos com educação e cordialidade é básico em qualquer portaria de evento! Ter um coordenador de portaria de sua confiança, responsável, com contexto e autonomia para tomar decisões também é fundamental. Muitas equipes que trabalham em um evento são terceirizadas, e esse distanciamento das primeiras etapas da produção podem dificultar o entendimento dos valores da sua produtora e do seu evento. Certifique-se de que o coordenador de portaria esteja alinhado com todas as expectativas para o sucesso do evento para conseguir estabelecer pontes de relação entre o público e as equipes envolvidas.

#DicaSympla: Ponto de apoio para eventos: como montar o seu

Seguindo essas dicas para melhorar a portaria do seu evento, você só potencializa a experiência dos participantes. Essas delicadezas podem não ser percebidas pontualmente, mas fazem parte das prioridades de produtores que entendem como a recepção é importante para ajudar a construir a vivência do público durante a presença dele no seu evento.

Dedicar um tempo para pensar em como melhorar o primeiro contato com o seu público traz retorno em forma de qualidade e otimização de filas e fluxos de entrada. Além disso, esse cuidado também pode significar economia com equipes e a eliminação de abordagens desnecessárias por parte de participantes perdidos ou sem informações.