Seja o seu evento uma festa, show, congresso ou campeonato esportivo, o plano de marketing para eventos é fundamental para que todas as ações de divulgação e vendas dêem certo.

Não adianta preparar um evento com atrações incríveis e ótimos benefícios aos participantes se a divulgação for feita de maneira superficial e mal planejada. Para que você não cometa esse erro, preparamos um guia completo sobre como fazer um plano de marketing funcional, aliado à organização do seu evento! Confira:

O que é o plano de marketing

O plano de marketing é um documento que reúne todas as ações e estratégias necessárias para se atingir um objetivo. Seja para criar uma empresa, lançar um produto no mercado ou organizar um evento, o plano de marketing é uma ferramenta fundamental para que todo o trabalho seja desenvolvido de maneira lógica, organizada e inteligente, sem desperdiçar recursos ou arriscar o sucesso do negócio.

Como elaborar um plano de marketing para eventos

Geralmente, todos os esforços de um evento são realizados com o objetivo final de vender todos os ingressos ou inscrições. Mas existe um longo caminho para chegar até lá!

Com o plano de marketing, será possível mapear todas as ações necessárias para que o evento seja estruturado, divulgado e vendido da maneira mais eficaz.

Etapas do plano de marketing

Antes de dar início à produção do plano de marketing, que tal fazer a divisão por etapas? Assim, fica muito mais fácil organizar todos os itens necessários para a conceituação e organização do evento. Veja como você pode fazer isso:

Conhecendo o ambiente

O primeiro passo para estruturar um bom plano de marketing para eventos é conhecer os fatores que podem influenciar decisões importantes sobre ele. Ou seja, é preciso conhecer e avaliar o mercado de eventos da região, com foco no segmento no qual o evento planejado está inserido. Aqui, busque responder a perguntas como:

  • Quais são os principais concorrentes no segmento do evento (entretenimento, corporativo, religioso, etc.)?
  • Quais fatores externos podem causar algum tipo de influência na realização do evento (feriados regionais, questões financeiras, outros eventos acontecendo na mesma data, etc.)?
  • Quais fatores internos podem causar algum tipo de influência na realização do evento (alto custo operacional, mão de obra insuficiente, número de patrocinadores, etc.)?

Se você está com dificuldades para ter uma visão real do ambiente do ambiente do evento, vale a pena realizar uma análise SWOT (ou FOFA, em português). Essa ferramenta é muito utilizada pelos profissionais de marketing para enumerar as Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças de um determinado negócio.

    • Forças: atributos únicos do evento, diferenciais e pontos positivos
    • Oportunidades: aspectos não explorados pela concorrência
    • Fraquezas: o que falta no evento ou não é realizado da maneira ideal
    • Ameaças: aspectos que podem prejudicar a realização do evento e a venda de ingressos ou inscrições

Conhecendo o público

Antes de pensar em qualquer ação de vendas, divulgação ou até melhorias para seu evento, é preciso saber exatamente quem é o público-alvo – ou seja, as principais características das pessoas com mais chances de participarem do evento.

Além de poder fazer uma divulgação mais efetiva, conhecer o público do evento também permite pensar em atrativos que satisfaçam as necessidades dele com mais eficiência, seja novos temas para palestras e cursos, atrações musicais diferenciadas ou kits promocionais. Você pode utilizar as seguintes características para iniciar a segmentação do seu público-alvo:

Eventos de entretenimento:

  • Faixa etária, gênero e renda das pessoas;
  • Profissão e escolaridade;
  • Hábitos de consumo e interesses;
  • Eventos do segmento que costuma participar;
  • Locais que costuma frequentar.


Eventos corporativos:

  • Ramo de atuação das empresas;
  • Produtos e serviços oferecidos aos clientes;
  • Tempo de atuação no mercado;
  • Localização das empresas;
  • Custo médio dos produtos e serviços oferecidos.


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Planejamento

Já sabe para quem o seu evento será direcionado? Agora, é hora de enumerar quais ações serão realizadas, as estratégias e os detalhes de cada uma delas. Tudo isso fará parte do planejamento, que deve garantir que todo o trabalho seja orientado ao mesmo propósito.

O planejamento irá definir (e priorizar!) itens como:

  • Produção de materiais de divulgação do evento;
  • Ações de divulgação a serem realizadas (online e offline);
  • Captação de patrocínios e parcerias;
  • Definição das atrações e da agenda do evento;
  • Aluguel dos equipamentos de som, vídeo e áudio necessários;
  • Aluguel do espaço onde o evento será realizado;
  • Contratação de profissionais e prestadores de serviços;

Também é nessa fase que você irá definir os principais objetivos e metas para a organização do evento. Lembre-se de estabelecer objetivos claros, realistas e condizentes com as ações propostas! Para as metas, é interessante pensar em números e resultados que podem ser facilmente mensurados. Por exemplo:

  • Objetivo: Divulgar o evento nas principais redes sociais, segmentando para o público jovem da cidade.
  • Meta: Fazer com que ao menos 60% do público impactado pela divulgação adquira ingressos para o evento.


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Orçamento

Quanto o seu evento irá custar e quanto você pretende receber de lucro? Qual o orçamento para colocar em prática todas as ações mapeadas no planejamento? Tenha todos esses valores muito claros para que o plano de marketing do evento possa ser executado sem surpresas no meio do caminho.

Aqui, é importante avaliar o custo de cada um dos itens definidos anteriormente, principalmente aqueles relacionados à divulgação do evento (ações de marketing).

Cronograma e implementação do plano de marketing

Quando colocar em prática cada uma das estratégias e quando finalizá-las? Quanto tempo você possui para colocá-las em prática? Qual é o melhor momento para iniciar as ações? É a partir da elaboração do cronograma que você poderá prever e organizar uma linha do tempo do seu plano de marketing.

Evite produzir um cronograma irreal, com prazos muito extensos ou muito curtos. As chances do evento perder o alinhamento são grandes, e você pode acabar precisando extrapolar o orçamento para resolver imprevistos! Para cada etapa ou item do planejamento, estipule um prazo de execução praticável e condizente com itens como:

  • Tamanho da equipe disponível para realizar o trabalho;
  • Complexidade/dificuldade da ação;
  • Importância da ação para o sucesso do evento;
  • Dependência em relação a outras equipes ou atividades.


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Análise de resultados

Você pode ter vendido muitos ingressos e o público parecer satisfeito com o evento. Mas, será que ele foi realmente um sucesso, do início ao fim? Para responder a essa pergunta, é essencial saber avaliar os resultados de cada objetivo e meta traçada na fase de planejamento. Para analisar os resultados obtidos a partir do plano de marketing, você pode partir dos seguintes aspectos:

  • Quantas pessoas foram impactadas por cada ação de divulgação?
  • Quantos ingressos foram vendidos a partir dessas ações?
  • Qual foi o valor gasto em cada campanha de divulgação?
  • Quais patrocínios foram obtidos e quais não aconteceram? Qual o valor de cada um deles?
  • Qual foi o número de ingressos vendidos (total e por tipo de ingresso)?
  • O lucro planejado com o evento foi alcançado?
  • Qual é o nível de satisfação dos participantes (avaliações e depoimentos nas redes sociais, e-mails e pesquisas de satisfação)?

Mais do que obter uma visão real do sucesso do evento, a análise de resultados também pode ser utilizada como padrão para melhorias nos próximos eventos! Assim, é possível saber os principais erros e acertos do plano de marketing elaborado, além de conhecer com mais profundidade o público-alvo.

Com um plano de marketing para eventos que traz resultados concretos, você pode organizar eventos cada vez mais personalizados e satisfatórios para o público, atraindo mais participantes, patrocinadores e reforçando a sua marca :)